Weekplanning maken: zo pak je dat aan! [8 voorbeelden + 4 stappen]


Er gaat letterlijk géén week voorbij zonder dat ik een weekplanning maak. Ik maak weekplanningen voor mijn baan, voor mijn bedrijf en voor privé. Dat geeft me enorm veel overzicht in wat ik wil doen én vooral: KAN doen in een week. Maar hoe kun je een weekplanning maken en welke hulpmiddelen kun je daarvoor gebruiken? Ik deel tips en voorbeelden om mee aan de slag te gaan, zodat JIJ ook simpel en snel een weekplanning kunt maken voor meer rust & overzicht!

Wat is een weekplanning?

Tsja, in basis is een weekplanning niets meer en niets minder dan een plan voor wat je in de komende week wilt gaan doen.

Maar een planning is voor mij iets anders dan een to do lijst. Ik zie een to do lijst als een mogelijk eindeloze lijst van dingen die je wilt doen, maar waar geen overzicht in is aangebracht. Er zijn geen prioriteiten bepaald en er is niet nagedacht over wat eigenlijk wanneer moet én kan gebeuren.

Bij een planning heb je dat allemaal juist wel gedaan. Je hebt gekeken wanneer je tijd hebt om bepaalde taken te doen, je weet wat je wilt doen (namelijk de belangrijkste taken) en hoe lang je denkt dat dat duurt, en je hebt dit samen in een overzicht gezet voor een specifieke periode. Bij een weekplanning is die periode natuurlijk een week.

Je hebt gekeken wanneer je tijd hebt om bepaalde taken te doen, je weet wat je wilt doen (namelijk de belangrijkste taken) en hoe lang je denkt dat dat duurt, en je hebt dit samen in een overzicht gezet voor een specifieke periode.

Waarom is een weekplanning maken waardevol?

Ik raad je ALTIJD aan om nóóit alleen een planning te maken voor vandaag. De reden daarvoor is simpel: dan plan je heel snel véél te veel in. Ik weet namelijk zeker dat je genoeg taken kunt bedenken om meerdere dagen mee te vullen (en sommigen zouden zelfs weken of maanden al kunnen vullen). Als je al die taken probeert vandaag te doen, eindig je elke dag ontevreden, want: wéér niet gedaan wat je wilde doen.

Een weekplanning maken zorgt voor overzicht

Door niet alleen een planning van je dag, maar van je hele week te maken, heb je overzicht in wat jou deze week te doen staat en hoe druk je het hebt. Hierdoor weet je wat je te doen staat én ook wat je NIET kunt doen – simpelweg omdat je planning vol zit. Bovendien kan dit overzicht ervoor zorgen dat je taken minder uitstelt, want je ziet welke taken er alweer gepland staan voor de dagen erop, dus MOET het wel vandaag omdat iets anders niet af komt.

Een weekplanning dwingt je om vooruit te denken

Als je een planning maakt die meer op de lange termijn gericht is (meer dan alleen een simpel lijstje voor wat er NU moet gebeuren), denk je meer vooruit. Je ziet dat je vrijdag een presentatie moet geven en dat er donderdag de hele dag afspraken gepland staan, dus dat je presentatie op woensdag al gereed moet zijn. Hierdoor kun je jezelf een hoop stress besparen!

Met een weekplanning kun je makkelijker prioriteiten stellen

Doordat je vooruit denkt, kun je ook dingen inplannen die niet per se urgent zijn, maar wél heel belangrijk. Als je op korte termijn plant dan is het verleidelijk om te focussen op urgente taken: dingen die NU moeten gebeuren. Dat mailtje beantwoorden, die klant terugbellen, dat resultaat checken, die rapportage opsturen… Terwijl er misschien andere taken zijn die niet per se nu moeten maar wel heel waardevol zijn. Bijvoorbeeld eindelijk dat rapport maken, die nieuwe werkwijze uitproberen of die grote analyse maken.

Met een weekplanning kijk je verder vooruit en dus zie je ruimte om de echt belangrijke dingen te plannen. Lees ook zeker mijn blogartikel over de Eisenhower matrix als je meer wilt weten over de verschillen tussen urgente en belangrijke taken!

Een week is goed te overzien

Een weekplanning dwingt je om vooruit te denken, maar tegelijkertijd is een periode van een week goed te overzien. De meeste afspraken die er zullen zijn, zullen al gepland staan. De deadlines veranderen niet meer. Hierdoor heb je een goed beeld van wat er komen gaat. Zodra je weer nog een stukje verder vooruit plant, bijvoorbeeld met een maandplanning, worden dingen sneller onzeker. Er kunnen nog makkelijker taken tussendoor komen of afspraken veranderen – en afhankelijk van je werk gebeurt dat bij jou heel vaak of minder vaak.

Maar hoe maak je dan zo’n weekplanning?

8 voorbeelden om je weekplanning te maken

Eén ding wat je nodig hebt om een weekplanning te maken, is een plek om dat te doen. En de mogelijkheden daarvoor zijn eindeloos. Hieronder deel ik voorbeelden van een aantal manieren waarop je dat kunt doen, van hele simpele tot meer complexe mogelijkheden. Kijk gerust wat je aanspreekt en lees verder daarover!

Enne, heb je al een plek om je weekplanning te maken? Of maak je zelfs al een weekplanning, maar wil je dat beter leren doen? En ligt er dus al een planner voor je klaar of gebruik je al een planning app? Blijf die dan vooral gebruiken en scroll verder naar de stappen voor het maken van de weekplanning in dat wat je al gebruikt!

Weekplanning maken in de Purpuz Planner

Wil je graag een weekplanning maken op papier, en daarvoor doelen als basis gebruiken? De Purpuz Planner is ideaal als je vanuit doelen je weekplanning wilt maken, en ook direct rekening wilt houden met wat er in je agenda staat. Lees mijn blogartikel over de Purpuz Planner om te zien wat je allemaal met deze planner kunt doen!

Weekplanning maken met de Purpuz planner

Weekplanning maken in de Hema desk planner

Wil je op een simpele manier een weekplanning maken, en niet doen aan timeblocking, maar wél je taken op specifieke dagen plannen? Dan is de deskplanner van HEMA ideaal. Elk jaar brengen ze wel een nieuwe variant uit, met dezelfde inhoud. Lees mijn blogartikel over de HEMA deskplanner om te ontdekken hoe ik mijn planning maakte met de Hema desk planner.

Weekplanning maken in de HEMA deskplanner

Weekplanning maken met de bullet journal methode

Als je graag een weekplanning op papier wilt maken, maar geen zin hebt om een uitgebreide planner te gebruiken, dan is de bullet journal methode ideaal. De bullet journal methode is een werkwijze die je kunt gebruiken in elk simpel notitieboek. Het is een werkwijze voor het organiseren van alle aantekeningen die je in je notitieboek maakt, die je ook kunt gebruiken voor je weekplanning. Lees hier mijn blogartikel over de bullet journal methode.

Weekplanning maken in een bullet journal

Weekplanning maken in een notitieboek

De meest creatieve manier: zelf een planning “tekenen” in een notitieboek. Notitieboekjes met ruitjes of stippen zijn hier helemaal ideaal voor (de bullet journals van HEMA hebben stippen). Je kunt zelf bepalen wat er in je planning komt en hoeveel ruimte dit in beslag neemt. Op Instagram vind je daar héél veel inspiratie voor als je zoekt naar bijvoorbeeld #bulletjournal of #planneraddict. Ga met een lineaal, stift en fineliner aan de slag. Het kost wat tijd, maar ik word hier in ieder geval wel heel vrolijk van. En dat je alles precies zo in kunt delen als jij wil is natuurlijk een heel groot voordeel.

Creatieve weekplanning maken in een notitieboek

Weekplanning maken in Todoist

Maak je liever online een planning in een app, maar heb je nog geen app die je daarvoor gebruikt (of ben je geen fan van wat je nu gebruikt)? Dan kan ik je Todoist van harte aanraden! Todoist is by far mijn favoriete app voor het maken van een planning, omdat het simpel is om mee te beginnen maar ook een heleboel geavanceerde mogelijkheden biedt dankzij de filters en labels functionaliteiten. Lees hier mijn review van Todoist.

Weekplanning maken in Todoist

Weekplanning maken in een andere planning app

Naast Todoist zijn er nog heel veel andere planning apps die je kunt gebruiken om een weekplanning in te maken. In dit blogartikel over planning apps zet ik er een heleboel voor je op een rij. Of vraag hieronder gratis de planning app kiezen gids aan, een PDF waarin ik verschillende apps met elkaar vergelijk zodat je een keus kunt maken die bij jou past:

Planning apps kiezen gids

Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang gratis de Planning app kiezen gids!

Zoek je een geschikte planning app, maar weet je niet welke het beste bij jou past? Lees waar je over na moet denken én mijn vergelijking van 5 apps op 11 onderdelen! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot de gids:

 

Weekplanning maken in Notion

Notion is een app die zich niet makkelijk laat uitleggen. Het is in ieder geval meer een notitie app dan een planning app, maar doordat je Notion helemaal kunt indelen zoals je wilt én doordat je gebruik kunt maken van databases (waarin je op een slimme manier informatie kunt opslaan en gebruiken), kún je in Notion wel een weekplanning bouwen die he-le-maal voldoet aan jouw eisen.

Als je een zéér specifiek beeld hebt van wat jouw online weekplanning moet kunnen, handig bent met computerprogramma’s en bereid bent te leren hoe Notion werkt, dan is dit jouw methode.

Weekplanning maken in Notion

Weekplanning maken in Excel

Als laatste maar zéker niet minste staat het maken van een planning in Excel. Excel: je houdt ervan of je haat het. Ik HOU ervan. Excel is een simpel programma, maar waar je door de opzet met cellen wel veel in kunt organiseren – waaronder je planning. Als je graag online wilt plannen, en precies de informatie die je wilt kwijt wilt kunnen bij je planning, dan is Excel (of Google Sheets) ideaal.

Een Excel sjabloon voor het maken van een maandplanning vind je in dit blogartikel!

Weekplanning maken in Excel

Hoe maak je een weekplanning?

Weten wáár je een weekplanning in gaat maken, is éigenlijk pas stap 1. Want uiteindelijk is een weekplanning niet succesvol door de plek waarin je ‘m maakt, maar door de manier waarop je hem maakt.

Als je dus al een plek hebt om een weekplanning te maken (of als je er al één maakt), wissel dan ook vooral NIET gelijk van plek omdat je hierboven iets zag wat je aanspreekt, maar probeer eerst de manier waarop je je huidige planning gebruikt te verbeteren met behulp van de onderstaande stappen!

Stap 1: Pak je takenlijst erbij (of doe een braindump)

Oké, dus je heb je planner klaarliggen of je planning app open staan. En nu?! Nou, zorg eerst dat je weet wat je mogelijk allemaal wilt doen. Misschien heb je dat al ergens staan, bijvoorbeeld op een losse to do lijst. Zo niet, doe dan een braindump: “dump” alles wat er in je hoofd (je “brain”) zit over wat je nog moet of wilt doen op papier.

Stap 2: Bepaal hoeveel tijd je hebt om deze week aan je taken te werken

Als je een planning wilt maken voor een hele week, is het goed om na te denken over hoeveel tijd je deze week eigenlijk hebt om taken van die planning uit te voeren. Hoeveel afspraken heb je? Ben je een dag vrij? Moet je een keer eerder weg? Heb je een collega beloofd hem of haar ergens mee te helpen? Bekijk per dag hoeveel tijd je hebt.

Houd daarbij ook rekening met hoeveel taken je verwacht dat er nog onverwachts tussendoor zullen komen. Als je bijvoorbeeld een klant hebt die elke week wel een vraag stelt, houd er dan alvast rekening mee dat je die tijd niet kunt gebruiken om iets anders te doen.

Stap 3: Bepaal welke taken je wilt gaan doen

Nu is het tijd om je lijst met taken en de beschikbare tijd te gaan combineren: bepaal welke taken van je takenlijst, je allemaal deze week wilt doen. Denk daarbij na over hoe lang je verwacht met elke taak bezig te zijn (lees ook mijn blog over tijdsinschattingen als je hier meer over wilt leren).

Zorg ook dat je ALLE taken erop zet en vergeet dingen als reistijd, voorbereidingstijd, terugbeltijd en mail-beantwoord-tijd niet.

Stap 4 (optioneel): verdeel de taken over de dagen

Je kunt op twee manieren je week plannen:

  • Bepaal aan het begin van de week (of aan het eind van de vorige week) wat je de komende week wilt doen en ook specifiek wat je je op welke dag wilt doen (en eventueel zelfs wat op welk uur van de dag – dan doe je aan timeblocking).
  • Bepaal aan het begin van de week hoeveel tijd je hebt om aan je taken te werken, en welke taken je verwacht in die periode te kunnen doen. Hiermee bepaal je wat je precies in de week wilt doen, maar je verdeelt dit nog NIET over de dagen. Dit doe je op de dag zelf.

Het is aan jou wat hierin je voorkeur heeft. Als je gelijk alles al op dagen plant weet je precies wat je te wachten staat en zie je het ook snel als iets er niet meer bij past. Als je nog niet gelijk alles over de dagen verdeelt kun je op de dag zelf bepalen wat het meest urgent is, of waar je de benodigde energie voor hebt op dat moment. Zo ben je wat flexibeler.

Wil gelijk alles op specifieke dagen plannen, dan is het natuurlijk zaak om te bepalen welk van de uitgekozen taken, je op welke dag wilt gaan doen.

Ga verder aan de slag met een weekplanning maken

Dat is de basis voor het maken van een weekplanning! Wil je beter leren plannen? Lees dan ook mijn andere blogs over plannen, ga aan de slag met mijn planning cursus Krijg het gedaan, of werk 1-op-1 samen met mij om jouw planning vaardigheden te verbeteren.

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

Dit artikel bevat affiliate links. Dat betekent dat als jij iets koopt, ik een percentage daarvan ontvang. Je betaalt daardoor nóóit meer en ik promoot alleen dingen waar ik zelf ook echt fan van ben. Lees ook mijn disclaimer.

 

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

Plaats een reactie

3 × drie =