4 problemen die zorgen voor elke dag een volle mailbox (+ zo los je ze op)


Elke dag een volle mailbox, dat slurpt je tijd op – en vaak zonder dat je het doorhebt. Je neemt je voor om één e-mail te beantwoorden – en je bent opeens drie kwartier verder. Je krijgt een pop up en besluit héél even te kijken – en je bent opeens drie kwartier verder. Je had even snel een bijlage uit een mail van je collega nodig – en je bent opeens drie kwartier verder. 

E-mail kan een enorme sluipmoordenaar van je tijd zijn. Heb jij ook zo’n negatief beeld van e-mail? Zie jij e-mail als een obstakel? En lukt het niet om je mailbox op te ruimen – laat staan om hem opgeruimd te houden? 

Je bent niet de enige! En je bent heel normaal. Maar het kán wel anders. 

Lees wat vier veelvoorkomende problemen zijn die jij misschien ook wel met jouw volle mailbox hebt – én wat daar de oplossing precies voor is. Zodat jij straks de handvatten hebt om jouw mailbox eens en voor altijd op te gaan ruimen.

Je e-mails blijven altijd in je al zo volle mailbox staan

Klinkt je volle mailbox leegmaken voor jou als een totaal onmogelijke optie? Dan staan er waarschijnlijk heel veel e-mails in waar je nog ‘iets mee moet doen’. Maar je mailbox opruimen ís niet mogelijk zonder je inbox aan te pakken. En dus wil je e-mails niet zo maar in de inbox laten staan, maar er actie op ondernemen. 

Je inbox is een verzamelbak. Een bak waar nieuwe informatie, acties en andere dingen zich verzamelen. En met al die dingen moet je iets doen. Niets ermee doen en de e-mail verwijderen is óók iets doen. Niets ermee doen is het in je inbox laten staan, er steeds opnieuw naar kijken, om steeds maar niet te beslissen WAT je ermee gaat doen.

Niets ermee doen is het in je inbox laten staan, er steeds opnieuw naar kijken, om steeds maar niet te beslissen WAT je ermee gaat doen.

Hoe je het dan wel slim aanpakt? Door elke keer als je een e-mail ontvangt, jezelf gelijk af te vragen: Wat moet ik hiermee doen? En om dat vervolgens te doen, en de e-mail uit je inbox te halen. Zo is je inbox vanzelf standaard leeg, omdat je altijd gelijk actie onderneemt op de e-mails die binnenkomen.

Je krijgt enorm veel mails

Raak je een klein beetje in de stress als je ook maar dénkt aan elke dag die volle mailbox? Zakt de moed je in de schoenen, steeds als je AL DIE ongelezen e-mails in je inbox ziet? Dan krijg jij waarschijnlijk véél e-mails. En hoe meer e-mails je krijgt, hoe meer tijd je kwijt bent aan het verwerken van alle e-mails. Immers kost elke e-mail in ieder geval een paar minuten van je tijd – tijd die je ook ergens anders aan had kunnen besteden. 

Immers kost elke e-mail in ieder geval een paar minuten van je tijd – tijd die je ook ergens anders aan had kunnen besteden. 

Vraag je daarom eens af als je een e-mail leest: Is deze e-mail mijn tijd waard? En zo niet: kun je ervoor zorgen dat je deze (of dit soort) e-mails voortaan niet meer ontvangt? 

Vooral bij nieuwsbrieven werkt dit goed; immers kun je je daar direct van afmelden. Maar ook bij andere mails kun je jezelf deze vraag stellen en hierop actie ondernemen!

je volle mailbox bepaalt jouw dag

Elke dag open je je volle mailbox om te bekijken wat je vandaag te doen staat. Een e-mail van je baas met een actie voor een klant, een vraag van een collega, een e-mail factuur die betaald moet worden, een klant die je mailt dat hij graag wilt dat jij iets voor hem oppakt… En je planning voor vandaag is vol. Dat is hoe het is voor héél veel mensen – en misschien ook wel voor jou. 

Je planning is dan niet je planning – je mailbox is je planning. Dat klinkt op zich prima. Maar bedenk je eens dat e-mail altijd van iemand anders is. Elke e-mail bevat iets wat iemand anders van jou vraagt. Elke keer als jij een e-mail oppakt, dan doe je wat iemand anders van je vraagt. Maar is dat ook wat jij wilt doen? Is dat waar JIJ je tijd aan wilt besteden, wat jou verder helpt, wat jou helpt om jouw doelen te bereiken?! Soms wel – maar zeker niet altijd.

En daarom is het belangrijk om ZELF een planning te maken die niet alleen maar bestaat uit het oppakken van e-mails, maar die dingen bevat die jij wilt doen. Dan kun je namelijk voorrang geven aan dat wat je zelf wilt doen – en dan komen de verzoeken van iemand anders op de tweede plek.

Misschien heb je het gevoel dat je dan egoïstisch gaat zijn. Immers ben je misschien graag heel behulpzaam. Maar bedenk je dat jij degene bent die jezelf op #1 moet zetten – anders raken jij, de dingen die jij wilt doen, de dingen die jij leuk vindt en de dingen waar jij energie uit haalt ondergesneeuwd. Als jij in controle bent haal je waarschijnlijk veel meer voldoening en plezier uit je werkdag – wat er uiteindelijk voor zorgt dat je alle mensen die jou mailen veel beter kunt helpen.

Je hebt geen systeem voor het verwerken van e-mails

De ene week pak je alle e-mails gelijk op – en de andere week blijft alles liggen. De ene keer geef je een belangrijke mail een vlaggetje, de andere keer schrijf je het op een post it. De ene keer gaat de mail in de archiefmap ‘Klant project X’ en de andere keer gaat een mail over hetzelfde onderwerp in de algemene mail map van die klant. De ene keer neem je je baas wel mee op CC en de andere keer niet.

Op zich werkt dat prima. Totdat die post it een keer kwijtraakt en je vergeet om die belangrijke mail op te pakken. Totdat je die ene mail weer nodig hebt en niet kunt vinden in de projectmap. Totdat je baas je vraagt ‘waarom het zo lang duurt voordat je op die e-mail reageert’ terwijl je twee weken geleden een antwoord hebt gestuurd. 

Op zich werkt dat prima. Totdat die post it een keer kwijtraakt en je vergeet om die belangrijke mail op te pakken.

Herkenbaar? Dan heb je waarschijnlijk geen systeem voor het verwerken van je volle mailbox. Een sys-watte?! Een systeem is een vaste manier hoe je omgaat met e-mail. Eigenlijk is het een moeilijk woord voor werkwijze. En stiekem heb je heel veel systemen in jouw leven. Zo hebben al jouw keukenspullen waarschijnlijk een vaste plek in de keuken. En wanneer je de vaatwasser uitruimt doe je dat altijd op ongeveer dezelfde manier – volgens een systeem. 

Mogelijke onderdelen van jouw e-mail systeem

Elke dag een volle mailbox? Pak dan jouw e-mails op volgens een vast systeem. Bepaal bijvoorbeeld:

  • Welke e-mails je waar archiveert
  • Wanneer je een e-mail archiveert
  • Wat je doet met e-mails waar je nog actie op moet ondernemen
  • Waar je e-mails over stuurt (en wat je bijvoorbeeld telefonisch doet)

En ga zo maar door. Bepaal een systeem voor jouw e-mails – en volg dat. Altijd.

En? Welke problemen waren herkenbaar voor jou? Misschien allemaal wel. Dan heb je nu een aantal concrete actiepunten om aan te werken: gelijk actie ondernemen op je e-mails en ze niet in je inbox laten staan; bepalen of je e-mails überhaupt wilt ontvangen; je eigen planning maken en voorrang geven; en een systeem bepalen voor het verwerken van je e-mails.

Jouw volle mailbox nu écht goed opruimen?

Ben jij geïnspireerd om jouw volle mailbox eens en voor altijd goed aan te pakken? Meld je aan voor mijn e-mails via het onderstaande formulier, en je ontvangt daarbij GRATIS toegang tot de Mailbox Organisatie Challenge. In deze challenge ga je in 7 dagen jouw mailbox stap voor stap opruimen! Meld je aan:

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot de Mailbox Organisatie Challenge!

Loopt jouw mailbox over? Besteed je veel te veel tijd aan e-mail? Ervaar je stress van e-mail? Ik ga jou helpen! In 7 dagen ga je stap voor stap jouw mailbox helemaal opruimen. Elke dag ontvang je een mail met een nieuwe stap. Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot de challenge:

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It

 

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot de Mailbox Organisatie Challenge!

Loopt jouw mailbox over? Besteed je veel te veel tijd aan e-mail? Ervaar je stress van e-mail? Ik ga jou helpen! In 7 dagen ga je stap voor stap jouw mailbox helemaal opruimen. Elke dag ontvang je een mail met een nieuwe stap. Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot de challenge:

Plaats een reactie