Te veel te doen: hoe maak je een planning?


Heb je het gevoel dat er op dit moment veel te veel op je bordje ligt? Zijn er hoge verwachtingen vanuit allerlei hoeken en/of verwacht je heel veel van jezelf? In dit blogartikel help ik je om overzicht en rust te scheppen op het moment dat je het gevoel hebt te veel te doen te hebben, door te delen hoe je op zo’n moment kunt plannen en hoe dat je rust kan geven.

Staat het op papier?

Dit is het eerste wat je jezelf moet afvragen als je het gevoel hebt te veel te doen te hebben. Een deel van de onrust kan namelijk komen doordat je niet superhelder hebt gemaakt wát je precies te doen hebt. Als je constant denkt: “oh ja, dit moest ook nog” zorgt dat ervoor dat er constant stress bij komt.

Klinkt dit herkenbaar? Zorg er dan voor dat je alles wat er in je hoofd zit op papier zet. Zo zorg je ervoor dat je in ieder geval meer overzicht krijgt in wat je dan precies moet doen. De beste manier om dat te doen, is door middel van een braindump.

Doe alles wat je in een minuut kunt doen gelijk

Soms moeten er simpele en snelle taken gedaan worden. Een mail waar je slechts ‘ja’ of ‘nee’ op hoeft te antwoorden, iets wat je even op moet ruimen, iets wat je even snel op moet zoeken, iets waarvan je de resultaten even moet controleren, noem het maar op. Deze simpele taken kunnen vaak binnen een minuut gedaan worden.

Binnen een minuut! Dat betekent dat wanneer jij het nu op je planning gaat zetten en twee dagen uitstelt, je zó veel meer tijd kwijt bent aan die simpele taak, dan wanneer je het gelijk had gedaan. Dus wanneer een collega vraagt om even iets op te zoeken (en het is ook snel op te zoeken), doe dat gelijk, want dat is veel sneller. Zelfde geldt voor je reactie op korte mails. Maar het geldt ook bij dingen waar je zelf aan denkt. Als je je bedenkt ‘ik moest dit nog opruimen’ of ‘ik moest dit nog vragen aan mijn collega’; doe dat dan gelijk op het moment dat je eraan denkt.

Zo zijn dit soort ‘taken’ direct afgehandeld en kosten ze geen ruimte in je hoofd. Ruimte die je beter kan besteden aan de belangrijkere, moeilijkere taken.

Neem de tijd voor het maken van een planning

Een belangrijke tip die ik je ook wil geven is: neem de tijd voor het maken van een planning. Juist als je veel te doen hebt, is het verleidelijk om als een kip zonder kop zoveel mogelijk te gaan doen. Maar daardoor ga je waarschijnlijk al snel van alles door elkaar doen, waardoor je alleen maar meer in de stress raakt omdat niets af lijkt te komen.

Neem daarom niet alleen de tijd om je gedachten op papier te zetten, maar ook om daar daadwerkelijk een planning van te maken: wat ga je eerst doen, en wat daarna? Hoe belangrijk zijn dingen die tussendoor komen?

Schuif ook dingen die niet per se hoeven verder vooruit. Je kunt maar zoveel doen op een dag: wees realistisch en een beetje lief voor jezelf ;-).

Houd bij het maken van een planning rekening met het volgende:

Besef je dat je niet alles nu hoeft te doen

Misschien voelt het nu juist wél alsof je alles nú moet doen. Maar vaak is dat in de praktijk niet zo. Het huishouden laat echt wel een dagje op zich wachten, maar die vriend of collega vaak ook wel. Laat de gedachte dat je constant achterloopt op alles los. Niet alles hoeft nu. Je doet je best, en dat is genoeg. Écht waar.

Plan op de lange termijn

Als je alles wat je te doen hebt voor vandaag op je planning zet, dan zal je planning waarschijnlijk eindeloos lijken. Ik weet bijna zeker dat je niet alles wat je wilt doen, vandaag ook kunt doen. En dat hoeft ook niet, want morgen is er weer een dag ;-). Ervoor zorgen dat je niet te veel te doen hebt kan dus door op langere termijn te plannen.

Als je bij het maken van een planning nog niet verder vooruitkijkt, probeer dat dan eens. Kijk eens naar de komende week in je agenda en bedenk het volgende:

Wanneer kan ik deze week aan mijn taken werken?

Maak in plaats van één lijst voor vandaag, eens 7 lijsten, één voor elke dag van de week, en verdeel daar je taken over. Ziet dat er al een stuk haalbaarder uit of niet?!

Plan nog verder vooruit

Je kunt nog véél verder vooruit plannen dan een week. Sommige dingen op jouw takenlijst wil je misschien wel graag doen, maar hoef je helemaal niet nu te doen. Waarom plan je het leren over dat nieuwe, interessante onderwerp of die grote schoonmaak niet gewoon volgende maand?

In mijn (gratis!) stappenplan van losse taken naar concrete planning help ik je stap voor stap om te beginnen met een jaarplanning, maandplanning, weekplanning en dagplanning. Dit kost wel even tijd, dus maak hier een start mee op een íéts rustiger moment.

Kies je top 3 prioriteiten voor vandaag

Van alles wat je vandaag wilt doen, kies 3 dingen uit die je hoe dan ook, per se wilt doen. Wat zijn nu de allerbelangrijkste dingen die je te doen hebt? Waar bereik je het meeste mee? Wat wil je gedaan hebben voordat je naar huis gaat / gaat slapen?

Schrijf dat op. Zet er gewoon 1, 2, 3 bij of werk met andere symbolen om die taken aan te duiden.

Ga vervolgens gelijk aan de slag met die drie taken, en geef die taken ook voorrang boven al het andere. Als je dat doet, zal je zien dat je ze ook echt afkrijgt, omdat je deze taken voorrang geeft boven ‘de waan van de dag’.

Hoe ga jij om met je planning als je te veel te doen hebt?

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It
Heb je het gevoel dat er op dit moment veel te veel op je bordje ligt? Zijn er hoge verwachtingen vanuit allerlei hoeken en/of verwacht je heel veel van jezelf? In dit blogartikel help ik je om overzicht en rust te scheppen op het moment dat je het gevoel hebt te veel te doen te hebben, door te delen hoe je op zo\'n moment kunt plannen en hoe dat je rust kan geven.

Ontvang gratis tips en updates!

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips :-). Plus nu als bonus: het gratis stappenplan 'van losse taken naar concrete planning'!

Powered by ConvertKit

2 gedachten over “Te veel te doen: hoe maak je een planning?”

    • Dat vind ik echt heel tof om te horen! De artikelen zijn inderdaad ook erg goed als reminder; zelf blijf ik ook mijn eigen tips steeds opnieuw gebruiken. Fijn dat je er zoveel aan hebt!

Plaats een reactie