Schrap die lange to do lijst en focus op wat je écht wilt doen! Dat is het idee van de 3-taken-lijst. Deze blogpost is een hele dikke note to self, want ik maak altijd héél enthousiast lijstjes, om vervolgens nog niet eens de helft af te krijgen op een dag. Daarom bedacht ik deze methode, waarbij je focust op drie belangrijke taken per dag.

Waarom je kritisch moet zijn op je to do lijst

Ik wil altijd heel veel dingen doen. Ik verveel me nóóit en kan altijd wel weer iets nieuws verzinnen. En dat is misschien wel net zo lastig als verveling, want je kunt niet alles doen. Of in ieder geval niet tegelijk, en niet op één dag. Maar toch is het verleidelijk om op je to do lijst een heleboel dingen te schrijven, (ik citeer wat ik dan denk) “voor als ik er toch aan toe kom”, ook al is dat nóóit. Ik moet kritischer worden want het is gewoon vervelend om altijd het idee te hebben dat dingen niet af zijn. Terwijl je wel veel doet!

Voor je het weet wordt je to do lijst alsmaar langer in plaats van korter

Daarnaast is het makkelijk om dingen “even snel” op je lijstje te schrijven. En om dat lijstje – zonder dat je het door hebt – steeds maar verder te laten groeien. Harder dan het je lukt om dingen af te krijgen. Via mail, telefoon, face-to-face contact en zelfs dankzij jezelf (“O JA dit moet ik ook nog doen”) kan je lijstje snel groeien. Maar eigenlijk is het beter om die dingen niet zomaar bij op je to do lijst te schrijven. Als je namelijk al die verzoeken erbij opschrijft, let je waarschijnlijk opeens minder op de dingen die je vandaag eigenlijk af wilde krijgen, terwijl die waarschijnlijk wel het belangrijkste zijn. Zo werkt het bij mij tenminste. Zet dus niet zomaar al die verzoeken op je to do lijst! Hoe je hier wel mee om kan gaan? En hoe ik mijn to do lijst binnen de perken ga houden? Dat ga ik nu uitleggen.

Focus op drie taken

Maar DRIE? Dat denk je misschien. Want ik denk dat ook wel een beetje. Op mijn gemiddelde to do lijst staan normaal minstens tien dingen. Maar die krijg ik nooit af. Daarom ga ik drie dingen kiezen die voor mij het belangrijkst zijn om op een dag af te krijgen. Drie grote taken, die tijd en aandacht kosten om af te maken. En die ik dan ook écht op die dag ga afmaken, en niet ga uitstellen omdat mijn aandacht gaat naar allerlei kleinere, onbelangrijkere taken.

Hoewel ik normaal fan ben van het zo veel mogelijk opsplitsen van taken (want veel dingen afstrepen) is dat hierbij niet per se de bedoeling. Zo had ik eerst kunnen opschrijven: blog schrijven, foto maken voor blog, spelling controleren etc. etc. Op deze planning zou ik bijvoorbeeld opschrijven: 2 blogposts inplannen. Ik denk dat dit ook weer kan motiveren om ál die subtaken af te ronden, want je mag het pas afstrepen als je dat allemaal hebt gedaan.

Plan tijd in voor kleine taken

Wat doe je dan met al die kleine, losse taken die óók moeten gebeuren op een dag? Ik stel het volgende voor: plan daar een uur per dag voor in. Eventueel meer of minder afhankelijk van je takenlijst. In dat uur haal je die boodschap, doe je wat je huisgenoot/moeder/man/collega je vraagt en pleeg je dat telefoontje. Je doet alle kleine, losse, niet terugkomende taken die toch echt moeten gebeuren. Probeer om deze tijd zo kort mogelijk te houden door te kijken of je iets wel echt moet doen, en of het niet misschien beter is als iemand anders het doet (delegeren dus).

Houd een apart lijstje bij waar deze kleine taken op staan. Hier kun je ook de snelle verzoekjes die je gedurende de dag per mail, telefoon of face-to-face krijgt opschrijven. Let op: het mogen wel alleen dingen zijn die binnen dit uur passen! Grote taken schrijf je hier dus niet op.

Doe alles binnen dit uur en focus verder op de 3 belangrijke taken

Ideaal gezien zet je een timer als dit uur in gaat, en check je regelmatig hoeveel tijd je nog hebt. Zo probeer je om alles ook echt binnen dit uur te houden en kan je aandacht verder naar de drie belangrijke taken uitgaan. Ook kun je dit uur het beste plannen op een moment dat je energiepijl niet heel hoog is, bijvoorbeeld aan het eind van de middag. Wanneer je veel energie en motivatie hebt (vaak ’s ochtends), kun je die natuurlijk het beste besteden aan de echt belangrijke taken waarbij je concentratie nodig hebt!

Plan tijd in voor vaste taken

Naast die kleine, inkomende taken zijn er nog vaste taken die elke dag of elke week terugkomen. Je e-mail bijwerken, je huis opruimen en schoonmaken, boodschappen doen, social media checken en noem het maar op. Schrijf al deze terugkomende taken voor jezelf op, en ook hoe vaak dit terugkomt. Het handigst is als je het verdeelt in dagelijkse en wekelijkse taken.

Dagelijkse taken moeten duidelijk elke dag gebeuren. Wekelijkse taken maar één keer per week. Daarvoor maak je een weekplanning. Dit doe ik al een tijdje en werkt erg fijn! (mits je geen dagen overslaat!!): verdeel de taken over de week zodat je elke dag ongeveer even veel tijd kwijt bent aan je “weektaak”. Maak bijvoorbeeld maandag een eetplanning, doe dinsdag boodschappen, ruim woensdag op en ga zo maar door.

Dan neem je nu ook elke dag een uur (meer of minder afhankelijk van de duur van de taken) om deze vaste taken af te werken, op dezelfde manier als je met de inkomende taken doet. Ook hierbij is het weer handig om een timer te zetten en alles achter elkaar af te werken.

Op deze manier werk je in ongeveer twee uur tijd alle kleine taken weg die je normaal zouden afleiden van je drie belangrijkste taken!

Schrijf inkomende taken op een aparte lijst

Dan hebben we nog de inkomende taken (je weet wel, verzoekjes van anderen of jezelf) die niet in dat uurtje passen. Schrijf die op wéér een andere lijst. Ja dat zijn veel lijsten, maar zo houd je wel overzicht in wat je vandaag echt moet en kunt doen! Alles wat je bedenkt dat je ooit, binnenkort of wanneer dan ook moet doen, en alle ingewikkelde verzoeken die je krijgt, schrijf je op, maar niet op je planning voor vandaag.

Geef ook aan anderen aan dat je er vandaag niet aan toe komt! Misschien verwachten ze snel een antwoord, zeg dan gewoon: vandaag gaat het niet lukken. Schrijf eventueel op je lijst erbij voor wanneer het wél af moet, een deadline dus.

Maak ’s avonds een to do lijst voor de volgende dag

Kijk elke avond op je lijst met taken die je nog te doen staan. Als het goed is schrijf je hier alles op wat je hebt bedacht dat je moet doen en wat je van anderen “moet” doen dat niet zo snel kan. Dit is dus de aparte lijst waar ik het net over had. Laat ik het de takenlijst noemen.

Houd een overzicht van alles wat je nog te doen staat bij op de takenlijst

Bekijk deze lijst welke drie taken hiervan je morgen gaat doen. Houd eventueel de deadlines die je hebt opgeschreven in de gaten, of kijk anders naar welke taken het belangrijkste zijn. Zo weet je nog voordat de dag begint, welke taken je moet afronden.

Houd een “misschien lijst” erbij

Vul je net als ik graag elke vrije minuut op met dingen om te doen, dan is het misschien een idee om ook nog met een “misschien lijst” te werken. Ik wil dit in ieder geval wel gaan doen. Dit is een lijst met taken die je misschien kunt doen of waar je misschien alvast aan kunt beginnen, maar ALLEEN als je met de drie belangrijke taken klaar bent. Deze taken haal je ook van je takenlijst af. Zo weet je zeker dat je je niet gaat vervelen of onnuttige dingen gaat doen, mocht je eerder klaar zijn dan verwacht met de belangrijkste drie taken.

Zorg dat deze lijst ook weer los van de drie belangrijke taken staat, zodat je weet waar je op moet focussen. Pak hem erbij als je drie belangrijke taken af zijn.

Als je aan de slag gaat: zet een stopwatch aan

Nog een extra tip: gebruik een stopwatch! Vooral bij terugkomende taken is het handig om te meten hoe lang je gemiddeld over iets doet. Want heb je enig idee hoe lang boodschappen doen of je e-mail verwerken duurt? Of een blogpost schrijven? Hoe je je dagen ook vult, er zijn waarschijnlijk altijd taken die terugkomen, en niet alleen de taken op je lijst met vaste taken.

Maak een écht realistische planning omdat je weet hoe lang je over taken doet

Als je weet hoe lang je erover doet, dan weet je ook hoe veel je kunt doen op een dag. En kun je dus beter inschatten, of beter het schrijven van 2 of 5 blogposts kunt inplannen. Dit is meer een lange termijn ding, want vaak gaan dingen de ene keer sneller dan de andere keer. Maar uiteindelijk kan het heel handig zijn om hier inzicht in te hebben!

Schrijf bijvoorbeeld achter de taak op hoe lang je erover deed. Uiteindelijk kun je dan terugbladeren in je to do lijsten om te zien wat ongeveer de gemiddelde tijd is!

Voor het overzicht: deze lijsten gebruik je dus

  • Dagelijkse lijst: je drie belangrijke taken
  • Kleine taken: 1 uur voor de kleine, niet terugkomende taken
  • Terugkomende taken: 1 uur voor de taken die zich dagelijks of wekelijks herhalen
  • Takenlijst: een overzicht van alle taken (niet voor nu), eventueel met deadlines
  • Evt. misschien lijst: met extra taken die je vandaag kunt doen

Ik ga aan de slag met deze methode! Misschien kan ik dan binnenkort mijn ervaringen delen. Ik ben benieuwd wat jij van dit plan vindt en of je het misschien zelf ook wilt gaan gebruiken! Of misschien vind je een bepaald onderdeel ervan handig en kun je dat verwerken in de manier waarop je nu lijstjes maakt. Hoe dan ook, succes! En laat me zeker even weten wat je van de methode vindt!

Bewaar deze planmethode op Pinterest!

Planmethode: 3-taken-lijst

Ontvang gratis tips en updates!

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips :-). Plus nu als bonus: het gratis stappenplan 'van losse taken naar concrete planning'!

Powered by ConvertKit