Time management betekent dat je op een zo efficiënt mogelijke manier om wilt gaan met de tijd die je hebt. Een mooi streven, want tijd is kostbaar. Het is het enige waar je nooit meer van kan krijgen en wat je nooit terugkrijgt als het voorbij is. Maar het efficiënt besteden van tijd is niet altijd even gemakkelijk in de praktijk. Daarom deel ik vandaag mijn basis time management tips om je tijd beter te leren indelen!

Mijn top 6 time management tips

Deze zes tips helpen mij om tijd zo efficiënt mogelijk te besteden!

Werk met een planning

De eerste en belangrijkste tip die ik je ga geven is: plan! Dit is de cruciale basisstap. Door te werken met een planning bespaar je op twee manieren tijd:

  1. Je bent nooit tijd kwijt aan het bedenken van wat het volgende is dat je gaat doen.
  2. Je bent nooit tijd kwijt aan het onthouden van wat je allemaal nog moet doen (want dat staat opgeborgen op je planning).

Dat eerste zorgt ervoor dat jij je dag niet laat bepalen door alles wat er op dat moment op je pad komt, en het tweede zorgt ervoor dat je hersenen geen moeite hoeven doen om dingen te onthouden die ze nu op dit moment niet nodig hebben, waardoor jij je volledig kunt focussen op waar je wel mee bezig bent (je kennis over time management verbeteren bijvoorbeeld ;-) ).

Op mijn blog deelde ik al eens een artikel met daarin alle stappen en basistips voor het maken van een planning.

Plan vooruit

Ik raad je niet alleen aan om voor vandaag een planning te maken. Plan vooruit! Als je ook maar een beetje ambitieus bent (en ik verwacht eigenlijk dat je dat wel bent als je geïnteresseerd bent in time management), kun je waarschijnlijk zo een heleboel dingen opnoemen die je nog wilt doen, en die passen waarschijnlijk lang niet allemaal in één dag. Je weet dus al wat je na vandaag wilt doen. Probeer ook dit niet te onthouden maar alvast te verwerken in een planning.

Daarnaast staan er waarschijnlijk al een heleboel dingen op de agenda voor de komende tijd, die invloed hebben op hoeveel tijd je kunt besteden aan die taken die je in je hoofd nog wilt doen. Als je dit niet verwerkt in een planning, zal je nooit weten binnen welk tijdsbestek je een bepaalde taak mogelijk kunt afronden. Werk je zonder planning, heb je totaal geen inzicht in wanneer je een bepaald project op kunt leveren aan een klant, maar ook niet in of je tijd hebt om naar dat festival te gaan en nog steeds je die ene opdracht voor de deadline af kunt krijgen.

Verder vooruit plannen helpt je dus op twee manieren efficiënt omgaan met je tijd:

  1. Je bent nooit tijd kwijt aan het onthouden van wat je allemaal nog moet doen (want dat staat opgeborgen op je planning).
  2. Je weet hoeveel tijd je in de toekomst wel of niet hebt voor een bepaalde taak.

Je kunt zover vooruitplannen als je wilt. Als je wilt kun je grofweg vijf jaar vooruitplannen: wat wil je over vijf jaar bereikt hebben en welke dingen moet je de komende jaren doen om daar te komen? Maar om het iets meer behapbaar te houden raad ik je aan om te beginnen met een weekplanning, en als het even kan ook met een maandplanning.

Ook hier help ik je graag stap voor stap bij:

Stel prioriteiten

Mijn derde tip, die eigenlijk ook weer met plannen te maken heeft, is het stellen van prioriteiten. Want efficiënt met je tijd omgaan betekent dat je dingen doet die voor jou van belang zijn. Prioriteiten stellen bestaat eigenlijk uit twee dingen:

Weten wat je wilt bereiken

Wat zijn jouw doelen? Waar wil je naartoe? Wat wil je dit jaar doen? Als je weet wat je wilt bereiken, weet je wat je prioriteit moet geven. Namelijk de taken die daaraan bijdragen. Zonder doelen geen prioriteiten.

Je taken laten aansluiten op je doelen

Weet je waar je naartoe wilt, dan is het zaak om ervoor te zorgen dat de dingen die je doet, jou ook dichterbij dat doel brengen. Immers, als je een doel voor ogen hebt dat je wilt bereiken, kun je het alleen maar bereiken door dingen te doen die daarbij helpen. En dingen die niets bijdragen aan je doelen doe je niet of in mindere mate. Als je een marathon wilt lopen ga je toch geen vier keer per week zwemles nemen?

Wil je concreet leren prioriteiten stellen, lees dan hoe ik prioriteiten stel in 6 stappen.

Leer omgaan met ad hoc taken

Heb je een planning en weet je waar jouw prioriteiten liggen, dan is er nog iets wat roet in het eten kan gooien: ad hoc taken. Ad hoc taken zijn dingen die “even tussendoor” komen. Je hebt het niet gepland. Dat kan komen doordat je collega je vraagt iets te doen, maar ook doordat je zelf nog iets bedenkt wat je moest doen, dat je niet hebt meegenomen in je planning.

Ad hoc taken zijn niet per se verkeerd. Omgaan met ad hoc taken betekent niet dat je “nee” moet zeggen tegen alles wat je planning in de war kan schoppen. Soms zijn ad hoc taken juist heel nuttig, bijvoorbeeld omdat je hiermee laat zien snel in te springen op vragen van anderen en behulpzaam te zijn. Maar ook omdat je bijvoorbeeld op iets anders of extra’s gestuit bent wat bijdraagt aan je doel, maar waar je eerder nog niet aan gedacht had.

Laat dus vooral wat ruimte in je planning om ad hoc taken op te kunnen pakken

Maar het is een ander verhaal wanneer je de hele dag alleen maar bezig bent met ad hoc taken. En je gewoon helemaal niet meer toekomt aan wat er eigenlijk op de planning stond. Dan is het zaak om te leren anders om te gaan met deze taken. Enerzijds moet je zelf leren keuzes te maken en te accepteren dat je niet alles kunt doen, anderzijds moet je zorgen dat de verwachtingen van anderen worden bijgesteld: jij bent niet de hele dag beschikbaar voor last minute klusjes! In mijn blogpost over omgaan met ad hoc taken lees je meer over hoe je dit goed kunt aanpakken.

Doe 1 ding tegelijk

Cruciaal voor het efficiënt omgaan met je tijd is: niet alles door elkaar doen. Wanneer je begint met een taak, stop je daar pas mee als deze af is (of om pauze te nemen). Er zijn inmiddels talloze onderzoeken die aan hebben getoond dat multitasken zo veel meer tijd kost dan “unitasken”. Dit omdat je bij het multitasken verschillende taken tegelijk aan het onthouden bent, en daarbij je hersenen steeds opnieuw tijd nodig hebben om weer in de taak te komen. Lees hoe multitasken in je hersenen verloopt en waarom het geen goed idee is.

Spreek met jezelf af dat wanneer je met een bepaalde taak begint, je dus niets anders gaat doen totdat deze af is. Leer jezelf om op één ding te focussen, ook al ben je dan misschien helemaal niet (meer) gewend in het drukke leven dat je hebt. Het is enorm waardevol, zeker vanuit time management oogpunt. Je kunt nu eenmaal letterlijk meer gedaan krijgen in minder tijd als je alles één voor één afwerkt.

Helemaal efficiënt wordt het als het je lukt om in een staat van flow terecht te komen. Dit betekent dat je zo gefocust bent op de taak, dat je er doorheen lijkt te vliegen en dat je het besef van tijd en je omgeving bijna vergeet. Dit is mogelijk als de taak precies niet te moeilijk is (waardoor je kunt vastlopen), maar ook niet te makkelijk (waardoor je je gaat vervelen).

Laat je niet afleiden

Wil je één ding tegelijk doen, dan is het dus van belang dat je je niet laat afleiden. En dat is lastig, dat hoef je mij niet te vertellen. Nooit afgeleid worden is vrijwel onmogelijk. Maar je kunt wel van alles doen om het in ieder geval tot een minimum te beperken.

Waar word jij door afgeleid?

Begin eens met een keer bijhouden waar jij allemaal door wordt afgeleid. Dat kan van alles zijn! Een aantal suggesties:

  • Je telefoon
  • E-mail
  • De drang om bepaalde websites te bekijken
  • Hongergevoel
  • Mensen om je heen
  • Wat er buiten/om je heen gebeurt
  • Piekergedachten

Ik verwacht dat je je in minstens één van de bovenstaande dingen herkent. De oplossing is vaak simpeler dan je denkt. Misschien niet leuk, maar wel simpel. Doe je telefoon weg (leg hem in een andere ruimte als dat nodig is), zet je e-mailprogramma uit (en spreek met jezelf af hoe vaak je mag kijken) of blokkeer bepaalde websites. Een hongergevoel stil je natuurlijk door regelmatig iets (gezonds) te eten en ook voldoende eten mee te nemen op een dag.

Met je collega’s of huisgenoten praten is gezellig, maar wellicht dat je als je je echt wilt focussen, je in een andere ruimte kunt gaan zitten of bijvoorbeeld kunt werken met muziek op, zodat je ze niet hoort praten. En kijk je constant naar buiten dan, hoe ongezellig ook, kun je wellicht eens kijken of je je beter kunt concentreren met de gordijnen of luxaflex dicht.

Over niet afgeleid worden door je piekergedachten lees je in het artikel over tips om niet afgeleid te worden. Daar vind je ook meteen nog een aantal extra tips die jou kunnen helpen.

Wat is jouw ultieme time management tip?

Pin dit op Pinterest!

Opt In Image
Van losse taken naar planning
Download nu gratis stappenplan

Kun je lijstjes maken, maar wordt het nooit een goede planning? Ik help je taken sorteren, prioriteiten stellen, een planning maken én deze planning bijhouden. Ontvang nu gratis het stappenplan!