Weet je wel ongeveer wat je moet doen, maar komt het nooit écht goed gestructureerd op papier te staan? Slingeren er overal losse blaadjes met taken rond? Of is er geen sprake van een planning, maar van een alleen maar langer wordende to do lijst? Tijd om het slimmer aan te pakken, en een goede planning te maken. Ik deel de 4 stappen die mij helpen met slim een planning maken, zodat jij overzicht hebt, wéét wat je moet doen en wanneer.

Waarom een goede planning maken?

Waarom zou je eigenlijk een goede planning maken? Je hebt toch wel in je hoofd zitten wat je moet doen?!

Nou, nee.

Je hoofd is namelijk héél goed in ideeën bedenken, maar erg slecht in het onthouden ervan. Gemiddeld gezien kunnen we maar 4 stukjes informatie tegelijk opslaan. Tegen de tijd dat jij idee of taak 5 bedenkt, vergeten jouw hersenen de eerste weer.

En zo gaat dat de hele tijd door – dat is waarschijnlijk de reden dat je hoofd vol zit als je nu geen planning maakt. Een planning maken helpt je hoofd een handje: het zorgt ervoor dat je niet bezig hoeft te zijn met wat je moet doen, of wat je wanneer wilt doen. Daardoor houd je meer ruimte over om in het hier en nu aan de slag te gaan met dat wat je als eerste wilt doen. Waardoor je dat weer sneller en beter kunt uitvoeren!

Stappenplan voor een overzichtelijke planning maken

Tijd om aan de slag te gaan! Een goede planning maken doe je met behulp van de volgende 4 stappen:

Stap 1: Weet wat er op je planning moet komen

Slingeren er nu overal losse post its rond? Of zit je planning vooral in je hoofd in plaats van dat hij op papier staat? Tijd om daar verandering in aan te brengen. Een planning werkt namelijk vooral NIET, als er náást je planning nog zes andere plekken zijn waar ook dingen staan die moeten gebeuren. Dan kun je niet vertrouwen op je planning – en ga je ‘m ook niet volgen.

Pak een lege pagina in je notitieboek erbij of een leeg document op de computer en schrijf ALLES op wat je moet of wilt doen. Denk nog niet na over wanneer iets moet gebeuren, over of het wel belangrijk is. Niets is fout. Leeg je hoofd en maak één overzicht van alle taken. Loop alle plekken waar taken rondslingeren na en voeg al die taken toe aan dat overzicht.

Stap 2: Bepaal wat belangrijk is

Als je een lange lijst hebt gemaakt van álles wat je wilt doen, dan valt je waarschijnlijk het volgende op: je wilt véél doen. Er zijn ook heel veel dingen die je kúnt doen. MAAR. Je kunt niet álles doen. En al helemaal niet op de korte termijn.

Een goede planning maken, houdt in dat je bewust bepaalt wat je gaat doen, maar ook wat je niét gaat doen. Stel jezelf bijvoorbeeld deze vragen:

1. Moet en/of wil ik deze taak doen?
2. Is de taak urgent, is er een deadline voor deze taak? (Moet het bijvoorbeeld vandaag af?)
3. Is deze taak belangrijk voor mij?

Als je een taak niet móet doen en niet wílt doen, dan kun je hem het beste maar gewoon van je lijst verwijderen. Jij zult er niet beter van worden en een ander waarschijnlijk ook niet. De taken die overblijven, kun je rangschikken op urgentie. Je bepaalt dus wat prioriteit heeft. Dat kun je op verschillende manieren doen:

• De lijst op de volgorde zetten waarop je hem gaat uitvoeren. De bovenste taak doe je dus eerst.
• Een cijfer of aantal sterren toekennen: bij een laag cijfer of veel sterren, heeft een taak veel prioriteit.
• De prioriteitenmatrix gebruiken.
• Een datum of tijdstip toevoegen waarop je wilt dat de taak af is.

Er zijn nog veel meer mogelijkheden, maar dit zijn een aantal basisopties waarmee je ongetwijfeld uit de voeten kunt.

Staan er écht heel veel taken op je lijst? Selecteer dan de taken die je op de korte termijn wilt doen eerst, bijvoorbeeld de taken die je binnen nu en een week wilt doen. En volg daarmee de rest van de stappen.

Stap 3: Schat in hoe lang de taak gaat duren

Stel dat je vanmiddag tijd hebt om taken uit te voeren van je planning. Dan heb je daar bijvoorbeeld ongeveer 4 uur de tijd voor. Maar stel dat je 10 taken voor jezelf op je planning hebt gezet. En je verwacht dat deze allemaal ongeveer een uur tijd kosten om af te ronden. Dan kan ik je nu al vertellen: dat wordt knap lastig. Want 10 uur aan taken in vier uur tijd doen – dat is niet ambitieus, dat is “Superman-eisen” aan jezelf stellen. En nou ja – je bent Superman niet…

Een cruciaal onderdeel van plannen is daarom wat mij betreft: weten hoeveel tijd je hébt om taken uit te voeren, en weten hoeveel tijd je verwacht dat de taken in beslag gaan nemen. Dat moet ongeveer met elkaar overeen komen.

Een cruciaal onderdeel van plannen is daarom wat mij betreft: weten hoeveel tijd je hébt om taken uit te voeren, en weten hoeveel tijd je verwacht dat de taken in beslag gaan nemen.

Maar tijd inschatten is best lastig. Er is eigenlijk maar één manier om beter te worden in tijd inschatten voor een taak: bijhouden hoe lang je er écht over deed, en dat vergelijken met je inschatting, om ervan te leren en het de volgende keer beter te doen.

Daar heb je nu alleen weinig aan, hè ;-).

Ga daarom nu voor de best mogelijke inschatting. Denk na over:

• Hoe lang je, volgens je herinnering, over vergelijkbare taken hebt gedaan. Stel dat je een tekst moet schrijven, hoe lang heb je eerder over het schrijven van andere soorten teksten gedaan?
• Schat tijd in voor een ander, in plaats van voor jezelf. Dat is vaak makkelijker én realistischer. Vaak schat je voor jezelf namelijk de tijd te ambitieus in (je denkt dat je sneller werkt dan je daadwerkelijk doet).
• Schat de tijd ook niet té ruim in. Zoals de Wet van Parkinson zegt: “Een taak neemt vaak de tijd in die je ervoor vrijmaakt”. Als je twee uur de tijd neemt, heb je die twee uur vaak nodig. Terwijl het misschien ook in anderhalf uur had gekund. 

Zet de tijd die je verwacht nodig te hebben voor een taak, achter de taak op je lijst.

Stap 4: Je planning écht maken (online of offline)

Als je weet wat álles is wat je wilt doen, wat het meest urgente en belangrijke is, én hoe lang je denkt nodig te hebben voor elke taak, dan kun je écht je planning gaan maken.

Een planning kun je maken op elke manier en met elke methode die je wilt gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld een papieren planning maken, met één van de volgende hulpmiddelen:

• Purpuz planner (lees hier mijn review)
• Productivity Planner
• Pretty Productive Planner
• Structuurjunkie Planner
• Bullet journal methode

Het voordeel van een papieren planner is dat je ‘m altijd naast je open kunt leggen, om goed inzicht te hebben in wat je wilt doen en wanneer.

Maar je kunt ook een planning online maken. Het voordeel daarvan is dat je ‘m altijd bij de hand hebt als je bijvoorbeeld je telefoon bij je hebt, en dat het makkelijker is om taken te verplaatsen. Maar soms kost het wel even tijd om een app onder de knie te krijgen. Voorbeelden waarmee je online een planning kunt maken:

• Todoist (mijn favoriet en wat ik gebruik; lees hier mijn review)
• Trello (lees hier mijn artikel)
• Asana
• Microsoft To Do (als je Microsoft 365 hebt)

Het gaat er niet om welke van deze methodes je gebruikt. Het gaat erom hóe je ze gebruikt. Dat áls je je planning maakt, dat ALLES er in staat, dat je het belangrijkste voorrang geeft en dat je het aantal uur plant wat past in je dag. Dat kan met élk van deze methodes.

Gebruik deze methodes om je taken er in te zetten en te plannen op de datum waarop je tijd hebt om ze af te ronden.

Wil je nog beter een planning maken, met welke methode dan ook? Dan heb ik nog iets voor je! Er staat namelijk een PDF checklist voor een haalbare planning voor je klaar, die je GRATIS ontvangt bij aanmelding voor mijn e-mails. Deze kun je opslaan en uitprinten (of online bekijken), en naast je planning houden om te checken of je er ook echt alles van gedaan gaat kunnen krijgen:

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Mevrouw Structuur en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

^{Dit artikel bevat affiliate links. Dat betekent dat als jij iets koopt, ik een percentage daarvan ontvang. Je betaalt daardoor nóóit meer en ik promoot alleen dingen waar ik zelf ook echt fan van ben. Lees ook mijn disclaimer.}