Iets wat je écht tijd kan besparen is het batchen van taken. In dit artikel leg ik uit wat taken batchen is, wanneer je het toe kan passen én waar je rekening mee moet houden als je ermee aan de slag gaat!

Wat is taken batchen?

Taken batchen is het uitvoeren van meerdere soortgelijke of zelfde taken achter elkaar. Dit doe je om tijd te besparen: door dezelfde taak vaker te herhalen, is er geen tijd nodig voor het opstarten en afsluiten van de taak. Daarnaast weet je door de herhaling precies wat je moet doen en gaat de uitvoering sneller.

Een goed voorbeeld vind ik zelf altijd in het maken van foto’s voor mijn blog. Wanneer ik foto’s ga maken, maak ik meestal een hele rits foto’s die ik voor de komende artikelen kan gebruiken. Het proces van het maken van een foto voor een artikel bestaat namelijk grofweg uit de volgende stappen:

  1. Wachten op acceptabel licht
  2. De camera pakken en eventueel opladen
  3. De fotospullen klaarleggen
  4. Bedenken wat er op de foto dient te komen
  5. De foto’s maken
  6. De spullen opruimen
  7. De camera op de laptop aansluiten en de foto’s overzetten; daarna de camera opruimen
  8. De foto’s bewerken

Wanneer ik meerdere foto’s tegelijk maak, hoef ik stap 1, 2, 3, 6 en 7 maar één keer te doen in plaats van steeds opnieuw voor elke blogpost. Daarnaast bedenk ik vaak meerdere ideeën voor foto’s als ik eenmaal bezig ben, dus dat gaat sneller. Tot slot gaat zelfs het bewerken van foto’s sneller, want ik hoef het programma maar één keer op te starten. Doordat ik de taak steeds herhaal, weet ik ook beter hoe het moet en gaat het ook nog eens sneller.

Taken gaan dus sneller omdat je soortgelijke taken achter elkaar herhaalt. Dat heeft twee oorzaken:

  • Je hebt maar één keer opstart- en afsluittijd nodig (bijv. openen programma, spullen klaarleggen);
  • Doordat je het vaker herhaalt, weet je precies wat je moet doen en gaat de uitvoering sneller.

Welke taken kun je batchen?

Er zijn héél veel verschillende taken die je kunt batchen. Hieronder zal ik voor werktaken, huishoudelijke taken, studietaken en blogtaken een aantal ideeën geven over zaken die je zou kunnen batchen.

Op je werk

Ik ga er hierbij even vanuit dat je op kantoor en achter een computer werkt, omdat bij dit type baan een aantal zelfde soort taken terugkomen, ook al werk je in hele diverse functies. Denk hierbij aan:

  • Mail verwerken
  • Rapportages bijwerken
  • Updates versturen
  • Facturen versturen
  • Presentaties voorbereiden
  • Resultaten monitoren

Al van dit type taken kun je bundelen en in één keer doen. Mail is hierbij het meest duidelijke voorbeeld wat bij zo goed als elke kantoorbaan terugkomt. Het is veel sneller om een of twee keer per dag in één keer al je mail weg te werken, dan constant meteen reageren wanneer je een melding krijgt. Zet die meldingen uit en bepaal een aantal tijdstippen waarop jij je mail verwerkt. In deze blogpost vind je nog meer tips voor het effectief verwerken van je mail.

In het huishouden

In het huishouden zijn er ook een aantal taken te bedenken die veel sneller gaan wanneer je ze achter elkaar doet. Denk hierbij aan:

  • Koken
  • Wassen en strijken
  • Stoffen

In één keer een paar wasmanden wegstrijken is sneller dan elke dag eentje, omdat je niet steeds opnieuw de strijkplank klaar hoeft te zetten en het strijkijzer op hoeft te laten warmen. Grote porties koken voor een paar dagen is sneller dan elke dag opnieuw koken. Bedenk zo eens bij elke taak die je doet of deze niet efficiënter kan door meer van hetzelfde in één keer te doen.

In het huishouden zullen ook al taken zijn waarbij je dit principe standaard toepast (dat hoop ik althans). Zo zal je waarschijnlijk niet elke dag één kamer stofzuigen, of elke dag één raam wassen. Waarom doe je dat misschien wel met koken?

Tijdens je studie

Elke studie is heel anders én iedereen leert op een andere manier. Daarom is het lastig om hier alvast voor jou inhoudelijke taken neer te zetten die je kunt batchen. Maar een aantal zaken die je bijvoorbeeld in één keer kunt doen zijn:

  • Aantekeningen van lessen uitwerken
  • Samenvattingen maken

Aantekeningen van lessen gaan sneller in één keer omdat je niet steeds opnieuw je laptop erbij hoeft te pakken, maar ook niet steeds hoeft te bedenken wat je wel en niet wilt meenemen voor bijvoorbeeld je tentamen. Samenvattingen maken wil je zoveel mogelijk in één keer doen zodat je niet steeds hoeft terug te kijken hoever je gekomen was en wat je al geleerd had. En ga zo maar door. Ook voor de manier waarop jij leert is er vast en zeker iets te bedenken wat je het beste zo vaak mogelijk kunt batchen.

Als je blogt

Voor bloggen heb ik eerder al het voorbeeld gegeven bij het maken van foto’s. Maar er zijn genoeg andere dingen in het bloggen die je ook met gemak kunt batchen. Denk bijvoorbeeld aan: 

  • Ideeën bedenken (doe één grote brainstorm)
  • Artikelen schrijven
  • Artikelen controleren en inplannen
  • Video’s maken

Hierbij gaat het er dus om dat je niet één blogpost helemaal maakt, maar meerdere door elkaar. Je bedenkt eerst voor meerdere blogposts ideeën, dan schrijf je ze, dan maak je foto’s, en dan controleer en plan je ze allemaal achter elkaar in. Dat achter elkaar schrijven werkt voor mij vooral fijn omdat ik dan in een flow kan raken, waarbij ik mega productief ben. Het afgeleid worden door “waar zal ik eens over schrijven” mij daar helemaal uit kan halen.

Hoe kun je taken batchen?

Het idee is natuurlijk simpel: je doet verschillende taken achter elkaar. Dat kun je nog effectiever doen wanneer je werkt met een planning en goede voorbereiding. Voor sommige taken geldt namelijk dat eerst een andere taak voltooid moet zijn, voordat je ermee kunt beginnen.

Werk met een planning

Ook bij batchen komt een planning van pas. Als je wilt starten met het batchen van taken, kun je deze gebruiken om te bekijken welke taken jij herhaaldelijk doet en dus zou kunnen batchen. Maak hier bijvoorbeeld een aparte lijst voor, waarbij je wat meer tijd kunt plannen om verschillende soortgelijke taken achter elkaar te doen. Lees al mijn blogposts over planning om wat inspiratie te krijgen!

Wees voorbereid en plan vooruit

Planning komt ook van pas wanneer de ene takenbatch klaar moet zijn voordat je met de volgende begint. Denk weer aan het bloggen: eerst moeten de foto’s gemaakt zijn, daarna kun je pas het artikel helemaal afmaken en inplannen. Maar op je werk kan het ook: wanneer je meerdere presentaties tegelijk wilt voorbereiden, moet dit natuurlijk gebeuren voordat de eerste van deze presentaties gegeven moet worden. Of bij het huishouden: als je verschillende wassen achter elkaar moet strijken, moeten deze wassen natuurlijk eerst allemaal gedraaid zijn. Houd hier dan ook rekening mee bij het maken van je planning!

Welke taken batch jij al, en welke wil je vanaf nu gaan batchen?

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It

BewarenBewaren

BewarenBewaren

Ontvang gratis tips en updates!

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips :-). Plus nu als bonus: het gratis stappenplan 'van losse taken naar concrete planning'!

Powered by ConvertKit