Todoist is een app om je taken mee in te plannen, die ik sinds een paar maanden actief gebruik. Ik deel vandaag met je waarom ik deze app gebruik, wat de functionaliteiten zijn en wat ik zo fijn vind aan de app!

Todoist als taken app

Voor het bijhouden van mijn taken in een app gebruikte ik altijd met veel enthousiasme Wunderlist. Helaas is Wunderlist een tijd terug overgenomen door Microsoft, en zijn ze in het voorjaar overgegaan op de ontwikkeling van Microsoft To Do. Ik vrees dat Wunderlist hierdoor op een gegeven moment niet meer verder ontwikkeld wordt. Aangezien Wunderlist al langere tijd steeds minder aan mijn verwachtingen voldeed, ben ik op zoek gegaan naar een vervangende app. Die heb ik gevonden in Todoist!

Wat is Todoist?

Todoist is, zoals de naam al zegt, een app om je to do’s in te plannen. De app heeft een fijn, modern en intuïtief design. De basisfunctionaliteiten zijn erg vergelijkbaar met die van Wunderlist, maar het design is wat moderner en functionaliteiten zijn intuïtiever. Daarmee bedoel ik dat er bijvoorbeeld meer sneltoetsen en andere mogelijkheden zijn om gemakkelijk voor elkaar te krijgen wat je wilt.

Je kunt een account aanmaken via de website, of de app downloaden op het apparaat dat je gebruikt. Todoist is beschikbaar voor alle bekende apparaten, besturingssystemen en browsers.

Welke functionaliteiten heeft Todoist?

Hieronder leg ik uit wat de belangrijkste functionaliteiten zijn van Todoist en hoe ik die gebruik. Uiteraard is de basisfunctionaliteit dat je taken kunt toevoegen en afvinken; maar ik ga er even vanuit dat je dat wel begrijpt.

Projecten

Todoist werkt met projecten. Eigenlijk zijn dat een soort mappen waarin je je taken onder kunt verdelen. Zo kun je een project maken voor de verschillende onderwerpen waar je je mee bezig houdt, zoals school, werk, huishouden, sport, privé, enzovoorts. Gebruik je Todoist als bedrijf, dan kun je bijvoorbeeld een project maken per klant of per type werkzaamheid.

Subprojecten en subtaken

Enorm handig bij Todoist is dat je gemakkelijk zowel subprojecten als subtaken aan kunt maken. Onder een project maak je een subproject aan; bijvoorbeeld voor het project school krijgt elk vak een subproject. Heb je een taak die uit meerdere stappen bestaat, dan kun je een hoofdtaak aanmaken en daaronder de stappen toevoegen als subtaken.

Deadlines en terugkomende taken

Bij Todoist stel je heel makkelijk deadlines en terugkomende taken in. Typ je bij een taak bijvoorbeeld ‘maandag’ dan snapt Todoist dat de deadline van die taak op de eerstvolgende maandag is. En typ je ‘elke dinsdag’ dan snapt Todoist dat elke dinsdag opnieuw een deadline van die taak moet zijn, en dan wordt het dus ook meteen een herhaalde taak. Mocht je dat niet fijn vinden werken kun je dat automatisch begrijpen ook uitzetten en steeds zelf een deadline typen.

Taken vooruitschuiven

Heb je een deadline gesteld, maar is die al verlopen? Of weet je al dat iets wat je gepland hebt, niet haalbaar is? Todoist helpt je heel makkelijk vooruitschuiven. Dat kan op twee manieren: je kunt één taak vooruitschuiven of de hele lijst met verlopen taken herinplannen.

Wil je één taak vooruitschuiven, ga dan naar de opties van die taak (eroverheen met je muis of op mobiel/tablet erop tikken en dan op de kalender tikken). Vervolgens kun je de taak heel makkelijk herinplannen: naar vandaag, naar de eerstvolgende logische datum of naar een zelfgekozen datum. Todoist denkt zelf mee in welke datum jij waarschijnlijk gaat kiezen als volgende datum, waardoor je taken sneller kunt verplaatsen.

Wil je alle taken verplaatsen die verlopen zijn, dan zie je boven de verlopen taken de tekst ‘Opnieuw plannen verlopen’. Als je daarop klikt zie je welke datums Todoist voorstelt om de taken naartoe te verplaatsen, en dat kun je dan accepteren of aanpassen.

Prioriteiten

Todoist werkt met vier levels van prioriteit. Op deze manier kun je gemakkelijk zien welke taken de meeste prioriteit hebben. Je stelt een prioriteit in door bij het toevoegen van een taak op het vlaggetje te klikken, of door meteen het prioriteitslevel in de tekst te typen. Dit doe je door p1, p2, p3 of p4 te typen (afhankelijk dus van hoeveel prioriteit je taak heeft). Het bolletje voor de taak wordt dan rood (prioriteit 1), oranje (prioriteit 2), geel (prioriteit 3) of wit (prioriteit 4). Standaard worden alle bolletjes wit.

Taken toebedelen

Net als bij veel andere to do apps kun je Todoist ook gebruiken om samen te werken aan taken. Maak gedeelde lijsten aan met bijvoorbeeld je collega’s, medestudenten of huisgenoten. Je kunt hen toevoegen en vervolgens kunnen jullie taken aan elkaar toebedelen.

De snelste manier om een taak toe te bedelen, is om terwijl je een taak aan het invoeren bent, iemand toe te voegen door te beginnen met een “+”. Dus wanneer je een lijst met mij hebt gedeeld, en je typt +Linda, zul je mijn naam zien verschijnen en maak je mij dus de verantwoordelijke voor de taak.

Labels

Een erg handige functie van Todoist is het werken met labels. Je kunt voor alles wat je wil een label aanmaken en deze kleuren geven. Zelf heb ik bijvoorbeeld labels gemaakt voor:

  • Hoe lang ik verwacht over de taak te doen;
  • Waar ik de taak wil uitvoeren (bijv. thuis, onderweg, bellen);
  • Voor mijn gewoontes: wanneer op de dag ik ze wil doen;
  • Als de taak geen bepaalde dag als deadline heeft, voeg ik bijvoorbeeld het label ‘dezeweek’ of ‘dezemaand’ toe;
  • Een label ‘Focus’, voor de taken die nu echt prioriteit hebben.

Zoals je kunt zien kun je zo creatief zijn met de labels als je zelf wilt, en is het ook helemaal afhankelijk van waar je Todoist voor wilt gebruiken. Labels geven je in feite te mogelijkheid om een extra stukje informatie toe te voegen aan te taak, of om de taken op een andere manier te sorteren dan alleen in de projecten.

Helaas is deze functie alleen beschikbaar voor premiumgebruikers.

Filters

Filters is een andere functie, die voor mij Todoist echt onderscheidt van bijvoorbeeld Wunderlist. Je kunt zelf filters samenstellen op basis van bepaalde formules. Deze functie is een beetje voor gevorderden, omdat het soms even puzzelen is wat de formule is die je wilt maken, maar als je dat doorhebt kun je zo veel met Todoist. Je kunt bijvoorbeeld de taken zien met een bepaalde deadline en een bepaald label (vb. Deadline vandaag – label thuis). Of taken in een bepaald project en met een bepaald label. Maar je kunt ook filteren op aan wie je de taak hebt toebedeeld, wanneer je de taak hebt toegevoegd, enzovoorts. De mogelijkheden zijn bijna oneindig en ook hiermee kun je zo creatief zijn als je zelf wilt.

Helaas is deze functie alleen beschikbaar voor premiumgebruikers.

Herinneringen

Bij Todoist kun je op twee manieren herinneringen toevoegen: op een bepaald tijdstip, of op een bepaalde plaats. Je kunt dus zeggen dat je bijvoorbeeld een paar minuten of een dag voordat een taak verloopt een herinnering wilt krijgen, maar je kunt ook zeggen dat je een herinnering wilt krijgen zodra je in de supermarkt staat of zodra je op je werk komt. Zijn er taken die je niet mag vergeten, maar waarvoor je wel een steuntje in de rug nodig hebt, dan kan deze functie heel erg goed van pas komen.

Helaas is deze functie alleen beschikbaar voor premiumgebruikers.

Punten verzamelen

Tot slot de functie die Todoist leuk maakt, is dat je met de verschillende acties die je uitvoert punten kunt verdienen. Een taak toevoegen levert je punten op, net als een taak afvinken. Een verlopen taak zorgt voor minpunten. Zo wordt het afronden van taken een wedstrijdje om zo veel mogelijk punten te verzamelen. Ideaal voor wie competitief is ingesteld :-). Mocht je het niks vinden kun je het altijd uitzetten!

Wat zijn de voordelen van Todoist?

Wat voor mij Todoist zo’n fijne app maakt zijn ten eerste alle handige functionaliteiten die ik hierboven heb genoemd en ik gebruik ze dan ook allemaal. Waarom elke functionaliteit handig is komt denk ik hierboven al terug. Daarnaast werkt de app gemakkelijk en gebruiksvriendelijk, is deze bij mij altijd snel en heeft de app een modern en overzichtelijk design. Dat het zonder problemen op alle apparaten werkt is ook erg mooi meegenomen.

Een ander voordeel, waar ik in deze blogpost nog niet heel veel aandacht aan heb besteed, is dat er ook erg veel shortcodes en trucjes zijn om je taken nog sneller eruit te laten zien zoals je zelf wilt en hier maak ik ook veel gebruik van. Als er vraag naar is kan ik dit nog wel eens uitwerken in een vervolgartikel over Todoist!

Wat is minder aan Todoist?

Voor mij zijn er tot nu toe heel weinig nadelen aan Todoist. Het grootste nadeel dat wellicht een struikelblok kan zijn, is dat de premiumversie betaald is en dat een aantal erg handige functies niet gratis zijn, zoals de labels, filters en herinneringen. De prijs valt mee vind ik zelf, je betaalt namelijk €31,99 per jaar, dus omgerekend nog geen €3 per maand. Voor een fijne to do app die je dagelijks gebruikt vind ik dat een prima prijs. Maar ik kan me ook voorstellen dat je het er niet voor over hebt of dat je hier liever geen geld aan wilt besteden, en dan kan het een dealbreaker zijn. Gelukkig kun je sowieso altijd een maand gratis de premiumversie van Todoist uittesten, om te kijken of je de functies nodig hebt en of je het überhaupt handig vindt werken.

Je snapt inmiddels dus wel dat ik heel enthousiast ben over Todoist en dat het voor mij nu Wunderlist als to do app heeft vervangen. Een aanrader dus! Ben je overtuigd, dan kun je op de website van Todoist een account aanmaken.

PS ik wil graag meer gaan doen op de blog met Todoist, zijn er verzoekjes over dingen die je wilt weten of waar je hulp bij nodig hebt, met betrekking tot Todoist? Laat het dan achter in de reacties of stuur me een e-mail via linda@streetsahead.nl!

Ben je bekend met Todoist? En als je het gebruikt, wat vind jij het grootste voordeel van de app?

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It

Opt In Image
Van losse taken naar planning
Download nu gratis stappenplan

Kun je lijstjes maken, maar wordt het nooit een goede planning? Ik help je taken sorteren, prioriteiten stellen, een planning maken én deze planning bijhouden. Ontvang nu gratis het stappenplan!