Multitasken kun je maar beter niet doen, toch? Maar waarom eigenlijk niet? En hoe komt het dat je het tóch constant doet? (Terwijl je het misschien niet eens doorhebt!) In deze blogpost leg ik je er alles over uit! En daarnaast geef ik ook tips om multitasken te verminderen.

Wat is multitasken

Multitasken is volgens het woordenboek: het uitvoeren van meerdere handelingen of processen tegelijkertijd. Maar de meeste dingen kun je nooit écht tegelijkertijd doen. Daarom wordt multitasken in de wetenschap uitgelegd als het afwisselen van je aandacht tussen twee taken (Salvucci, Taatgen & Borst, 2009). En soms is die wisseling heel snel, maar soms ook heel kort. Zo is luisteren en aantekeningen maken een voorbeeld van multitasken waarbij je waarschijnlijk om de zoveel seconden van taak wisselt, maar als je een schoolopdracht aan het schrijven bent en tegelijkertijd je mail bijhoudt, wissel je waarschijnlijk eerder elke zoveel minuten van taak. Ook dat is multitasken. Zo lang je twee verschillende taken afwisselt, en dus niet één taak afmaakt voordat je aan de volgende begint, doe je aan multitasken.

Waarom is het niet handig

Diezelfde onderzoekers (Salvucci et al., 2009) leggen ook uit waarom multitasken niet handig is: het kost veel meer tijd dan wanneer je taken één voor één zou afronden. Het proces dat zich afspeelt is namelijk:

  • Je bent met een taak (1) bezig
  • Je wordt aangespoord om een andere taak (2) te gaan doen (door jezelf dan wel door een ander)
  • Je sluit taak 1 als het ware even af, wat tijd kost
  • Je begint met taak 2
  • Ondertussen probeer je te onthouden wat je bij taak 1 ook alweer aan het doen was
  • Je bent klaar met taak 2
  • Je bedenkt wat taak 1 ook alweer was en wat je moest doen
  • Je gaat verder met taak 1

Dit hele schema kost soms een paar seconden, als je maar heel kort van taak wisselt, zoals bij bijvoorbeeld het aantekeningen maken, maar het kan ook veel langer duren. Als je je mail checkt terwijl je eigenlijk met je schoolopdracht bezig moet zijn, merk je vast zelf ook dat je er vervolgens weer even “in moet komen”. Al die extra tijd maakt dat je uiteindelijk veel langer over taken doet als je ze door elkaar uitvoert!

Als je multitaskt, word je afgeleid

Als je multitasken uitlegt als het afwisselen van taken, dan spreekt het voor zich dat je niet zomaar van taken wisselt. Je aandacht wordt door *iets* getrokken waardoor je met de ene taak stopt en met de andere begint. Je wordt afgeleid! En er zijn twee manieren waarop je afgeleid kunt worden:

  • Door anderen: iemand spreekt je aan, je krijgt een melding van een e-mail, je wordt gebeld etc.
  • Door jezelf: je bedenkt je dat je nog iets moest doen, je hebt zin om iets anders te doen etc.

Wil je dus minderen of stoppen met multitasken, dan moet je er voor zorgen dat je niet meer wordt afgeleid. Niet door anderen, maar ook niet door jezelf.

Hoe voorkom je multitasken

Als je niet wilt multitasken, wil je dus voorkomen dat je afgeleid wordt door anderen en door jezelf. Afleidingen van anderen voorkomen is in veel gevallen redelijk gemakkelijk. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Je fysiek afsluiten van anderen, door in een lege ruimte te gaan zitten, aan te geven dat je niet gestoord wilt worden etc.
  • Meldingen op je laptop en telefoon uitzetten
  • Je telefoon op stil zetten
  • Of: pas reageren op anderen als je er tijd voor hebt (dus je ziet de melding wel maar je gaat er gewoon niet op in)

Voorkomen dat je jezelf afleidt is lastiger. Daarvoor is het handig om een beeld te hebben van waarom je wordt afgeleid. Hier zijn verschillende oorzaken voor en die kunnen negatief of positief zijn (Adler & Benbunan-Fich, 2013). Voorbeelden van op een positieve manier afgeleid worden zijn:

  • Extra stimulatie: de taak is te makkelijk dus je wilt er iets anders naast doen
  • Reorganisatie van je werkdruk: bijv. beginnen met de moeilijke dingen want die zijn uitdagender
  • Ontdekken: je gaat op zoek naar meer informatie over je taak 

Voorbeelden van op een negatieve manier afgeleid worden zijn:

  • Frustratie: het werkt niet, je snapt het niet, het is te moeilijk, kortom: je bent gefrustreerd en de taak beu
  • Uitputting: je hebt behoefte aan pauze
  • Hindernis: het lukt heel even niet en dus wil je iets anders doen

De onderste drie komen je waarschijnlijk het bekendste voor en dat zijn dan ook de belangrijkste redenen dat mensen gaan multitasken. Dat je je dit beseft is al een belangrijke stap in de goede richting, want dan kun je er iets aan doen! Dit zou je wat mij betreft kunnen doen wanneer je op één van de drie bovenstaande manieren afgeleid wordt:

  • Frustratie: uitzoeken hoe je de taak makkelijker kunt maken, (deels) kunt delegeren of uitvinden wie je kan helpen met uitleg dan wel uitvoering.
  • Uitputting: plan pauzes in. Maak bijvoorbeeld gebruik van de Pomodorotechniek en neem steeds na 25 minuten even 5 minuten pauze.
  • Hindernis: train je doorzettingsvermogen door te werken met concrete doelen en tussenstappen om die doelen te bereiken. Een korte termijn tussenoplossing kan zijn om dingen waar je snel door afgeleid wordt te blokkeren (bijvoorbeeld je telefoon ver weg leggen en internet uitzetten).

Afleiding als gewoonte

Volgens de bovenstaande manieren kun je afleiding die je zoekt dankzij de huidige taak beperken, maar er is nog een andere reden waardoor jij waarschijnlijk aan multitasken doet: het is een gewoonte. Ken je dat: je pakt je telefoon, gebruikt hem vijf minuten, en je vraagt jezelf vervolgens af waarom je hem eigenlijk in de eerste plaats ook al weer hebt gepakt. Want was je niet met iets anders bezig?

Dat komt omdat je telefoon een soort van verslavende werking heeft. Dat is misschien de makkelijkste manier om het uit te leggen. Een melding is een soort beloning: “YES, weer een like!”, “Eindelijk een appje terug!” etc. Je kijkt op je telefoon in de hoop beloond te worden met een melding. En juist dat er niet altijd een melding is, maakt dat je steeds weer opnieuw wilt kijken. En zo wordt en blijft het een gewoonte (Oulasvirta, Rattenbury, Ma & Raita, 2012).

Gewoontes zijn moeilijk om te veranderen en zeker dit soort gewoontes. Je krijgt waarschijnlijk regelmatig de impuls om op je telefoon te kijken, zeker als je dit gewend bent. De beste manier om hiermee te dealen is om hieraan toe te geven, maar niet constant! Plan pauzes in. Je werkt een tijdlang aan één stuk door, en daarna mag je een paar minuten op je telefoon kijken. Dit herhaal je steeds (ook hiervoor kun je de pomodoromethode gebruiken!): werken, telefoonpauze, werken, telefoonpauze. Zo voorkom je de onmogelijk te weerstaan behoefte om op je telefoon te kijken, maar kom je ook nog aan gefocust aan je taken werken toe (Rosen, Carrier & Cheever, 2013).

Ben jij een enorme multitasker of kun je dit al goed binnen de perken houden? Welke tips ga jij uitproberen?

Bewaar deze blogpost op Pinterest!

Multitasken3

 

 

 

 

Bronnen

Adler, R. F., & Benbunan-Fich, R. (2013). Self-interruptions in discretionary multitasking. Computers in Human Behavior, 29(4), 1441-1449.

Oulasvirta, A., Rattenbury, T., Ma, L., & Raita, E. (2012). Habits make smartphone use more pervasive. Personal and Ubiquitous Computing, 16(1), 105-114.

Rosen, L. D., Carrier, L. M., & Cheever, N. A. (2013). Facebook and texting made me do it: Media-induced task-switching while studying. Computers in Human Behavior, 29(3), 948-958.

Salvucci, D. D., Taatgen, N. A., & Borst, J. P. (2009). Toward a unified theory of the multitasking continuum: From concurrent performance to task switching, interruption, and resumption. In Proceedings of the SIGCHI conference on human factors in computing systems (pp. 1819-1828). ACM.

Ontvang gratis tips en updates!

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips :-). Plus nu als bonus: het gratis stappenplan 'van losse taken naar concrete planning'!

Powered by ConvertKit