Zit jij regelmatig met de handen in je haar omdat allerlei dingen te doen hebt, en ze allemaal even belangrijk lijken? Of ben je de hele dag hard aan het werk, om er aan het eind achter te komen dat die ene taak die écht af moest, nog niet gedaan is? Dan is het tijd aan de slag te gaan met prioriteiten stellen. Lees wat dat inhoudt, waarom het belangrijk is én hoe je het doet in 5 stappen!

Wat betekent prioriteiten stellen?

Prioriteiten stellen betekent dat je bewust bepaalt wat er belangrijk is, en dat je dat vervolgens éérst gaat doen.

Je kunt niet álles doen en al helemaal niet alles tegelijk, en dus zeg ik graag dat time management eigenlijk net keuze management is. Je móet kiezen.

En dan kun je je tijd het beste maar besteden aan de dingen die ook echt belangrijk zijn en dat doe je door prioriteiten te stellen. Je kijkt naar wat je wilt doen en kiest bewust wat je allemaal gaat doen (en waar je nee tegen zegt) én in welke volgorde je het gaat doen.

Prioriteiten stellen kan alleen als je weet wat je belangrijk vindt

Prioriteiten stellen is bewust bepalen wat er belangrijk is – en dus is het cruciaal om te weten welke taken nou precies belangrijk zijn!

Maar wat ís belangrijk?

Ik zie een belangrijke taak graag als een taak die iets bijdraagt aan een doel wat je wilt bereiken. En dat is precies waarom doelen zo belangrijk zijn bij het prioriteiten stellen. Als je weet waar je naartoe wilt, kun je de taken voorrang geven die jou helpen om daar het snelste te komen.

Stel doelen

Als je slim prioriteiten wilt stellen, bepaal dan bewust wat jouw doelen zijn. Wat wil je precies bereiken? Over vijf jaar? Of dit jaar? Of deze maand?

Zet je doelen op papier, dan weet je waar je naartoe wilt en kunnen je ook de dingen doen die jou daar dichterbij brengen. Je doelen kunnen heel duidelijk en afgebakend zijn, zoals het halen van een diploma, maar eventueel ook minder afgebakend, zoals jezelf ontwikkelen om steviger in je schoenen te staan. Kijk of je deze doelen SMART kunt maken:

• Specifiek: is je doelstelling duidelijk? Zorg dat je alle W-vragen beantwoordt (wie wat waar wanneer waarom)
• Meetbaar: kun je bepalen wanneer de doelstelling behaald is?
• Acceptabel: is er draagvlak voor bij de personen die met dit doel aan de slag moeten gaan/jou moeten helpen?
• Realistisch: is de doelstelling haalbaar?
• Tijdgebonden: heb je een deadline gesteld? Wanneer moet het behaald zijn?

Het gratis werkblad SMART doelen stellen helpt je om stap voor stap een SMART doel te stellen!

Gebruik de prioriteitenmatrix

Weet jij wat jouw doelen zijn en wat je wilt bereiken? Dan is de prioriteitenmatrix (ook wel de Eisenhower matrix genoemd) een heel handig hulpmiddel om slim prioriteiten te stellen. Bij de prioriteitenmatrix, die uit het boek De 7 eigenschappen van effectief leiderschap van Stephen Covey komt, verdeel je taken over de matrix door te bepalen of ze belangrijk en/of urgent zijn.

• Belangrijk: taken die je bijdragen aan het behalen van jouw (al dan niet concrete) doel(en) (doelafhankelijk).
• Urgent: taken die NU aandacht nodig hebben (vaak doordat het te maken heeft met iets of iemand anders) (tijdafhankelijk)

In dit artikel lees je meer over deze matrix!

Prioriteiten stellen in 5 stappen

Als je jouw doelen hebt bepaald en weet wat de prioriteitenmatrix is, kun je aan de slag met prioriteiten stellen! Dit zijn de 5 stappen die ik je aanraad om te zetten:

Stap 1: Maak een lijst met taken

Prioriteiten stellen kan alleen als je weet wat je al-le-maal wilt doen. Begin dan ook met het maken van een lijst van álle taken die je wilt doen. Je kunt hierbij bepalen:

• Of je een lijst maakt met taken die je vandaag wilt doen en prioriteiten voor vandaag stelt
• Of je een lijst maakt met alles wat je deze week/deze maand wilt doen en daarin prioriteiten gaat stellen
• Of je een lijst maakt met alles wat je OOIT wilt doen en dan prioriteiten gaat stellen

Stap 2: Stel prioriteiten met de prioriteitenmatrix

De prioriteitenmatrix helpt je om een taak in te delen in één van vier categorieën, op basis van:

• Hoe belangrijk de taak is
• Hoe urgent de taak is

Bepaal voor alle taken of deze belangrijk zijn, of urgent zijn.

• Een taak is belangrijk als hij bijdraagt aan het behalen van de doelen die je gesteld hebt.
• Een taak is urgent als hij NU moet gebeuren, bijvoorbeeld omdat er een naderende deadline is.

Vervolgens kun je elke taak een cijfer geven op basis van de prioriteitenmatrix:

1. Belangrijk en urgent
2. Belangrijk en niet urgent
3. Niet belangrijk en urgent
4. Niet belangrijk en niet urgent

Schrijf of typ dit cijfer letterlijk naast de lijst met taken die je net hebt gemaakt, zodat je in één overzicht ziet waar elke taak in de prioriteitenmatrix valt.

Stap 3: Geef niet belangrijke taken geen prioriteit

Als je prioriteiten gaat stellen, dan moet je keuzes maken. Dan MOET je besluiten om dingen niet te doen, of later te doen.

En welke dingen kun je dan het beste niet of later doen? Nou, de niet belangrijke dingen! Overweeg om de taak in vak 3 en 4 helemaal niet te doen, of in ieder geval om ze zo min mogelijk prioriteit te geven. 

Kijk of je één van de volgende dingen ermee kunt doen:

• De taak helemaal niet meer doen (gebruik ook mijn tips om nee te zeggen)
• De taak automatiseren
• De taak delegeren (iemand anders doet het)
• De taak minder vaak uitvoeren (wanneer het iets is wat steeds terugkomt)
• De taak samen met iemand anders uitvoeren (waardoor het sneller gaat)
• De taak op een ander moment uitvoeren (wanneer er geen belangrijke taken op de planning staan)

Stap 4: Voorkom te veel urgente taken

Als een taak urgent is, dan moet hij zo snel mogelijk gebeuren. Het heeft haast. En daar is niets mis mee. Maar als je hele dag bestaat uit urgente taken, dan ben je alleen maar de hele dag bezig met dingen die NU je aandacht vereisen – en dan houd je misschien geen tijd over voor dingen die óók belangrijk zijn, zo niet belangrijker, maar die geen haast hebben. Dat zijn de taken uit vak 2, niet urgent maar wél belangrijk.

Om ervoor te zorgen dat je óók ruimte hebt voor de belangrijke, maar niet urgente taken, is het waardevol om ervoor te zorgen dat je zo min mogelijk urgente taken op je planning hebt staan. Denk daarom eens na over:

• Kun je aan dingen eerder beginnen, zodat ze nooit urgent worden?
• Kun je een deel van deze taken misschien ook delegeren of minder uitvoeren?

En wees ook kritisch op hoe urgent het écht is. Moet het écht nu, of kan het eigenlijk ook wel een dag of een week later?

Stap 5: Maak je planning met prioriteiten

Prioriteiten stellen doe je door te bepalen welke taken belangrijk zijn, en die zoveel mogelijk voorrang te geven. Nu je wéét welke taken belangrijk zijn, kun je jouw planning in elkaar gaan zetten!

Geef daarbij de taken die je het meest of snelst helpen om je doel te bereiken de meeste voorrang, en geef natuurlijk ook de urgente taken voorrang – want die moeten nou eenmaal NU gebeuren. 

Lees ook mijn blogartikelen over het maken van een planning en het kiezen van een planning hulpmiddel om van je prioriteitenlijst een planning te maken. Enne, Todoist is mijn favoriete planning hulpmiddel!

Nog beter prioriteiten stellen in je planning

Kun je nog meer tips gebruiken over hoe je van je prioriteiten een planning maakt? Dan is de gratis checklist voor een haalbare planning handig voor jou! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt ‘m er gratis bij:

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Mevrouw Structuur en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

^{Dit artikel bevat affiliate links. Dat betekent dat als jij iets koopt, ik een percentage daarvan ontvang. Je betaalt daardoor nóóit meer en ik promoot alleen dingen waar ik zelf ook echt fan van ben. Lees ook mijn disclaimer.}