In dit artikel deel ik 8 tips met je die ik volg uit het boek Zo word je een Productiviteits Ninja van Graham Alcott. Dit boek las ik afgelopen zomer en in een eerder artikel schreef ik al over waar dit boek precies over ging, en wat ik er wel en juist niet positief aan vond. Vandaag het vervolg: de acht dingen die ik volg uit het boek.

Verzamel bewust alle inkomende taken

Naar een opdracht uit het boek heb ik een lijst gemaakt van alle plekken waar ik taken verzamel. Capture & Collect plekken zijn dat in het boek. En oh oh, dat waren er best wel heel veel. Je hebt er zelf waarschijnlijk ook meer dan waar je je bewust van bent.

Wat dacht je van je tas waarin je spullen verzamelt als bonnetjes of brieven waar je nog wat mee moet doen? De ‘Downloads’ map op je computer die vol staat met dingen die je wel interessant leken? De rommellade thuis, op je werk of misschien wel allebei, waar zich een soort van automatisch spullen lijken te verzamelen?

Al dit soort plekken heb ik op één lijst gezet, en vervolgens heb ik op basis daarvan een nieuwe lijst gemaakt met inkomende plekken waar ik bewust taken wil verzamelen. Dat zijn er nog steeds veel, want onder sommige plekken kom je niet uit. Ik heb nou eenmaal altijd een tas bij. Maar drie to do apps is een beetje veel van het goede, net als vier plekken om interessante sites te verzamelen. Breng het aantal plekken waar je taken verzamelt terug naar een minimum is het devies, wat ik ook heb gevolgd. En gebruik deze plekken dan bewust om taken, ideeën en andere dingen te verzamelen. Dit verwerk dan weer tijdens een wekelijkse review, maar dat volgt verderop in dit artikel!

Werk met een lijst voor elk project

Ik heb door de jaren heen verschillende to do apps gebruikt en daarbij was ik al gewend om een lijst te maken voor de verschillende onderwerpen die me zoal bezighouden. Denk aan blog, sport, werk, huishouden, en eerst ook school. Wat ik van de Productiviteits Ninja methode heb geleerd, is om naast deze onderwerpen ook met projecten te werken. Die twee heb ik daarbij eigenlijk voor mezelf gecombineerd: ik heb bijvoorbeeld het onderwerp ‘Blog’ in mijn to do lijst, en daaronder heb ik een sublijst gemaakt voor een project waar ik mee bezig ben voor mijn blog. En dat dan zo voor alles wat me op dit moment bezighoudt. Hierdoor heeft elk project een eigen lijst.  Zo heb ik overzicht in de losse projecten en kan ik ook heel makkelijk zien of bijvoorbeeld het complete project gepland is, of dat ik nog extra taken moet toevoegen. En als ik specifiek voor een project iets bedenk wat ik nog moet doen, kan ik het heel makkelijk bij op die lijst schrijven.

Werk met een ‘Wachten’ lijst

Iets wat ik letterlijk heb overgenomen uit het boek is de ‘Wachten’ lijst. Dit is een lijst in mijn to do app waarin in alles toevoeg waarvan ik nog feedback op moet krijgen van een ander. Een vraag die ik gesteld heb, een verzoek dat ik heb uitstaan… Noem het maar op. Tijdens een wekelijkse review (zie een beetje verderop in deze blogpost) open ik dan die lijst en kijk ik of mijn vraag al beantwoord is of mijn verzoek al opgepakt is. Is dat niet het geval, dan overweeg ik of het nodig is om een reminder te sturen, en als dat nodig is dan stuur ik die ook. Een simpele methode om te controleren of dat wat je over de schutting naar een ander gooit, ook bij je terugkomt.

Gebruik verwerkingsmappen in je mail

In het boek ‘Zo word je een Productiviteits Ninja’ wordt ook een vol hoofdstuk besteed aan e-mail, omdat het voor veel mensen een bron is van nieuwe taken en ervoor zorgt dat de eigenlijk geplande dingen moeten wijken. Bovendien, zo stelt Alcott, zijn we veel langer met mail bezig dan nodig is. Hij legt een overzichtelijke manier uit om snel je mail te verwerken, waarbij je gebruik maakt van drie verwerkingsmappen. Deze mappen heb ik zelf nu ook overgenomen in mijn mailbox, en ik heb zelfs een vierde toegevoegd. De verwerkingsmappen zijn:

  • @Actie: hierin gaan alle mails die waarbij je actie moet ondernemen in de mail. Oftewel, deze mail moet je beantwoorden.
  • @Lezen: hierin gaan alle mails waarvoor je de tijd wilt nemen om ze grondig te lezen.
  • @Wachten: hierin gaan mails waarbij je eerst moet wachten op een actie van iemand anders, voordat jij zelf iets hoeft te ondernemen.

De map die ik als vierde heb toegevoegd is:

  • @Op planning: hierin gaan alle mails waarvan ik de bijbehorende actie op mijn planning heb gezet. Ik moet dus iets doen, wat op mijn planning staat, en daarbij moet ik de mail gebruiken als input óf terugkoppeling geven nadat ik iets gedaan heb.

In een volgend artikel zal ik nog uitgebreider terugkomen op wanneer ik deze mappen precies gebruik en hoe ik dan mijn inbox verwerk op dit moment!

Houd rekening met je aandachtsniveau

In het boek komen aandachtsniveaus meerdere malen terug. Volgens Alcott zijn er drie soorten aandacht:

  • Proactieve aandacht: je best supergefocust en kan met gemak moeilijke taken uitvoeren, oftewel je hebt heel veel aandacht. Eigenlijk ben je op dit moment in een flow.
  • Actieve aandacht: je bent wel geconcentreerd en kunt dingen voor elkaar krijgen, maar hebt geen superfocus. Je wordt wel afgeleid tussendoor.
  • Inactieve aandacht: in deze fase heb je heel weinig focus en krijg je maar weinig voor elkaar. Je hebt wel wat aandacht, maar veel stelt het niet voor.

Het idee hiervan is dat je je bewust wordt van deze niveaus. Je kunt daar dan rekening mee houden bij welke taak je kiest om uit te voeren: zit je in een fase van proactieve aandacht, dan ga je een moeilijke taak doen waarbij je bijvoorbeeld veel beslissingen moet maken. Ook kun je bijvoorbeeld gaan bijhouden op welk moment van een dag je elk bepaald aandachtsniveau hebt. Merk je dan bijvoorbeeld dat je na de lunch weinig aandacht hebt, plan dan op dat moment altijd taken die ook weinig aandacht vereisen.

Houd een wekelijkse review

Wat ik eigenlijk al deed, maar wat ik nu nog bewuster ben gaan doen, is het houden van een wekelijkse review. Ik heb een lijst gemaakt van acties die ik wekelijks doe om me voor te bereiden op een nieuwe week. Hierbij komen onder andere alle plekken aan bod die ik voor de Capture & Collect fase heb gedefinieerd. Ik kijk wat ik de afgelopen week heb verzameld en verwerk dit. Dit doe ik ook voor mijn mail. En verder ga ik vooruitkijken wat er komen gaat en op basis daarvan een planning voor de week maken. Deze reviewfase wil ik nog verder gaan uitbreiden, want in het boek staan nog veel meer tips om deze fase zo effectief mogelijk uit te voeren.

Wees je bewust van de baas- en werker-modus

Wat ik al even aanstipte in mijn eerste artikel over de Productiviteits Ninja, was dat de bewustwording van de baas- en werker-modus voor mij erg interessant was. Het heeft me eigenlijk doen inzien dat het niet per se verkeerd is om tijd te besteden aan planning, mits je dat helpt door beter besluiten te nemen wat betreft wat je het beste kunt doen, en wanneer het je helpt om dan ook productiever aan de slag te gaan.

Tijd die besteed wordt aan plannen moet vaak zo laag mogelijk zijn; immers betekent elke minuut besteed aan plannen, dat deze niet besteed wordt aan de uitvoering. En wanneer je veel tijd besteedt het maken van een prachtig getekende, geknutselde planning zou ik ook zeggen: dat is leuk, maar misschien overbodig. Maar tijd besteden aan effectief plannen is zeker niet per se negatief.

In de baas-modus verzamel je taken, organiseer je deze en review je wat je het beste wanneer kunt gaan doen. Feitelijk gezien is dat dus tijd die je aan planning besteedt. Maar deze acties zorgen er wel voor, dat wanneer je in de werker-modus zit en je je taak dus uitvoert, je 1) zeker weet dat je het beste dat je nu kunt doen, aan het doen bent en 2) je je niet druk hoeft te maken over wat je nog meer moet doen of wat dan ook, want dat is allemaal gepland en georganiseerd.

Verdeel taken op basis van locatie

Wat ik tot slot ben gaan doen in mijn planning, is rekening houden met waar ik de taak moet uitvoeren. Ik heb labels gemaakt als ‘bureau’, ‘thuis’, ‘buiten de deur’ en ‘bellen’. Het doel is dat je hiermee niet alleen kan zien wanneer je iets moet doen, maar ook waar. Zit ik achter mijn bureau en wil ik keihard knallen met taken die ik op dat moment kan doen, dan open ik alle taken die ik achter mijn bureau kan doen en voila, ik kan aan de slag. Heb ik een paar minuten tijd om te bellen? Ik open de bellen lijst en ga aan de slag. Moet ik boodschappen doen of ergens anders voor naar buiten, kijk ik op de ‘buiten de deur’ lijst om te kijken wat ik meteen nog meer mee kan pakken. En ga zo maar door!

Ben je geïnteresseerd in de Productiviteits Ninja methode, dan is het boek van Graham Alcott te koop op Bol.com:

Welke Productiviteits Ninja tip spreekt jou het meest aan? Is er iets wat je zelf ook wilt gaan toepassen?

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It

Opt In Image
Van losse taken naar planning
Download nu gratis stappenplan

Kun je lijstjes maken, maar wordt het nooit een goede planning? Ik help je taken sorteren, prioriteiten stellen, een planning maken én deze planning bijhouden. Ontvang nu gratis het stappenplan!