6 productiviteitsfouten die ik maakte (en hoe ik het nu anders doe!)


Niemand is perfect en iedereen maakt fouten. Ik ook! In de loop der jaren heb ik veel geleerd over productiviteit en ik werk nu dan ook heel anders dan een paar jaar geleden. Ik deel fouten die ik vroeger maakte met je, inclusief een uitleg over hoe ik het nu aanpak.

Hoe ik tegenover fouten sta

Ik ben vrij perfectionistisch op veel vlakken. Er zijn ook een aantal zaken waar ik een stuk minder perfectionistisch bij ben, maar over het algemeen doe ik dingen liefst 100% goed.

Ik zag fouten maken vroeger dan ook als falen, als persoonlijk falen. Ik deed het niet goed dus ik was niet goed genoeg. Maar juist het maken van fouten deed me inzien dat fouten maken 1) weinig zegt over jou als persoon en 2) het je juist de mogelijkheid geeft om te verbeteren in de toekomst. Om dingen anders of beter te doen. Ik probeer nu dan ook minder perfectionistisch te zijn (hier vind je mijn tips daarover).

Ook op het gebied van productiviteit heb ik genoeg fouten gemaakt. Daarmee bedoel ik vooral dat ik werkwijzen heb gehad die me niet per se heel veel verder hielpen, en dat ik dingen nu heel anders aanpak. Ik neem je mee in een aantal van de fouten die ik maakte!

PS ‘fout’ is nogal rigoureus gezegd natuurlijk, want als je je best doet om productief te zijn dan is dat altijd beter dan wanneer je gewoon maar wat doet. Maar ik weet inmiddels dat ik dingen veel handiger aan kan pakken.

Productiviteitsfout #1: lijstjes maken om het lijstjes maken

Ik ben een lijstjesmens. Toen ik nog nooit van het woord productiviteit gehoord had maakte ik al lijstjes. Dat deed ik niet per se omdat ze me hielpen om productiever te zijn, maar gewoon, omdat ik lijstjes wilde maken. 

Ik bedacht vroeger ellenlange lijsten van dingen die ik wilde doen. En je raadt het al, vervolgens kwam er bar weinig van terecht.

Hoe doe ik het nu?

Ik maak nog steeds lijsten, van dingen waar ik overzicht in wil krijgen of die ik op lange termijn wil doen. Maar als het gaat om wat ik vandaag of morgen wil doen, dan werk ik liever met planningen. In een planning houd ik rekening met:

  • De tijd die beschikbaar is
  • De tijd die een taak kost
  • De lange termijn
  • Mijn doelen (ik stel prioriteiten)

Zo komt er een realistische planning uit van dingen die ik vandaag kan én wil doen. En vervolgens voer ik ook uit wat er op die planning staat.

Productiviteitsfout #2: Plannen van minuut tot minuut

Toen ik net ontdekt had wat plannen was, ging ik helemaal los. Ik plande alles wat ik te doen had van minuut tot minuut vol. Hierdoor lag er in mijn planning een grote focus op tijd. 

Rekening houden met tijd is niet verkeerd, maar daardoor hield ik geen rekening met dat iets ook weleens langer kon duren en al helemaal niet met het feit dat een taak op het ene moment langer kan duren dan op het andere moment. Ik plande ook geen ruimte voor pauzes. En wat dacht je van ruimte voor ad hoc taken die tussendoor kunnen komen?

Hoe doe ik het nu?

Ik plan nog steeds vaak met tijd, maar absoluut niet van minuut tot minuut. Als ik op tijd plan dan doe ik vooral aan timeblocking: ik wil binnen nu en 2 uur deze taak afgerond hebben en daar ga ik me dus volledig op focussen.

Daarnaast zorg ik ervoor dat ik niet álles volplan, zodat het oké is als iets toch net wat langer duurt of als er een spoedactie tussendoor komt.

Tot slot houd ik rekening met mijn energielevels. Zo heb ik in de ochtend de meeste energie, waardoor ik de moeilijkste taken, waarvoor ik de meeste focus nodig heb, zoveel mogelijk dan plan. De routinetaken en makkelijkere taken plan ik bijvoorbeeld na de lunch, dan voel ik me altijd wat minder energiek.

Productiviteitsfout #3: Niet voldoende energie hebben

Mooi bruggetje naar de derde productiviteitsfout die ik maakte: te weinig energie hebben. In het blogartikel over goed slapen deelde ik al dat ik vroeger moeite had met slaap. Om precies te zijn, ik had moeite met genoeg uren slapen.

Te weinig slaap heeft héél veel effect op je energie. Doordat ik te weinig sliep, voelde ik me suf. En door dat energietekort liet ik me veel sneller afleiden door makkelijkere, aantrekkelijkere dingen en had ik weinig focus op dat wat ik wilde bereiken. Alles duurt dan veel langer!

Hoe doe ik het nu?

Ik ben me nu heel bewust van mijn energie, doordat ik weet hoe het voelt als ik wél genoeg energie heb.

Ten eerste zorg ik er nu voor dat ik genoeg slaap, mijn tips daarvoor deelde ik al in dit blogartikel.

Verder zorg ik ervoor dat ik redelijk gezond eet (dit is wat ik daarvoor aanhoud) en regelmatig beweeg. Tijdens mijn werk zit ik nagenoeg de hele dag stil en als ik voor Streets Ahead bezig ben ook. Ik beweeg dus nog steeds te weinig, maar probeer in ieder geval wat stappen te zetten elke dag en ik loop minimaal 2x per week hard.

Tot slot merk ik dat regelmatig mediteren me ook meer energie geeft, het is dan rustiger in mijn hoofd waardoor ik ook meer focus heb.

Productiviteitsfout #4: Alle meldingen aan

Ik herinner me nog de periode waarop ik van alle inkomende mails een melding kreeg. Waarbij ik dan zo’n rode cirkel op het scherm van mijn telefoon zag met het aantal ongelezen mails daarin.

Ik weet ook nog dat ik daar onrustig van werd, al had ik dat toen totaal niet bewust door. Ik werd toen sowieso constant afgeleid, want van álles kreeg ik een melding. En een aantal jaar terug kreeg ik gerust 500 WhatsApp berichten op een dag (dat mis ik nu als kiespijn ;-) ).

Hoe doe ik het nu?

Ik laat me nu stukken minder afleiden door anderen. Om te beginnen staat mijn telefoon ongeveer altijd op stil, waardoor ik zelf moet kijken om de berichten van anderen te zien. 

Ik heb de meeste notificaties op mijn telefoon ook uit staan, dus die zie ik pas als ik de betreffende apps open.

Tot slot verwijder ik ook constant apps, zodat ik me er helemaal niet meer door af kan laten leiden. De meeste social media apps zijn bijvoorbeeld weg. Alleen Instagram haal ik eraf en zet ik er weer op als ik het weer wil gebruiken. 

Doordat ik nu een stuk minder gestoord wordt dan vroeger, kan ik me veel beter focussen op dat wat ik wil doen. In deze blogpost geef ik al mijn tips om je minder af te laten leiden. 

Productiviteitsfout #5: Altijd een volle mailbox

Mijn mailbox was over het algemeen een punt van on-productiviteit. Een heleboel mails erin, de helft gelezen, de helft ongelezen, en met alle mails ‘moest ik denk ik nog wat’. Ik ontving een hoop onzin en besteedde daar véél te veel tijd aan. Totaal niet nodig en totaal niet productief.

Dat ik me ook kon afmelden van nieuwsbrieven leerde ik al sneller, maar écht effectief omgaan met mail doe ik nu pas ongeveer 1,5 jaar.

Hoe doe ik het nu?

Er zit een top werkend systeem in mijn mailbox, en elke keer als ik mijn mailbox open maak ik deze helemaal leeg. Mijn mailbox staat niet standaard open, en als hem open gaat verwerk ik direct alle mails. Zo weet ik precies wat er speelt en wat ik nog moet doen, zelfs met mails waarbij meer actie vereist is. Ook ben ik veel minder tijd kwijt aan e-mail dan voorheen, terwijl ik wel meer belangrijke e-mails ontvang. In mijn artikel over je mailbox organiseren lees je er meer over.

Productiviteitsfout #6: Werken zonder doel

Productief zijn, dat is toch zoveel mogelijk doen in zo min mogelijk tijd?! Dat dacht ik eerst. Doelen stelde ik niet, want het ging er gewoon om dat ik zo veel mogelijk deed. Ongeacht of het nu effectief was of gewoon totale onzin. Ik dacht niet na over of dingen mij dichter bij mijn doelen zouden brengen. Ik dacht ook niet na over of ik dat wat ik gepland had überhaupt wel moest doen. Ik plande gewoon alles waar ik zin in had.

Ik was niet productief, ik maakte lijstjes en planningen. Dat zijn echt twee hele verschillende dingen.

Hoe doe ik het nu?

Productief zijn is zeker niet gewoon zo veel mogelijk doen in zo min mogelijk tijd. Natuurlijk is het productief om veel te doen, maar wel alleen als de dingen die je doet effectief zijn. Als ze je dichter bij je doel brengen.

Nu stel ik doelen voor héél veel dingen en denk ik bij alles wat ik doe na over waarom ik het doe en of dit het meest effectieve gebruik van mijn tijd is op dat moment.

Bij alles denk ik: Draagt dit bij aan waar ik naartoe wil? Moet ik dit écht doen?

In mijn e-book Plan jouw jaar heb ik een uitgebreid plan uitgewerkt voor hoe je doelen kunt bedenken en hoe je deze dan kunt stellen, en je dag zo kunt plannen dat je er elke dag mee aan de slag kunt gaan. Deze methode gebruik ik zelf ook en dat werkt top bij het maken van een effectieve planning.

Welke productiviteitsfout maakte jij in het verleden? Hoe doe je het nu anders?

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It

 

Ontvang gratis tips en updates (incl. stappenplan productieve dag!)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus een gratis 5 stappenplan voor een productieve dag!

Een reactie plaatsen