Tijd voor rust en focus? Zo stop je met van alles tegelijk doen


Even dat mailtje beantwoorden. Even dat document opzoeken om je collega op weg te helpen. Even die extra rapportage maken omdat de afspraak naar voren is gehaald in de agenda. Even aansluiten bij de extra vergadering. Even die vraag beantwoorden. Oh ja, en dan heb je ook nog je eigen werk wat je tussendoor aan het oppakken bent… Is dat zo’n beetje een doorsnee werkdag voor jou? En wil je af van al die drukte, die chaos, van steeds maar alles tegelijk doen? 

Ik snap het! Als ik steeds maar van alles tegelijk doe wordt het enorm druk in mijn koppie, en dat komt mijn werk écht niet ten goede. Daarom doe ik elke dag mijn stinkende best om één ding tegelijk te doen, en dan liefst ook nog eens het belangrijkste als eerste. Hoe je dat doet?! Ik neem je mee!

Het is niet gek dat je alles door elkaar doet

Denk je soms: “Hoe krijg ik het toch voor elkaar, nu ben ik wéér van alles door elkaar aan het doen?!” Dan wil ik je vertellen dat het ábsoluut niet gek is dat je de neiging daarvoor hebt. Waarom? Zo maar een paar redenen:

  • Ieder mens helpt graag een ander. Dus als je collega een vraag heeft, of als je klant niet weet wat hij moet doen, of als je baas iets nodig hebt; dan help je diegene graag. En dat gaat dan al snel ten koste van dat wat je zélf wilde doen.
  • De dingen die tussendoor komen zijn vaak makkelijke(re), vrij snelle taken, waarvan je hersenen denken; “ach, dat doen we wel even!” Dit soort taken doen vóelt goed, omdat je het gevoel hebt héél veel te doen. Dat je je belangrijkste, eigen taken niet gedaan krijgt, daar hebben je hersenen een stuk minder problemen mee.
  • De echt belangrijke dingen op onze eigen planning kosten vaak tijd, concentratie en energie. Dat komt omdat de taken die het meest waardevol zijn, vaak ook de meeste moeite kosten. En dat is PRECIES wat het moeilijk maakt om erop te blijven focussen, of om ermee bezig te gaan terwijl je wéét dat er nog heel veel andere kleine, makkelijkere taken op je liggen te wachten.

Het is dus he-le-maal niet gek dat je soms van alles door elkaar aan het doen bent en het gevoel hebt niet aan je échte werk toe te komen. MAAR dat betekent niet dat je er niets aan kunt doen! 

Weet wat je prioriteiten zijn

Als je van alles door elkaar aan het doen bent, dan betekent dat dat er héél veel verschillende taken op dit moment op jouw bordje liggen. Maar niet elke taak is hetzelfde; inhoudelijk niet, maar óók niet in hoe belangrijk hij is.

Maak eens een lijst van al die dingen die je nu tegelijk aan het doen bent, of die in je hoofd zitten om binnenkort nog te doen. En vraag jezelf bij elke taak:

Is dit belangrijk? Wat is nou eigenlijk het belangrijkste?

Want juist dié taken moet je oppakken, en dan ook het liefst als eerste. Oók al is het een moeilijke taak, of een taak die veel tijd kost. Als die taak wél het meest waardevol is, dan heb je er uiteindelijk het meest aan om dié te doen!

Stoppen met van alles tegelijk doen? Leer multitasken af

Multitasken is twee taken tegelijk doen, en wordt vaak nog als iets positiefs gezien. “Ik ben een vrouw, ik kan goed multitasken!!!”.

Maar in de praktijk kan je helemaal niet zo veel dingen écht tegelijk doen. Bij sommige dingen kan het wel. Als je autorijdt en je luistert naar de radio (en je bent een ervaren bestuurder), dan kun je dat prima 100% tegelijk doen. Dat komt vooral omdat je er verschillende zintuigen voor nodig hebt: voor het autorijden vooral je zicht en bij het radioluisteren vooral je gehoor. 

De meeste andere taken kun je echter NIET tegelijk doen. Wat je dan aan het doen bent, is eigenlijk switchtasken: je wisselt 2 taken heel erg snel af. Je kunt niet een mailtje beantwoorden en PRECIES op hetzelfde moment aan een rapportage werken. Je bent dan gewoon 2 taken de hele tijd aan het afwisselen. En dat is allesbehalve efficiënt, want doordat je 2 dingen tegelijk doet moet bij het wisselen steeds nadenken waar je ook alweer gebleven was.

Doe dus één taak tegelijk, maar ‘m af, en ga dan met je mailbox, die vraag van je collega, of dat verzoek van de klant aan de slag.

Laat jezelf niet afleiden

Je bent mega geconcentreerd aan die ene taak bezig, tot je *BLIEP* een melding van je mailbox ziet. Een mailtje van je collega. “Goh, even snel kijken” denk je. Je leest het mailtje en het doet je denken aan iets anders wat je nog op moest zoeken. Dus zoek je dat gelijk even snel op. Je gaat terug naar de mail en ziet nog een andere mail waar je ook nog wat mee moest doen.

Met welke taak was je ook alweer geconcentreerd bezig?!!?! Precies…

Als je besloten hebt dat je één taak, en alleen één taak wilt doen, zorg dan dat niets en niemand je daarvan kan afleiden. Sluit je mailbox af, doe je telefoon weg, en GA ERVOOR.

Merk je dat je de neiging hebt om afgeleid te worden? Geef er dan niet gelijk aan toe, maar schrijf dat wat je wil doen even op in een notitieblok. En ga weer verder met je taak. Nadat je klaar bent met de taak, neem je je notities door en dán doe je er iets mee.

Heb een duidelijk doel

Waar streef jij naartoe? Wil je eindelijk die promotie behalen? Wil je je huis nu eens écht compleet opruimen? Wil je nu echt gezonder gaan leven en beter voor jezelf zorgen? Wil je zorgen dat dat grote project voor die klant een mega succes wordt?

Werk eens voor jezelf uit waar jij naartoe streeft. Weten wat je doel is heeft 2 voordelen:

  • Je maakt het jezelf makkelijker om prioriteiten te stellen. Iets heeft dan namelijk prioriteit, als het je helpt om dichterbij je doel te komen. Brengt het je niet dichterbij, dan is het minder belangrijk.
  • Een doel werkt motiverend! Iets hebben om aan te werken kan je extra stimuleren om aan de slag te gaan. Weten waarom je doet wat je doet is een belangrijke pijler om gemotiveerd aan de slag te gaan.

Dus: wat wil jij bereiken?!

Niet meer van alles tegelijk doen door dingen af te maken

Een grote valkuil van allerlei dingen door elkaar doen, is dat je niets écht helemaal afmaakt. De rapportage is wel klaar, maar er kwam iets tussendoor toen je ‘m naar de klant wilde sturen. Je hebt wel dat telefoongesprek gevoerd, maar de acties die eruit kwamen slingeren nog rond op een post it. De vraag van je collega is wel beantwoord, maar je kreeg er zelf ook nog een idee van voor jouw cliënt waar je nog iets mee moet doen.

En zo zijn er allerlei “open eindes” van taken waar je wel een heleboel (goede) stappen voor hebt gezet, maar die óók nog niet helemaal zijn afgerond.

Als je wilt gaan stoppen met een taak, vraag jezelf dan áltijd af: is dit nu ook helemaal klaar? Wat kan ik doen om het helemaal af te maken?

En soms kan je het misschien niet direct afmaken. Je wacht tot je collega het rapport heeft gecheckt. Je wacht een paar weken tot je resultaat ziet van je wijzigingen. Je wacht tot de cliënt een keuze heeft gemaakt. Dan kun je alsnog de taak afmaken, door bij te houden wat al deze open eindes zijn. Schrijf het op en maak een lijst van dingen die je wel nog moet doen, maar nu nog niet. Zo is het uit je hoofd, en kun jij met meer focus aan het volgende beginnen!

Dat waren de tips om te minderen met steeds maar alles tegelijk doen, zodat je met meer rust te werk kan gaan! Maar ik heb nog iets voor je. Is het nu écht druk en een chaos, en kun je nog meer tips gebruiken? Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt er helemaal GRATIS het stappenplan Van chaos en drukte naar productiviteit bij! Exclusief voor mijn e-mail abonnees :-). Wil je er ook bij horen? Vul het formulier in:

Stappenplan Van chaos en drukte naar productiviteit

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot het stappenplan “Van chaos & drukte naar productiviteit”

Kom je altijd tijd tekort? Is je to do lijst eindeloos? Heb je behoefte aan meer overzicht & rust in je hoofd, en wil je méér gedaan krijgen? Ik ga jou helpen in 6 stappen, in dit praktische PDF stappenplan. Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot het stappenplan:

En wil je écht op de lange termijn jouw planning en productiviteit gewoontes verbeteren, zodat je voor altijd gaat stoppen met van hot naar her rennen? Dan is de online cursus Krijg het gedaan misschien iets voor jou. Lees meer op de pagina en doe mee!:

 

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It
Tijd voor rust en focus? Zo stop je met van alles tegelijk doen
Tijd voor rust en focus? Zo stop je met van alles tegelijk doenTijd voor rust en focus? Zo stop je met van alles tegelijk doenTijd voor rust en focus? Zo stop je met van alles tegelijk doenTijd voor rust en focus? Zo stop je met van alles tegelijk doenTijd voor rust en focus? Zo stop je met van alles tegelijk doenTijd voor rust en focus? Zo stop je met van alles tegelijk doenTijd voor rust en focus? Zo stop je met van alles tegelijk doen

 

Stappenplan Van chaos en drukte naar productiviteit

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot het stappenplan “Van chaos & drukte naar productiviteit”

Kom je altijd tijd tekort? Is je to do lijst eindeloos? Heb je behoefte aan meer overzicht & rust in je hoofd, en wil je méér gedaan krijgen? Ik ga jou helpen in 6 stappen, in dit praktische PDF stappenplan. Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot het stappenplan:

Plaats een reactie

achttien − 17 =