Op Streets Ahead vind je met name tips over hoe je je tijd productiever en effectiever kunt besteden. Door de juiste taken te doen en prioriteiten te stellen. Maar dit artikel is anders ingestoken: hoe kun je nu écht tijd besparen op de dingen die je besluit WEL te doen. Hoe doe je dingen sneller? Dit zijn mijn tips om tijd te besparen!

Mijn 7 tips om tijd te besparen

Ik deel vandaag mijn 7 tips met je die je echt helpen om bepaalde taken sneller af te ronden. Niet elke tip is op elke taak van toepassing, dus kijk waar jij mee zit en welke tip je daar het beste bij kunt gebruiken.

Stel deadlines

Doe jij vaak lang over een taak omdat het niet per se af hoeft? Of juist omdat je er constant mee bezig kán zijn als je dat wil? Werk dan met deadlines. Spreek met jezelf af dat een taak voor een bepaald tijdstip of een bepaalde dag af moet en daarna mag je er ook ECHT niet meer aan werken.

Waarom dit jou helpt tijd te besparen? Nou, je hebt vast al eens meegemaakt dat je een paar uur voor een deadline nog een opdracht af moest maken. Of dat je bijna op vakantie ging en nog een heleboel dingen te doen had. Werkte je toen ook niet veel sneller dan normaal? Waarschijnlijk wel. Deadlines zetten druk op de ketel en dat beetje stress motiveert jou om net even wat harder aan de slag te gaan.

Bij herhalende taken

En doe jij lang over iets wat je elke dag doet, zoals het beheren van social media kanalen? Spreek met jezelf af dat je hier bijvoorbeeld elke dag maximaal een half uur aan mag besteden. Dat half uur is dan je deadline. Zet een wekker en stop ook echt na dit half uur en ga niet meer verder. Morgen is er weer een dag, nu is het tijd voor andere dingen.

Kan het automatisch?

Zijn de dingen die je doet eigenlijk wel nodig, of kun je er ook voor zorgen dat deze automatisch gaan? Er zijn bijvoorbeeld maar zat mogelijkheden om je foto’s automatisch van je telefoon op een ander apparaat over te zetten, of om automatisch een back-up te maken. Maar dit kun je heel breed toepassen: in plaats van je vaat afdrogen, kun je het ook even aan de lucht laten drogen en ondertussen iets anders doen.

In je mailbox

In je mailbox kun je vaak regels instellen, waardoor bepaalde mails automatisch naar bepaalde mappen versleept worden. Een telefoonfactuur van je abonnement (die je met automatische incasso betaald en elke maand even duur is), wil je wel bewaren maar hoef je niet te lezen. Stel in dat deze mails automatisch naar een bepaalde map gesleept worden en je ziet ze niet eens in je inbox.

Meer weten over mail? Lees ook mijn tips om je mailbox effectief op te ruimen en bij te houden.

Via de IFTTT app

Een handige app om online andere zaken automatisch te laten verlopen is IFTTT (If This Then That). In deze app kun je connecties maken tussen bepaalde apps waardoor automatisch taken uitgevoerd kunnen worden. Zo kun je instellen dat een nieuw contact in je telefoon automatisch op Dropbox opgeslagen wordt, of alle foto’s waarin je getagd wordt op Facebook. Je kunt jezelf automatisch herinneringsmails sturen en nog véél, véél meer. Talloze apps hebben een connectie dus je kunt de meest gekke dingen instellen. Ik gebruik de app al jaren en probeer steeds nieuwe dingen te ontdekken die ik kan automatiseren.

Werk met stappenplannen of checklists

Doe jij een bepaalde taak regelmatig, maar bedenk je nu steeds weer opnieuw wat je ook alweer allemaal moest doen om dit tot een juist einde te brengen? Ga dan aan de slag met het maken van stappenplannen en/of checklists voor jezelf.

Maak een lijst van alle dingen die komen kijken bij deze taak en bewaar deze op een plek die voor jou handig is. Bijvoorbeeld in een bepaalde bestand, in een app of gewoon op papier. Zodra je de taak gaat doen pak je de lijst erbij en hoef je alleen maar alle stappen te doorlopen om er zeker van te zijn dat je niets vergeet.

Je bespaart tijd omdat je (1) tussendoor en als je klaar bent nooit na hoeft te denken over of je iets vergeet, want alles wat bij de taak hoort staat in je checklist of stappenplan. Mocht er iets veranderen, pas dit dan ook meteen aan in je lijst zodat deze altijd juist is. En (2) je bent geen tijd kwijt aan het bedenken van wat de volgende stap was, want alles wat je moet doen staat in deze lijst.

Gebruik wat je eerder hebt gedaan

Je hoeft het wiel niet nog een keer uit te vinden. En je hoeft zeker niet dingen die je al eens eerder hebt gedaan, opnieuw te doen.

Bij het sturen van e-mails

Dit pas ik voornamelijk toe bij mail: als ik een mail ga sturen of wil reageren met een bepaalde uitleg, en ik herinner dat ik al eerder iets soortgelijks heb gestuurd, zoek ik altijd in mijn verzonden items naar deze eerdere mail. Ik kopieer wat ik destijds heb gestuurd en pas het waar nodig aan zodat het past bij de nieuwe mail die ik ga sturen. Zo heb ik mails met uitgebreide en complete antwoorden zo klaar.

Een verbeterslag hierop is dat je niet hoeft te zoeken in verzonden items, maar ergens al een lijst standaard mails hebt klaarstaan, die je zo op een makkelijke manier in je nieuwe mails kunt verwerken.

Bij het schrijven

Bij het schrijven van blogs kijk ik ook regelmatig hoe ik een bepaalde tip of woord eerder uitgelegd heb. Enerzijds zodat ik de nieuwe tekst sneller schrijf en anderzijds om ervoor te zorgen dat de tips die ik geef ook een beetje eenduidig zijn, en ik mezelf niet tegenspreek ;-). Schrijf jij veel teksten, waar dan ook voor, kijk dan ook of je eerdere teksten kunt gebruiken. In veel gevallen (behalve bij mail) zal je ze niet letterlijk over kunnen nemen, maar wellicht inspireert het je wel bij het schrijven van de nieuwe tekst.

Leer alle sneltoetsen kennen

De tip die jou gaat helpen sneller te werken op een laptop of computer: maak jezelf wegwijs in sneltoetsen. Over het algemeen zijn jongeren daar vrij goed mee bekend, maar met name een wat oudere doelgroep is er vaak minder in thuis. Zonde! Neem de tijd om jezelf wegwijs te maken in de wereld van sneltoetsen, want uiteindelijk kan je dit veel tijd besparen. Print bijvoorbeeld een spiekbriefje met sneltoetsen en leer wanneer je deze kunt gebruiken. Zodra je een bepaalde actie wilt doen (bijvoorbeeld ‘Ongedaan maken’), zoek op wat de sneltoets was en gebruik die.

Op Windows gebruik je de meest bekende sneltoetsen in combinatie met de Ctrl-knop, op Mac is dat de Command-knop. Dit zijn de sneltoetsen die voor mij onmisbaar zijn:

  • Ctrl/Cmd+X: Knippen
  • Ctrl/Cmd+C: Kopiëren
  • Ctrl/Cmd+V: Plakken
  • Ctrl/Cmd+S: Opslaan
  • Ctrl/Cmd+O: Openen
  • Ctrl/Cmd+W: Sluiten
  • Ctrl/Cmd+N: Nieuw venster
  • Ctrl/Cmd+Z: Ongedaan maken
  • Ctrl/Cmd+Y: Herhalen (terugzetten als je iets ongedaan hebt gemaakt)
  • Ctrl/Cmd+R: Vernieuwen
  • Ctrl/Cmd+F: Zoeken
  • Ctrl/Cmd+B: Dikgedrukt maken van tekst
  • Ctrl/Cmd+I: Schuingedrukt maken van tekst
  • Ctrl/Cmd+U: Onderstrepen van tekst

Minder bekende sneltoetsen die ook van pas kunnen komen:

  • Ctrl/Cmd+D: Gebruik ik voor het doortrekken van de inhoud van een cel in Excel, en voor geavanceerde opmaakinstellingen in Word
  • ALT+TAB (Windows) / Cmd+TAB (Mac): Wisselen van programma’s
  • FN+Backspace (Mac): Delete
  • Ctrl+H (Windows): Zoeken en vervangen
  • Ctrl/Cmd+K: Hyperlink invoegen

Niet alle sneltoetsen werken uiteraard in alle programma’s, maar bij de meeste spreekt het redelijk voor zich. Laat het vooral even als je hier nog sneltoetsen mist die jij zelf erg handig vindt en vaak gebruikt! Misschien ben ik er nog wel een aantal vergeten.

Werk in batches

Dingen gaan sneller als je ze achter elkaar doet. Dat is het idee van batches: je doet dezelfde taak vaker achter elkaar, in plaats van steeds iets anders. Dit kan je op heel veel dingen toepassen!

Als je blogt

Op dit moment werk ik in batches: ik ben alle blogposts voor mei achter elkaar aan het schrijven. Als ik eenmaal in de flow zit van het schrijven werkt het bij mij het snelst als ik dit alles achter elkaar doe. Ik zit toch al achter mijn laptop. Ook foto’s maken voor mijn blog doe ik vaak voor een aantal blogposts achter elkaar. Ik heb dan toch de setting klaarliggen, het licht is goed en ik heb een camera vast. Deed ik dat niet achter elkaar, kon ik voor elke blogpost opnieuw een moment zoeken met goed licht, alle spullen pakken, de camera erbij pakken enzovoorts.

In het huishouden

Maar niet alleen als je blogt is werken in batches sneller: in één keer een paar wasmanden wegstrijken is sneller dan elke dag eentje, omdat je niet steeds opnieuw de strijkplank klaar hoeft te zetten, het strijkijzer op te laten warmen enzovoorts. Koken voor een paar dagen achter elkaar is sneller dan voor één dag. Kook daarom liever grote porties voor twee dagen, dan hoef je de tweede dag helemaal geen tijd te besteden aan koken. Sap maak ik ook vaak voor een paar dagen vooruit. Als het om eten gaat is de vriezer ook je beste vriend, want daarmee kun je klaargemaakt eten helemaal lang bewaren.

Op je werk

Waarschijnlijk is dit ook van toepassing op het werk van de meeste van jullie, of in ieder geval op een deel van je werk. Mail werk je het snelste af als je alles achter elkaar wegwerkt, rapportages gaan sneller wanneer je ze achter elkaar doet. Het versturen van facturen, het analyseren van de resultaten van een klant: wat voor werk je ook doet, bedenk wat sneller zou gaan als je meer van hetzelfde achter elkaar zou doen.

Doe aan unitasken

Doe je één ding tegelijk, dan bespaar je al tijd ten opzichte van wanneer je zou multitasken. Multitasken is namelijk het doen van meerdere dingen tegelijk. Maar je kunt nooit écht meerdere dingen tegelijk doen. In de praktijk wissel je constant tussen de ene en de andere taak. En dat wisselen kost tijd voor je hersenen. Want ze moeten twee taken tegelijk onthouden, en dus steeds als je wisselt hebben je hersenen weer even tijd nodig om terug bij de taak te komen waar je mee bezig was. Multitask je niet, maar doe je gewoon eerst het een en daarna het ander, bespaar je jezelf die schakeltijd en ben je sneller klaar. Lees meer over waarom je niet moet multitasken.

Wat helpt jou om echt tijd te besparen en sneller te zijn?

Pin dit op Pinterest!

Opt In Image
Van losse taken naar planning
Download nu gratis stappenplan

Kun je lijstjes maken, maar wordt het nooit een goede planning? Ik help je taken sorteren, prioriteiten stellen, een planning maken én deze planning bijhouden. Ontvang nu gratis het stappenplan!