Altijd maar te veel werk en te weinig tijd hebben: het is een beetje de kwaal van tegenwoordig. We hebben het allemaal ‘druk’. Je wilt heel veel, er kan heel veel, maar er is maar beperkte tijd. Hoe ga je hiermee om? In dit blogartikel help ik je omgaan met te veel werk en te weinig tijd.

Even over te weinig tijd hebben

Ik noem het ‘te weinig tijd’ omdat dat is wat vaak gezegd wordt. Maar voordat we verder gaat naar de tips wil ik daar even het volgende over zeggen:

Iedereen heeft even veel tijd.

Er is nooit te weinig tijd, want er is altijd even veel tijd in een dag.

Er zijn misschien te veel werkzaamheden om te kunnen doen in die tijd. Dat betekent niet dat er te weinig tijd is, maar slechts dat je keuzes moet maken.

Het is aan jou om de tijd die je hebt zo goed mogelijk te besteden en om te kiezen waar je je tijd aan wilt besteden.

Het gevoel dat je te weinig tijd en te veel werk hebt

Als je het gevoel hebt dat je te weinig tijd hebt, dan denk je vanuit een tekort. Je denkt vanuit wat niet kan, je denkt negatief en pessimistisch.

Hierdoor ga je verkrampt te werk: je probeert waarschijnlijk om alles te doen maar dat is tevergeefs, omdat je constant het idee hebt dat het toch niet gaat lukken.

Zo werkte het in ieder geval bij mij. Dat ik mij er bewust van werd dat ik dacht vanuit een tekort, heeft ervoor gezorgd dat ik die gedachte kon aanpassen.

Je kunt namelijk ook heel bewust denken: er is tijd genoeg. Of: ik doe mijn best om alles te halen uit de tijd die ik heb. Of: ik kies bewust om mijn tijd te besteden aan dit werk. Of: Ik mag hier de tijd voor nemen.

Je denkt dan vanuit een overvloed aan tijd, vanuit het idee dat er tijd genoeg is. Hierdoor ga je kansen zien, hierdoor raak je gemotiveerd. En word je productiever. 

Elke keer als ik denk: er is te weinig tijd, dan denk ik nu: ik ga keuzes maken en prioriteiten stellen om weer tijd genoeg te hebben. En dat werkt veel fijner.

Tips voor als je te weinig tijd en te veel werk hebt

Maar hoe ga je daarmee aan de slag? Hoe creëer je meer tijd voor jezelf en ga je gefocust te werk? Hoe voorkom je een tijdtekort? Daarvoor zijn de volgende tips.

Kijk vooruit: wanneer komen er momenten van te weinig tijd?

De ene periode is drukker dan de andere, en daardoor heb je het ene moment waarschijnlijk meer een gevoel dat je tijd te kort komt dan een ander moment. Soms heb je meer werk en soms wat minder. 

Kijk daarom regelmatig vooruit in je planning en agenda om je voor te bereiden op periodes waarin er meer op je bordje komt. In de marketing heb je als strateeg veel op je bord aan het eind van het jaar, omdat dan veel jaarplannen gemaakt worden. Als accountant zal je het druk hebben in de periode dat men belastingaangifte moet doen. Werk je in een strandtent, dan zal er topdrukte zijn bij goed weer. Maar het hoeft niet met het seizoen te maken te hebben: als je weet dat er binnenkort nieuwe klanten of cliënten starten, dan zal je waarschijnlijk ook meer te doen krijgen.

Denk eens na wanneer er voor jou periodes zijn dat er veel op je bord ligt, want dan kun je hierop anticiperen. Hoe je dat doet? Met de tips die hieronder volgen.

Werk met een planning

Een planning is cruciaal, juist als je het druk hebt. En ja: goed plannen is vaak ook het eerste waar je mee stopt bij te veel drukte. Beloof bij deze aan mij dat je dat voortaan niet meer doet ;-).

Maak op vrijdag of maandag een planning voor je week en bepaal wat je gaat doen. Lees meer over het maken van een basis planning en een weekplanning.

Werk met tijdsinschattingen

Werk bij het maken van je planning met tijdsinschattingen: hoe lang verwacht je over elke taak te doen? Zo weet je direct al of er te veel op je bord ligt deze week of niet. Als je planning te vol is, onderneem dan direct actie door taken vooruit te schuiven of door nee te zeggen.

Met de handige app Toggl kun je je tijd bijhouden, zodat je beter leert hoeveel tijd taken jou kosten. Zo leer je wat je kunt doen op een dag, waardoor je steeds beter kunt plannen.

Maak tijd voor de belangrijkste dingen

Als er taken geschrapt moeten worden, dan wil je de taken schrappen die voor jou het minst belangrijk zijn. Maar welke taken zijn dat eigenlijk?

Door doelen te stellen voor jezelf, bepaal je eigenlijk wat er belangrijk is: alles wat jou dichter bij dat doel brengt. Stel bijvoorbeeld SMART doelen voor jezelf op.

Kijk ook naar de verantwoordelijkheden die je hebt: wat is jouw functie en waar ben je verantwoordelijk voor? Wat MOET er goed (blijven) gaan? Dat mag voorrang krijgen.

Bepaal vervolgens welke taken jou het meest richting je doelen brengen of het meest ervoor zorgen dat je je verantwoordelijkheden volgt. Gebruik daarbij bijvoorbeeld de prioriteitenmatrix.

Zorg dat je minder hoeft te doen

Tot slot misschien wel de allerbelangrijkste tip van dit blogartikel: zorg ervoor dat je minder hoeft te doen. En dat kan op heel veel manieren:

• Zeg nee. Je kunt niet alles, en de ander vat dit meestal echt niet persoonlijk op.
• Delegeer. Kan een collega het doen? Kan de klant het zelf doen met een beetje uitleg?
• Stel uit. Niet alles hoeft nu. Zie ook de eerdere tips uit deze blog :-).
• Stop. Niet alles wat je nu altijd doet, hoeft iets te zijn wat je in de toekomst doet. 
• Automatiseer. Kan een computer jouw taken overnemen? Denk hierbij vooral aan simpele, steeds terugkerende taken.
• Sla over. Misschien kun je een wekelijkse check een keertje overslaan.
• Besteed uit. Kan iets of iemand anders het voor je oplossen met een kleine investering? Bijvoorbeeld een salade bestellen in plaats van koken, of een boekhouder inhuren i.p.v. zelf je financiën op orde brengen.

Lukt het jou niet goed om je taken van je planning gedaan te krijgen doordat je te weinig tijd hebt? Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt gratis het mini e-book: ‘Het lukt me niet… Zo voer je wél taken uit’ met daarin 8 praktische tips om meer gedaan te krijgen!

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis mini e-book ‘het lukt me niet’!)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Mevrouw Structuur en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS het mini e-book ‘Het lukt me niet… Zo voer je wél taken uit’!