Je wilt zo veel doen en alles moet ook gedaan worden, liefst tegelijk. Toch? Nee! Het is tijd om prioriteiten te stellen en de dingen te doen die ook echt belangrijk zijn. Dit is het stappenplan!

Stap 1: Maak een lijst met taken

Voordat je prioriteiten gaat stellen is het wel zo handig om een lijst te hebben van alles wat je moet doen. Schrijf alles dus op. In het stappenplan van losse taken naar concrete planning vind je een handige checklist om al je taken op papier te krijgen.

Stap 2: Bepaal wat je doelen zijn

Een taak is belangrijk wanneer deze bijdraagt aan het behalen van je doelen. Voordat je écht goed prioriteiten kunt stellen is het dus belangrijk om je doelen op papier te zetten. Wat wil je over vijf jaar bereiken? Of dit jaar? Of deze maand?

Zet je doelen op papier, dan weet je waar je naartoe wilt en kunnen je ook de dingen doen die jou daar dichterbij brengen. Je doelen kunnen heel duidelijk en afgebakend zijn, zoals het halen van een diploma, maar eventueel ook minder afgebakend, zoals jezelf ontwikkelen om steviger in je schoenen te staan. Kijk of je deze doelen SMART kunt maken:

  • Specifiek: is je doelstelling duidelijk? Zorg dat je alle W-vragen beantwoordt (wie wat waar wanneer waarom)
  • Meetbaar: kun je bepalen wanneer de doelstelling behaald is?
  • Acceptabel: is er draagvlak voor bij de personen die met dit doel aan de slag moeten gaan/jou moeten helpen?
  • Realistisch: is de doelstelling haalbaar?
  • Tijdgebonden: heb je een deadline gesteld? Wanneer moet het behaald zijn?

Geen idee wat jouw doelen zijn? Volg de 2-dagen-detox voor het stellen van doelen op mijn blog!

Stap 3: Gebruik de prioriteitenmatrix

Als je weet wat je taken en je doelen zijn, ben je klaar om prioriteiten te stellen met de prioriteitenmatrix. Hierbij beslis je voor al je taken of deze belangrijk en/of urgent zijn.

  • Belangrijk: taken die je bijdragen aan het behalen van jouw (al dan niet concrete) doel(en) (doelafhankelijk).
  • Urgent: taken die NU aandacht nodig hebben (vaak doordat het te maken heeft met iets of iemand anders) (tijdafhankelijk)

Vervolgens past elke taak in de matrix:

Houd er rekening mee dat een bepaalde taak niet direct belangrijk kan lijken, maar het wel kan zijn. Een voorbeeld: je hebt als doel om een goede relatie te hebben met je partner en jullie hebben de verantwoordelijkheid voor huishoudelijke klussen verdeeld. Jij moet stofzuigen. Wanneer je dit niet doet zal dat niet bijdragen aan een goede relatie (want je partner zal teleurgesteld zijn). Stofzuigen lijkt misschien niet bij te dragen aan je doelen, maar doet dat dus wel degelijk. Maar blijf hierbij wel kritisch, want er zijn ook genoeg dingen die echt niet belangrijk zijn.

Een uitgebreide uitleg over de verschillende kwadranten van de prioriteitenmatrix vind je in dit artikel.

Stap 4: Schrap taken in groepen 3 en 4

Een taak die in groep 3 of 4 van de matrix thuishoort is voor jou niet belangrijk. Probeer dit soort taken dan ook zoveel mogelijk gewoon helemaal te schrappen. Dat lukt niet altijd, maar kijk of je één van de volgende dingen ermee kunt doen:

  • De taak helemaal niet meer doen
  • De taak delegeren (iemand anders doet het)
  • De taak minder vaak uitvoeren (wanneer het iets is wat steeds terugkomt)
  • De taak samen met iemand anders uitvoeren (waardoor het sneller gaat)
  • De taak op een ander moment uitvoeren (wanneer er geen belangrijke taken op de planning staan)

Stap 5: Verminder de taken in groep 1

Taken in groep 1 zijn op zich zinvol, want ze zijn belangrijk, maar kijk toch of je het aantal taken in deze groep kunt verminderen. Wanneer je veel taken hebt die binnen deze kwadrant vallen, kom je niet toe aan de taken die óók belangrijk zijn (zo niet belangrijker), maar geen urgentie hebben. Je bent dan alleen maar van deadline naar deadline aan het springen.

Kun je een deel van deze taken misschien ook delegeren of minder vaak uitvoeren? Of kun je eerder beginnen aan taken zodat ze klaar zijn wanneer de deadline nadert en nooit urgent worden?

Stap 6: Maak een planning met prioriteiten

De laatste stap is om op basis de taken die nu nog over zijn een planning te maken. Waarbij je uiteraard de belangrijke taken prioriteit geeft en rekening houdt met de deadlines van urgente taken. Een planning maken kan op heel veel manieren. In het stappenplan van losse taken naar concrete planning houd ik al rekening met de prioriteitenmatrix, dus wellicht vind je het handig om dit te gebruiken. Op mijn blog heb ik ook al eens een basis stappenplan met tips gedeeld, wat hierbij ook erg van pas kan komen.

Waar houd jij rekening mee met het stellen van prioriteiten? Heb jij doelen voor jezelf opgesteld?

Ontvang gratis tips en updates!

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips :-). Plus nu als bonus: het gratis stappenplan 'van losse taken naar concrete planning'!

Powered by ConvertKit