Over het maken van een planning vind je op mijn blog héél veel tips. Maar dat is natuurlijk eigenlijk pas stap 1. Het belangrijkste moet nog komen: het daadwerkelijk uitvoeren van je planning. Maar hoe houd je je aan de planning die je voor jezelf gemaakt hebt? Ik deel drie belangrijke tips!

Zorg voor een realistische planning

Je aan je planning houden begint bij het maken van een goede en vooral haalbare planning. Plan geen 100 taken op een dag omdat je ze eigenlijk zou willen doen, maar kijk wat je écht wilt en kunt gaan doen. Dat doe je met deze stappen:

Werk met tijdsinschattingen

Bij een goede planning weet je hoe lang elke taak ongeveer gaat duren. Dit is namelijk de enige manier om in te kunnen schatten of je de dingen die je gepland hebt ook echt kunt doen. Er kan dus bijvoorbeeld het volgende op je planning staan:

  • Analyse uitwerken (2 uur)
  • Belangrijke mail van klant beantwoorden (30 minuten)
  • Blog schrijven (1 uur)
  • Weekoverleg (1,5 uur)
  • Afspraak voorbereiden (2 uur)
  • Afspraak (2 uur)

Vervolgens is het belangrijk om in te schatten hoeveel tijd je op een dag hebt om aan deze taken te werken. In het bovenstaande voorbeeld richt ik me op een werkdag. De tijd die je hebt om aan je taken te werken zou dan ook 8 uur zijn. Een optelsom leert je dat ik hierboven echter taken hebt gepland waarvan ik verwacht dat ze in totaal 9 uur kosten. Eigenlijk verwacht ik dus al dat ik tijd te kort ga komen. De planning is niet realistisch.

Wat je na dit inzicht kunt doen, is kijken of er taken bij staan die je niet per se vandaag hoeft te doen. In dit voorbeeld kan ik bijvoorbeeld het schrijven van de blog naar de volgende dag verplaatsen, omdat dit niet per se vandaag hoeft. Dan komt je planning overeen met het aantal uur dat je hebt en heb je dus een, naar inschatting, haalbare planning gemaakt.

Je doet dus elke dag het volgende:

  • Check hoeveel tijd je op een dag hebt
  • Check hoeveel tijd je inschat dat je taken bij elkaar kosten
  • Wanneer dit niet overeenkomt, schuif taken vooruit óf voeg een extra taak toe

Leer beter tijd inschatten

Tijd inschatten is moeilijk, zeker wanneer je het voor de eerste keer doet. Hierdoor kom je soms alsnog niet uit met je planning, ook al maak je een tijdsinschatting. Een belangrijke reden hiervoor kan zijn dat je geen idee hebt hoe lang je over je taken doet; ook al doe je ze misschien wekelijks of in ieder geval regelmatig. Dan helpt het om beter te weten hoe lang je over taken doet.

Dat doe je door bij te houden hoe lang je over taken doet terwijl je bezig bent. Dat kun je gewoon op papier doen, of in een Word/Excel document. Zet bij de taken die je hebt uitgevoerd hoe lang je erover hebt gedaan. Merk je dat je dat achteraf nog steeds lastig vindt, noteer dan de begin- en eindtijd en bereken zo het aantal uur. Wil je hier echt nog veel meer uithalen (bijvoorbeeld om te ontdekken hoeveel tijd je wekelijks aan een bepaalde taak kwijt bent), dan zijn hier ook allerlei handige apps en tools voor beschikbaar. Een handige gratis tool die ik zelf ook hiervoor gebruik is Toggl. Ik schreef daar een hele tijd terug al eens een uitgebreide blogpost over!

Kijk nadat je een tijdje deze tijden hebt bijgehouden eens terug. Welke taken voor je sneller uit dan je altijd dacht? En waar doe je veel langer over? Schrijf dat op en gebruik het om in de toekomst betere tijdsinschattingen te maken.

Val niet voor de planning fallacy

Bij het maken van een tijdsinschatting is het ook goed om je bewust te zijn van de zogenaamde planning fallacy. Dit leerde ik uit het boek ‘Nooit meer te druk’. Planning fallacy betekent dat je overschat hoeveel je kunt doen. Je denkt dat je véél meer kunt doen in de tijd die je hebt. Vaak is het zelfs zo dat je wel goede tijdsinschattingen kunt maken voor anderen, maar dat je bij jezelf over het algemeen te weinig tijd voor elke taak uittrekt.

Om niet voor de planning fallacy te vallen wanneer je nog geen goed beeld hebt van hoe lang je daadwerkelijk over taken doet, kun je de volgende richtlijnen aanhouden bij het maken van de tijdsinschatting:

  • Bedenk hoeveel je tijd je over hebt/vandaag hebt/voor een bepaalde taak hebt en halveer deze tijd;
  • Bedenk hoeveel tijd je denkt nodig te hebben voor een bepaalde taak en verdubbel deze tijd.

Wees geen uitsteller

Met een goede planning is er nog één ding wat je in de weg staat: de daadwerkelijke uitvoering. Hoe zorg je ervoor dat je alle geplande taken ook zonder problemen uitvoert?

Stel niet uit om te beginnen

De eerste stap is natuurlijk: beginnen! Niet straks, niet morgen, maar nu. Je wilt je planning daadwerkelijk uitvoeren, dan is het een must dat je er ook echt mee begint. Nu denk je misschien: ja duh, natuurlijk. Maar met meteen beginnen bedoel ik dus dat je niet eerst:

  • Je mail uitgebreid gaat lezen en beantwoorden
  • Je social media bijwerkt en kijkt welke interessante blogs er nog online zijn gekomen
  • Iets doet wat je collega je vraagt (tenzij het echt niet anders kan natuurlijk)

En ga zo maar door. Vaak vliegen dagen voorbij zonder dat er iets aan je planning gebeurt omdat er “even iets tussendoor komt”. Het is de bedoeling dat je daar niet voor valt! Wees je er bewust van dat de enige manier om je daadwerkelijk aan je planning te houden is door het gewoon te dóen.

Bekijk hiervoor mijn tips om met een taak te beginnen. Hierbij geef ik onder andere de tip om deadlines te stellen. In dit geval is de deadline voor alle taken die je voor vandaag gepland hebt, ook vandaag!

Pak je uitstelgedrag aan

Uitstellen komt niet alleen voor op het moment dat je ergens mee moet beginnen. Het kan ook dat je al bezig bent met iets, maar dat je bijvoorbeeld steeds de volgende stap niet zet. En het kan ook dat je net klaar bent met je eerste taak, en de dag opeens bijna voorbij is en je nog niet aan je tweede taak begonnen bent. Pak je uitstelgedrag daarom in de brede zin aan.

In mijn artikel over uitstelgedrag leg ik uit wat de redenen zijn waardoor jij taken uitstelt, én hoe je dit gedrag vervolgens aan kunt pakken.

Zorg dat je niet afgeleid wordt

Tot slot kan het ook nog dat je net heel erg lekker bezig bent met je taak, maar opeens compleet afgeleid wordt. Dat kan externe afleiding zijn (een collega stelt je een vraag, je wordt gebeld of je krijgt een e-mail), maar ook interne afleiding (je bedenkt je opeens iets wat je nog moest doen). Beide kunnen ervoor zorgen dat je zonder dat je het doorhebt opeens iets héél anders aan het doen bent dan je wilde doen.

Bekijk mijn 9 basistips die je helpen om minder afgeleid te worden en pas de tips toe waarvan je denkt dat ze jou het beste kunnen helpen om meer te focussen op de taken die op je planning staan.

Eis niet te veel van jezelf

De laatste tip die ik je wil geven als het gaat om jezelf aan je planning te houden is: eis niet te veel van jezelf. Je kunt in theorie best twaalf uur op een dag werken, maar in de werkelijkheid is dat voor niemand goed. Je kunt niet 24/7 aan staan en met volledige focus de moeilijkste dingen doen. Je hebt ook rust en ontspanning nodig, juist om dat wat je plant goed te kunnen doen. Daarnaast kan je altijd op het ene moment net even wat effectiever werken dan op het andere moment.

Leer jezelf kennen

Belangrijk hierbij is een stukje zelfkennis. Wanneer kun jij het meest productief werken? Plan op die momenten dan ook de taken die ook de meeste energie kosten. In het boek Zo word je een Productiviteits Ninja wordt gewerkt met aandachtsniveaus. Er zijn drie soorten aandacht:

  • Proactieve aandacht: je bent gefocust en het kost geen moeite om moeilijke taken uit te voeren (je bent in een flow).
  • Actieve aandacht: je bent wel geconcentreerd en kunt taken uitvoeren, maar hebt geen superfocus en wordt sneller afgeleid.
  • Inactieve aandacht: je hebt weinig tot geen focus en krijgt hierdoor weinig voor elkaar.

Houd eens bij op welke moment jij vaak proactieve aandacht, actieve aandacht of inactieve aandacht hebt voor je taken. Als je bijvoorbeeld weet dat je na de lunch altijd een middagdipje hebt, en dus vaak inactieve aandacht, kun je daar rekening mee houden. Plan dan aan het begin van de middag taken die wel moeten gebeuren, maar waarbij je niet 100% focus en aandacht nodig hebt. En is je aandacht aan het einde van de week slechter dan in het begin? Plan de laatste dagen van de week dan ook wat minder vol en plan taken die minder aandacht vereisen.

Gun jezelf vrije tijd

Tijd om op te laden is cruciaal als je het meest effectief gebruik wilt maken van je tijd. Plan je dagen niet van ochtend tot avond vol, maar gun jezelf ook een avondje waarin je tijd besteedt aan dat waar je óók blij van wordt. Een gezellig avondje met je partner, vrienden of familie; een relaxavond waarbij je in bad gaat en een boek leest; of een hele dag om te besteden aan creatief bezig zijn. In deze blogpost vind je inspiratie voor dingen die je kunt doen om alle taken even los te laten.

Hoe zorg jij ervoor dat je je aan je planning houdt? Welke van deze tips ga je gebruiken?

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It

BewarenBewaren

BewarenBewarenBewarenBewarenBewarenBewaren

BewarenBewaren

Ontvang gratis tips en updates!

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips :-). Plus nu als bonus: het gratis stappenplan 'van losse taken naar concrete planning'!

Powered by ConvertKit