Wil jij je werkdag efficiënter indelen, maar vraag je je af HOE je dat kunt doen? Ik ga je in deze blog op weg helpen en inspireren met manieren waarop jij efficiënter kunt gaan werken!

Maar eerst de basis: wat is efficiënt werken?

Voordat we in de tips duiken, wil ik bij de basis beginnen: wat is de betekenis van efficiënt werken eigenlijk? Wanneer werk je efficiënt?

Efficiënt werken houdt in dat je taken snel en slim aanpakt, waardoor je heel veel gedaan kunt krijgen binnen de tijd die je hebt. Je doet zo veel mogelijk, in zo min mogelijk tijd.

Dat zorgt ervoor dat je veel gedaan krijgt en dus sneller meer kunt bereiken. Je kunt meer bereiken in een kortere tijd, harder groeien en sneller je doelen behalen. Maar je kunt ook juist meer tijd overhouden om te ontspannen, om aan je familie en vrienden te besteden of om leuke dingen te doen.

Efficiënt werken is trouwens iets anders dan effectief werken. En stiekem vind ik effectief werken nog belangrijker. Bij effectief werken kijk je vooral naar wat de meest waardevolle taken zijn om te doen, zodat je niet alleen dingen snel doet, maar ook de júiste dingen doet. Lees ook mijn blog over effectief werken!

Werk je effectief en plan je de meest waardevolle taken in voor jezelf? Kijk dán naar hoe je die zo efficiënt mogelijk kunt uitvoeren!

Mijn 6 tips voor efficiënt werken

1. Werk efficiënter met een planning

Ik ken heel veel mensen die altijd ‘druk’ zijn. Ze zijn constant bezig met van alles en nog wat. Als je ze vraagt om iets te doen zeggen ze ‘ja’, maar vervolgens hoor je er niets meer van. Ze kunnen 100 dingen opnoemen waar ze zo druk mee zijn – maar er is niets wat ze afgerond hebben.

Als je efficiënter wilt werken, bepaal dan bewust WAT je gaat doen. En in welke volgorde. Je kunt 100 dingen te doen hebben, maar je kunt ze nooit allemaal vandaag doen. Een planning geeft je een duidelijk plan voor vandaag met daarop wat je precies efficiënt wilt doen. Zonder planning doe je al snel van alles door elkaar en maak je dingen niet af – waardoor je niet verder komt. Als je planning gemaakt is heb je nog maar een doel: alles doen wat er op die planning staat. En dat kun je vervolgens zo efficiënt mogelijk gaan doen. 

Zonder planning doe je al snel van alles door elkaar en maak je dingen niet af – waardoor je niet verder komt.

Bekijk ook mijn tips voor het maken van een planning.

2. Start je met taak – en stop met uitstellen

‘Nog even mijn mail bekijken.’ ‘Oh, ik moest nog iets vragen aan die ene collega.’ ‘Even wat te drinken pakken.’ ‘Hoe gaat het eigenlijk met de resultaten van project X?’ Zo maar wat je gedachten die je kunt hebben terwijl je eigenlijk met iets heel anders aan de slag wilde gaan.

Om efficiënert te werken, is het belangrijk om écht aan de slag te gaan met dat wat je wilde doen. Om die taak niet alsmaar uit te stellen en toch nog even iets anders te doen – maar om gewoon te beginnen. Zorg dan ook dat je zo snel mogelijk een begin maakt met de taak die bovenaan je planning staat. Waarom? Omdat het begin vaak het moeilijkst is. Omdat het begin iets is wat je gemakkelijk uit kunt stellen. Je zult merken dat als je eenmaal begonnen bent, het veel makkelijker is om verder te gaan. START dus!

3. Laat je niet afleiden door wat dan ook

Als je eenmaal begonnen bent met de taak die je wilde doen, is er één grote vijand die enorm dwars kan gaan liggen bij het voltooien van die taak: afleiding. Jep, afleiding is je vijand. Want als je afgeleid wordt, stop je met waar je mee bezig was en ga je iets anders doen. Waarschijnlijk iets wat niet op je planning staat voor vandaag en niet belangrijk is. Als je je laat afleiden ben je dan ook vaak niet efficiënt aan het werk.

Hoe je deze vijand te lijf gaat? Door hem zo veel mogelijk te blokkeren, te barricaderen. Sluit ‘m buiten. Vraag jezelf af wat dingen zijn die jou vaak afleiden – en maak het jezelf extreem moeilijk om daardoor afgeleid te worden. Leg je telefoon bijvoorbeeld heel ver bij je vandaag of zet het internet uit. Ga ver van je collega’s afzitten. Zet wat te eten en te drinken klaar voor als je trek of dorst krijgt. En ga zo maar door… Zorg dat afleiding geen kans krijgt om jou minder efficiënt te laten werken.

Vraag jezelf af wat dingen zijn die jou vaak afleiden – en maak het jezelf extreem moeilijk om daardoor afgeleid te worden.

4. Doe één ding tegelijk om efficiënter te werken

Multitasken is zó enorm verleidelijk, maar ook enorm niet efficiënt. Laat ik dat iets verder uitleggen. Multitasken is super verleidelijk, omdat je van multitasken het gevoel krijgt dat je goed bezig bent. Je komt namelijk steeds iets verder bij verschillende taken – waarmee je je hersenen een seintje geeft dat je goed bezig bent, en dus ga je ermee door. Daarom is het zo verleidelijk om even alvast iets op te zoeken wanneer je wacht tot een bestand geopend is. Of waarom je alvast begint met de volgende taak als je even niet meer weet hoe je verder moet met dat waar je eigenlijk mee bezig was.

Je komt namelijk steeds iets verder bij verschillende taken – waarmee je je hersenen een seintje geeft dat je goed bezig bent, en dus ga je ermee door.

Maar multitasken rooft je tijd van je vandaan. Doordat je met meerdere dingen tegelijk bezig bent, zijn je hersenen constant aan het wisselen tussen die dingen. Je hersenen kunnen namelijk helemaal niet twee (werk)taken tegelijk doen – ze wisselen gewoon heel snel af. En steeds als je wisselt, hebben je hersenen even tijd nodig om de ene taak af te sluiten en de andere taak op te starten. En hoewel je het niet door hebt, kost dat wel tijd. En wanneer je veel wisselt, kost dat veel tijd. Onthoud dus dit: het is ALTIJD efficiënter om één ding tegelijk te doen, dan om te multitasken.

Het is ALTIJD efficiënter om één ding tegelijk te doen, dan om te multitasken.

5. Efficiënt werken met deadlines voor jezelf

In de laatste week voor je vakantie, krijg je vaak enorm veel gedaan. Zeker als je nog heel veel te doen had. Hoe dat komt? Je vakantie is een deadline: dingen moeten voor je vakantie af, je hebt geen keus daarin, dus móet je er wel voor zorgen dat je ze gedaan krijgt. Daardoor ben je gedwongen om super efficiënt te werken.

Maar je kunt ook efficiënter werken zónder dat je bijna op vakantie gaat. Door op andere momenten óók die deadlines voor jezelf te stellen. Bepaal bewust voor jezelf wanneer je bepaalde dingen af wilt hebben, en maak er vervolgens een uitdaging van om het ook op tijd af te hebben. Door die deadlines móet je wel aan de slag – en ga je efficiënter werken. 

Bepaal bewust voor jezelf wanneer je bepaalde dingen af wilt hebben, en maak er vervolgens een uitdaging van om het ook op tijd af te hebben.

6. Versnel je werkzaamheden door te automatiseren

Werk je veel op de computer? Dan zijn er waarschijnlijk een heleboel handelingen die je elke dag opnieuw herhaalt: Je mailprogramma openen, dat ene belangrijke document erbij pakken, naar de online omgeving van jouw werk gaan, mails van klanten of cliënten beantwoorden en noem het maar op. Veel van die taken kun je een stuk versnellen door slimmer met je computer om te gaan. Denk hierbij aan:

• Jezelf sneltoetsen aanleren zodat je jouw toetsenbord kunt gebruiken om door het programma te navigeren, in plaats van je muis (met een toetsenbord gaat sneller)
• Zelf extra sneltoetsen instellen om bijvoorbeeld hele teksten in een mail te plakken, snel naar een specifieke link te gaan of een lang woord wat je vaak gebruikt sneller getypt te hebben. Hiervoor is een app als TextExpander ideaal (lees ook mijn blog over TextExpander)
• Taken helemaal automatiseren met een app als IFTTT of Zapier, zodat iets wat je nu handmatig doet, helemaal automatisch gedaan wordt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan informatie die je nu handmatig van het ene naar het andere programma overzet.

De mogelijkheden hiervoor zijn eindeloos! Wil je hiermee aan de slag maar weet je niet hoe je dit het beste aan kunt pakken of ben je technisch niet heel vaardig? Ik geef 1-op-1 Structuur Workshop Dagen waarin we samen online aan de slag kunnen gaan met jouw werkzaamheden waar mogelijk automatiseren, zodat je ze sneller gedaan krijgt. Plan gerust een gratis kennismaking om de mogelijkheden te bespreken!

Dit waren mijn tips om aan de slag te gaan met efficiënter werken, die jou hopelijk gaan inspireren om meer te bereiken in de tijd die je hebt – waardoor je meer tijd overhoudt óf juist meer kunt doen in de tijd die je hebt. Kun jij nog een extra steun in de rug gebruiken? Dan heb ik nog iets voor je wat jou gaat helpen om efficiënt te werken en productief te zijn:

In 5 stappen efficiënter werken op een dag?

Krijg gratis mijn checklist om in 5 stappen naar een productieve dag te gaan bij aanmelding voor mijn e-mails. Hiermee help ik je stap voor stap om jouw dag optimaal in te richten voor productiviteit. Deze checklist is exclusief voor mijn e-mail abonnees. Meld je nu aan en kom bij de club van 4.000 efficiënte lezers:

Meld je aan voor e-mails en ontvang gratis checklist voor een productieve dag!

Wil jij meer uit je dag halen en productiever worden? Meld je aan voor mijn e-mails met productiviteitstips en je ontvangt daarbij gratis toegang tot de checklist ‘in 5 stappen naar een productieve dag’: