Tijdsplanning maken: zo doe je dat in 6 stappen (+ Excel template)


Een tijdsplanning maken: het klinkt super simpel – maar jij weet vast ook dat het in de praktijk alles behalve dat is. Want hoe weet je hoeveel tijd iets kost? En wat als er iets tussendoor komt? En hoe zorg je dat je zo’n tijdsplanning snel maakt en allemaal makkelijk bijhoudt?! Ik help je op weg in deze blog!

Wat is een tijdsplanning?

Een tijdsplanning is een plan voor jouw dag of voor een langere periode, waarbij je bewust bepaalt wát je gaat doen, en ook hoeveel tijd je daarvoor nodig hebt. Dit is wat mij betreft dé manier om zo realistisch mogelijk te plannen en niet te werken met een eindeloze to do lijst waarmee je elke dag ontevreden eindigt. Maar dan moet je ‘m wel slim gebruiken.

Tijdsplanning maken: hoe doe je dat en waar moet je rekening mee houden?

Als je een tijdsplanning maakt, dan zijn er een aantal dingen SUPER waardevol om rekening mee te houden, zodat je niet aan het eind van de dag nog niet de hélft van je planning hebt kunnen voltooien. Dit zijn de stappen om een realistische tijdsplanning te maken:

1. Bepaal voor welke periode je een tijdsplanning wilt maken

Er zit nogal een verschil tussen een tijdsplanning voor alleen vandaag, en een tijdsplanning voor de hele aankomende maand. De eerste stap bij het maken van je tijdsplanning is dan ook: bewust bepalen voor welke periode je ‘m wilt maken. Dan weet je namelijk meteen hoe veel (of beter gezegd, weinig) dingen je kunt inplannen in die periode!

2. Bepaal hoeveel tijd je hebt om aan taken te werken

Niemand kan 24 uur per dag werken. Of beter gezegd: niemand zou 24 uur per dag moeten proberen te werken, want je wordt er niet bepaald productiever van. Je concentratie is niet eindeloos, en je energielevel ook zeker niet.

En dan heb ik het nog niet eens over wat er allemaal al in je agenda staat en óók moet gebeuren, naast alle dingen op je tijdsplanning. Als je een tijdsplanning maakt en vrolijk 8 uur aan taken inplant op een 8-urige werkdag, maar daarnaast ook 3 uur aan afspraken hebt staan, dan kan ik je nu al vertellen: dat wordt toch behoorlijk lastig om die tijdsplanning te volgen…

3. Houd ruimte vrij voor ad hoc taken

Ad hoc taken zijn taken die onverwacht tussendoor komen, en dus tijd in beslag nemen van jouw dierbare tijdsplanning. Afhankelijk van je verantwoordelijkheden kun je veel of weinig te maken hebben met ad hoc taken – en het is goed om je daarvan bewust te zijn.

Als het bijvoorbeeld jouw taak is om de telefoon op te nemen en je bent daar elke dag zeker 2 uur mee kwijt, dan heeft het absoluut geen zin om voor die 2 uur andere taken in te plannen.

Plan dan niet alle 8 uur van je werkdag in, maar plan er slechts 6 in! Lees hier nog meer tips voor het omgaan met ad hoc taken.

4. Weet precies wat je wilt doen

Als je een tijdsplanning wilt maken, is het cruciale onderdeel daarvan dat je daadwerkelijk TIJD plant. En daarvoor moet je dus weten hoeveel tijd je ergens voor wilt plannen.

Weten hoeveel tijd je ergens voor nodig hebt begint bij het duidelijk omschrijven van de taak. Als ik als taak inplan “Blogs schrijven”, dan is het super lastig om in te schatten hoeveel tijd ik daarvoor nodig heb. Hoeveel blogs wil ik schrijven? Heb ik de onderwerpen al bedacht of moet ik dat nog doen? Wil ik ze alleen schrijven of ook bijbehorende foto’s maken en bewerken, en de blog klaarzetten op de website? Door je taken duidelijk te omschrijven wordt het makkelijker om een goede tijdsplanning te maken.

HEMA notitieboek voor het maken van een tijdsplanning met kop koffie en horloge

5. Schat in hoeveel tijd je nodig hebt voor elke taak die je wilt doen

Bekijk elke taak op je planning en schrijf of typ erbij hoeveel tijd je denkt nodig te hebben voor die taak. Houd daarbij rekening met de “planning fallacy”. Die houdt in dat je vaak véél te optimistisch tijd inschat voor jezelf. Als je nog niet vaak tijd hebt ingeschat, doe je inschatting dan gerust x2. Dus denk je dat je één uur nodig hebt, schrijf 2 uur op.

Lees ook mijn tips voor het inschatten van tijd!

6. Maak de tijdsplanning

Tijd voor de laatste, belangrijkste stap: maak je tijdsplanning compleet! Zet elke taak op de gewenste plek en zorg dat je niet te veel en te weinig taken inplant, gebaseerd op hoeveel tijd je hebt om eraan te werken (minus de tijd die je denkt nodig te hebben voor ad hoc taken), en de tijd die je denkt dat je taken gaan kosten.

Ben je nog op zoek naar een goede plek om je planning te maken? Mijn favoriete app hiervoor is Todoist, maar bekijk ook vooral mijn blog over planning apps of planmethodes voor meer inspiratie. Of gebruik de Excel methode die ik hieronder beschrijf!

Tijdsplanning maken in Excel

Ik ben gróót fan van Excel. Ik kan het voor héél veel dingen gebruiken (en dat doe ik dan ook). Heel lang hebben we op mijn werk als online marketeer Excel gebruikt als basis planning voor het team van 10-20 personen en dat werkte wat mij betreft super goed. Hoewel ik verder veel Todoist gebruik, pak ik Excel er nog steeds graag bij als ik een project wil plannen of overzicht wil creëren.

Ontvang gratis tips en updates (incl. Excel bestand)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus: Excel bestand voor je maandplanning!

Powered by ConvertKit

Wil jij ook een tijdsplanning maken in Excel? Dan kun je daarvoor mijn Excel maandplanning template gebruiken! Dit template is één Excel bestand dat bestaat uit 3 onderdelen:

  • Agenda tabblad waarin je in kunt vullen hoeveel tijd je elke dag hebt om te besteden aan jouw tijdsplanning.
  • Takenlijst tabblad waarin je jouw taken in de Excel tijdsplanning kunt invullen en koppelen aan de gewenste dag waarop je ze uit wilt voeren.
  • Maandoverzicht waarin je jouw Excel tijdsplanning voor de hele maand kunt bekijken en kunt zien op welke dagen je te veel of nog niet voldoende taken hebt ingepland, op basis van de andere twee tabbladen!

De uitleg over het template vind je in mijn blog over het maken van een maandplanning. Meld je aan voor mijn e-mails en ik stuur je gratis het template toe (en je ontvangt +/- wekelijks een e-mail met extra tips, inspiratie en motivatie over plannen en productiviteit!). Vul het formulier in:

Ontvang gratis tips en updates (incl. Excel bestand)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus: Excel bestand voor je maandplanning!

Powered by ConvertKit

En wil je volgens een super duidelijke werkwijze aan de slag met realistisch plannen én doen wat er op je planning staat? Dan is de online cursus Krijg het gedaan iets voor jou! Hierin komen alle stappen uit dit blogartikel en nog veel meer aan bod, en leg ik op video precies uit HOE je alles doet. Ook laat ik zien hoe ik zelf een tijdsplanning maak in Todoist, door middel van een heleboel uitleg video’s! Lees meer over wat je kunt verwachten van de cursus:

 

 

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

Plaats een reactie

2 + negen =