Een effectieve dagplanning maken in 6 stappen (incl. voorbeeld)


Als ik een dag productief wil werken en veel gedaan wil krijgen, begin ik al-tijd met een dagplanning maken. Het geeft me rust, overzicht en focus omdat ik precies weet wat ik wil doen – en dus ook wat ik NIET wil doen ;-). In deze blog neem ik je mee in de stappen die komen kijken bij het maken van een effectieve én haalbare dagplanning. En geen zorgen: dat klinkt nu spannender dan het is, hoor. Iedereen kan zo’n dagschema maken – en zelfs in een paar minuten. Het is een kwestie van een werkwijze en hulpmiddel gebruiken wat voor jou werkt. En ik ga ook dagplanning voorbeelden met je delen, zodat je ziet hoe je een dagplanning kunt maken in bijvoorbeeld Excel, in een online app of op papier!

Enne, in mijn online cursussen en workshops ga ik hier nog veel dieper op in. Kun je dus extra handvaten of advies op maat gebruiken, kijk dan eens of deze iets voor jou zijn!

Let’s go: Een dagplanning maken in 6 stappen

1. Zorg voor een overzicht van alle taken

Eén van de grootste valkuilen bij het maken van een dagplanning, is dat je simpelweg alles wat je kunt bedenken dat je nog moet of wilt doen, op die dagplanning knalt. Newsflash: je kunt niet alles vandaag doen. En ja, dat weet je vast wel, maar toch blijft dit iets verleidelijks. Daarom is de eerste stap om ervoor te zorgen dat je overzicht hebt in alle taken die je wilt doen – en dat dit NIET je dagschema is.

Plan jij al verder vooruit en heb je bijvoorbeeld een weekplanning of een maandplanning gemaakt? Perfect! Dan kun je dit gebruiken als overzicht van taken die de “bron” voor de taken in jouw dagplanning vormt.

Doe je dat nog niet en heb je geen overzicht van taken? Geen zorgen! Tijd om daar nu mee aan de slag te gaan. Pak een notitieboek of leeg Word document erbij (het gaat even niet om hoe dit eruit ziet) en dump hierin álle taken die jij je kunt bedenken die je nog moet doen. Vergeet daarbij ook niet om even een kijkje in je mailbox te nemen en die rondslingerende post its erbij te maken om geen belangrijke dingen over het hoofd te zien. Deze braindump vormt dan jouw overzicht van taken. Én vanuit dit overzicht kun je ook overwegen om naast een dagplanning ook verder vooruit te plannen. In deze blog over lange termijn plannen deel ik wat daar wat mij betreft de voordelen van zijn.

2. Bepaal waar je je dagplanning gaat maken (incl. dagplanning voorbeeld)

Wáárin ga jij je dagplanning maken? Da’s wel zo handig om te bepalen voordat je aan de slag gaat – en er zijn genoeg mogelijkheden voor. Ook is het wel zo prettig om een hulpmiddel te gebruiken wat fijn en logisch werkt voor jou. Immers geldt: hoe makkelijker en leuker je het vindt om je dagplanning te gebruiken – hoe sneller en vaker je dat gaat doen!

Maar het maken van deze keuze is ook niet iets om heel erg lang over te tobben. Naast het feit dat je natuurlijk nergens aan vast zit, maakt het qua effectiviteit en productiviteit niet héél veel uit WAAR je je dagplanning maakt. Hoe effectief jouw dagschema is ligt aan HOE je het hulpmiddel gebruikt en hoe goed jouw werkwijze voor je werkt.

Maar goed, je hebt hoe dan ook IETS nodig om een dagplanning in te maken ;-). Dus: waarin kun je dat doen?

Dagplanning voorbeeld: online in een app

Laten we beginnen bij mijn persoonlijke favoriet: een online app gebruiken om je dagplanning te maken. Ik ben zelf groot fan van de app Todoist (lees ook mijn review blog erover), en ik gebruik deze app al meer dan vijf jaar om mijn dagplanning in te maken. Ik heb ‘m voor zowel privé, voor mijn werk en voor mijn blog en bedrijf gebruikt. Het voordeel van een app gebruiken voor je dagplanning is dat je jouw dagschema op al je apparaten kunt bekijken: op je telefoon, laptop en tablet, en zowel thuis, als op kantoor, als onderweg. Je kunt er altijd bij! Als je dus vaak op verschillende plekken komt en daar dat inzicht wilt hebben, is een app ideaal voor jou. Twijfel je welke dagplanning app iets voor jou is? Dan gaat mijn planning app kiezen gids jou helpen!

Dit is hoe een voorbeeld dagplanning eruit kan zien in de app van Todoist:

Dagplanning voorbeeld: online in Excel

Een online dagplanning hoeft echt niet per se in een app te worden gemaakt. Sterker nog, op mijn werk hebben we jarenlang met alle collega’s in Excel een dagplanning gemaakt en dat werkte echt heel erg prettig wat mij betreft. Het voordeel van een programma als Excel gebruiken voor je dagplanning, is dat je de indeling naar wens kunt aanpassen. Wil je extra informatie bij je taken toevoegen, zoals voor welke klant je de taak doet, bij welk project ‘ie hoort of wat je écht niet mag vergeten: daar kun je gerust een kolom voor maken. En als je een beetje handig bent met de sneltoetsen in Excel kan het net zo snel of zelfs sneller werken dan een app. Het grote nadeel van een Excel dagplanning is wel dat het heel erg gericht is op computers en dus minder goed op je telefoon gaat werken. Als je veel onderweg bent en daar ook bij je planning wilt kunnen, dan is een Excel minder geschikt. In Excel kun je dan weer wel gemakkelijk verder vooruit plannen. Kijk ook eens naar mijn Excel maandplanning als dit je interesse heeft!

Dit is hoe een voorbeeld dagplanning eruit kan zien in Excel:

Dagplanning voorbeeld: op papier

Een dagplanning kun je natuurlijk ook op papier maken! Het grote voordeel hiervan is wat mij betreft dat je ‘m fysiek bij je weg kunt leggen. Zeker als je achter je bureau de taken uit wilt voeren heeft dat als voordeel dat je ‘m minder snel uit het oog verliest. Ook kun je op papier lijnen en pijlen trekken en op die manier dingen inzichtelijk maken en aan elkaar koppelen. Een papieren planning maken kan heel simpel in elk notitieboek. Mijn favoriete budget notitieboeken haal ik bij de HEMA en voor zeer goede kwaliteit raad ik je de boekjes van Moleskine aan. Ook kun je werken met een uitgebreidere planner zoals de Purpuz Planner (lees ook mijn review blog erover).

Dit is hoe een voorbeeld dagplanning eruit kan zien op papier:

3. Kies de 3 belangrijkste taken uit en zet die als eerste op je dagplanning

Hoe ga je van overzicht-met-alles naar dit-moet-vandaag?! Ik wil je uitdagen om te beginnen met je overzicht doorlopen en 3 taken uitkiezen die het állerbelangrijkste zijn om vandaag te doen. Dit zijn jouw top 3 taken. En kies er écht maximaal drie! Hoe groot of klein de taken zijn maakt niet uit. De ene dag zullen deze drie taken groter zijn dan de andere. Houd al wel vast een beetje rekening met hoeveel tijd je vandaag hébt. Als er de hele dag afspraken in je agenda staan, zal je daarnaast niet heel veel grote taken kunnen uitvoeren.

Maar hoe weet je nu wat die drie belangrijkste taken voor vandaag zijn? Hier komt prioriteiten stellen om de hoek kijken. Vraag jezelf bijvoorbeeld af:

  • Welke van deze taken hebben een deadline die ik moet halen?
  • Welke taken brengen mij het meest in de richting van mijn doelen (of die van de klant of van je bedrijf)?
  • Welke taken stel je uit en zijn fijn om vandaag eindelijk wél te doen?

4. Schat in hoe lang je over deze 3 taken gaat doen

Nu jouw belangrijkste 3 taken erop staan, is het tijd om even praktisch naar je dagschema te kijken: zit je dag al vol met deze drie taken, of wil je nog meer inplannen? Om dit te kunnen bepalen, is het belangrijk dat je inschat hoeveel tijd de taken die je wilt gaan doen kosten. Deze tijdsinschatting kun je gewoon bij de taak typen of schrijven. Lees ook mijn blog over tijd inschatten!

Merk je hierdoor direct dat jouw top 3 taken niet in één dag passen? Verplaats dan 1 of 2 taken en kies voor vandaag kleinere (maar ook belangrijke!) taken uit.

5. Vul je dagschema eventueel aan met extra taken

Verwacht je naast je belangrijkste drie taken, nog tijd over te houden om andere dingen te kunnen doen vandaag? Dan kun je nog een paar dingen op je dagplanning zetten. Maar houd hierbij wel rekening met afspraken die in je agenda staan, die tijd die je nodig hebt om je mailbox te verwerken, en hoeveel ad hoc taken er meestal tussendoor komen op een dag. Heb je dan écht nog ruimte over voor meer taken? Pak je overzicht-met-alles lijst er weer even bij en vul je dagschema aan.

6. Begin met je top 3 taken van je dagschema uitvoeren

Gefeliciteerd, je dagplanning is klaar! Máár nu komt het belangrijkste deel: het ook echt uitvoeren van de taken! Begin daarbij met je top 3 taken, zodat je die in ieder geval gedaan krijgt.

Merk je dat je een aantal keer een dagplanning hebt gemaakt en er vaak niet alles van gedaan krijgt? Ga dan eens op onderzoek uit naar hoe je deze nog haalbaarder kunt maken. En ik heb iets voor je wat je daarbij gaat helpen! Als je aanmeldt voor mijn e-mails, ontvang je daar helemaal gratis mijn checklist voor een haalbare planning bij. Deze kun je dagelijks even langslopen om te dubbel checken of je planning haalbaar is. Dat kost je amper tijd, maar kan een hoop stress en frustratie over je onuitgevoerde planning voorkomen. Vul het formulier in:

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

Nog beter leren om een dagschema te maken?

Kun je nog meer advies gebruiken om je dagplanning effectiever te maken en slimmer te plannen? Binnenkort komt er een nieuwe planning cursus op Streets Ahead. Heb je interesse? Meld je aan voor mijn e-mails via de onderstaande pagina, en ik stuur je meer informatie zodra die bekend is! Of bekijk de mogelijkheden voor workshops en 1-op-1 advies.

 

Dit artikel bevat affiliate links. Dat betekent dat als jij iets koopt, ik een percentage daarvan ontvang. Je betaalt daardoor nóóit meer en ik promoot alleen dingen waar ik zelf ook echt fan van ben. Lees ook mijn disclaimer.

 

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

Plaats een reactie