Op deze blog kan ik soms heel erg de diepte in gaan over een planning maken. Ik schrijf er immers al wel een tijdje over. In het voorjaar van 2014 kwam de eerste blogpost over plannen online. Dat is inmiddels alweer 3 jaar geleden! Oh wat vliegt de tijd. In ieder geval, misschien lees je mijn blog nog maar kort (in dat geval: welkom!) en kun je in plaats van verschillende, uitgebreide methodes juist veel beter een aantal concrete basistips gebruiken. Dat is precies wat ik in dit artikel met je ga delen. Dus daar komt het: de basis voor het maken van een planning!

Dit artikel bestaat uit drie onderdelen: eerst deel ik het basis stappenplan voor het maken van een planning. Hoe moet het en waar moet je rekening mee houden? Vervolgens deel ik mijn tips om een goede planning te maken, eentje die realistisch is en jouw productiviteit bevordert. Tot slot deel ik mijn tips voor het succesvol uitvoeren van de planning: hoe zorg je dat alles ook echt gebeurt?

Stappenplan voor het maken van een planning

Het maken van een planning kun je in vier stappen verdelen:

1. Taken verzamelen

Bij deze eerste stap is je planning niet meer dan een lijst. Schrijf op welke dingen jij allemaal moet of wil doen. Op je laptop of op papier. De volgorde maakt niet uit, daar gaan we nog mee aan de slag. Het gaat erom dat je geen taken die je nog moet doen alleen maar in je hoofd hebt zitten, maar dat je ALLES opschrijft.

2. Tijd inschatten

De volgende stap om van je to do lijst een planning te maken, is het inschatten van tijd. Hoe lang verwacht je over een taak te doen? 10 minuten? 1 uur? 3 uur? Schrijf dit op bij je taken. Ik schrijf het er vaak gewoon achter.

Misschien vind je het lastig om de tijd in te schatten. Toch is het belangrijk om dit wel doen, zo kun je namelijk zien hoeveel taken je, volgens jouw verwachting, op een bepaald moment kunt doen.

Om beter te worden in het inschatten van tijd, kun je bijhouden hoe lang je uiteindelijk over een taak doet. Zo zie je meteen of je inschatting klopte. Een aantal manieren waarop je dit kunt doen:

  • De klok in de gaten houden en ongeveer de duur van de taak opschrijven bij de taak (dit is de makkelijke, maar minst exacte weg).
  • Je tijd opmeten met een stopwatch of een app als Toggl, en dit achteraf naast je planning leggen (dit kost wat meer tijd, maar kan je wel meer en beter inzicht geven).

3. Prioriteit geven

Als je al je taken hebt opgeschreven en hebt ingeschat hoe lang je erover doet, kun je ze prioriteit geven (of niet). Bepaal voor jezelf:

  • Moet en/of wil ik deze taak doen?
  • Is de taak urgent, is er een deadline voor deze taak? (Moet het bijvoorbeeld vandaag af?)
  • Is deze taak belangrijk voor mij?

Als je een taak niet móet doen en niet wílt doen, dan kun je hem het beste maar gewoon van je lijst verwijderen. Jij zult er niet beter van worden en een ander waarschijnlijk ook niet. De taken die overblijven, kun je rangschikken op urgentie. Je bepaalt dus wat prioriteit heeft. Dat kun je op verschillende manieren doen:

  • De lijst op de volgorde zetten waarop je hem gaat uitvoeren. De bovenste taak doe je dus eerst.
  • Een cijfer of aantal sterren toekennen: bij een laag cijfer of veel sterren, heeft een taak veel prioriteit.
  • Een datum of tijdstip toevoegen waarop je wilt dat de taak af is.

Er zijn nog veel meer mogelijkheden, maar dit zijn een aantal basisopties waarmee je ongetwijfeld uit de voeten kunt.

Vind je het interessant om te lezen over prioriteiten stellen in je planning, dan raad ik je ook mijn artikel over de prioriteitenmatrix aan.

4. Je planning in elkaar zetten

Op basis van de drie stappen die je net hebt gezet, kun je een planning in elkaar zetten. Dit kun je doen voor een tijdsperiode naar keus, van een paar uur tot een week of zelfs een maand.

Doordat je hebt ingeschat hoe lang je over een taak doet, weet je hoeveel en welke taken je kunt plannen op een bepaald moment. En doordat je hebt bepaald welke taken de meeste prioriteit hebben, weet je ook welke taken je bovenaan je planning moet zetten, en welke onderaan.

Schrijf nu dus naast of onder je to do lijst met taken, tijdinschattingen en prioriteiten, je planning van tijdstip tot tijdstip. En je bent klaar!

Op mijn blog kun je nog veel uitgebreider lezen over het maken van planningen. Lees bijvoorbeeld mijn artikels over:

Wil je meer details over hoe je allerlei losse to do’s kunt verzamelen in één planning? Dan raad ik je mijn gratis minicursus ‘van losse to do lijsten naar een concrete planning’ aan!

Tips voor het maken van een goede planning

Met het bovenstaande stappenplan kun je een basisplanning in elkaar zetten. Om je planning nog beter en effectiever te maken, vind je hieronder een aantal van mijn tips om je planning verder te verbeteren.

Schat tijd realistisch in

In het boek ‘Nooit meer te druk’ staat de volgende tip om tijd realistisch in te schatten: verdubbel de tijd die je denkt voor een taak nodig te hebben, en halveer de tijd die je hebt. Dit klinkt extreem, maar zeker als je net begint met plannen kan deze vuistregel je best wel eens helpen. Een voorbeeld van hoe dat dan werkt:

Stel je wilt een planning maken voor een middag. Je hebt tussen 13.00 en 17.00 tijd, dat is 4 uur. Deze tijd halveer je, dus ga je ervanuit dat je 2 uur de tijd hebt. Je moet een samenvatting maken voor een tentamen, en je verwacht dat je hier 1 uur over doet. Maar deze tijd moet je verdubbelen, dat is 2 uur. Dan kun je dus tussen 13.00 en 17.00 mooi je samenvatting maken.

Bedenk of je liever een paar grote, of veel kleine taken op je planning zet

Je kunt een taak heel algemeen benoemen en hier veel tijd voor inplannen, of je kunt deze taak opsplitsen in allerlei subtaken, waarbij je voor elke subtaak een beetje tijd inplant. De keus is hierbij aan jou, want beide hebben voor- en nadelen. In dit artikel schreef ik hier uitgebreid over, en deel ik ook mijn ideale afweging tussen beide.

Plan ook tijd voor pauze

Je kunt niet 8 uur achter elkaar gefocust aan je scriptie werken, hoe graag je dat ook wil. Je hebt pauze écht nodig. En dat betekent niet dat je geoorloofd drie uur lang series kunt kijken, maar wel dat je niet moet vergeten om tijd te plannen voor lunch of om bijvoorbeeld halverwege de middag een kop thee te pakken en een paar bladzijden te lezen. Kun je daarna weer fris verder!

Tips voor het succesvol uitvoeren van je planning

Het opstellen van je planning is eigenlijk pas stap 1, want daarna moet je hem natuurlijk nog uitvoeren. Hoe zorg je ervoor dat je ook echt al je geplande taken afgerond krijgt? Dit zijn mijn tips.

Slik de kikker

Als het goed is heb je dit al gedaan door prioriteiten te stellen. Als je een volle planning hebt, is het makkelijk om eerst allerlei kleine klusjes af te ronden. Dan lijkt het alsof je heel productief bezig bent en kun je lekker veel afstrepen. Maar het Slik-de-kikkerprincipe werkt waarschijnlijk beter. Hierbij ga je eerst de belangrijkste taak (“de kikker”) afronden (“doorslikken”). Dit is waarschijnlijk niet per se het leukste om te doen (vandaar de vergelijking met het doorslikken van een kikker), en daarom kun je er maar beter zo snel mogelijk vanaf zijn.

Werk in pomodoro’s

Een pomodoro is een blok van 25 minuten. Zet dus een wekker die na 25 minuten af gaat, en ga aan de slag met je planning. Na 25 minuten mag je opstaan, en kun je bijvoorbeeld naar de wc gaan, wat te drinken pakken of gewoon even iets anders doen. Daar heb je vijf minuten voor, en dan begint er weer een nieuw blok van 25 minuten. Zo neem je voldoende pauze, maar werk je ook steeds 25 minuten achter elkaar gefocust. Meer informatie vind je in mijn artikel over de pomodorotechniek!

Weet hoe je moet omgaan met afleidingen

Het is niet de vraag of je wordt afgeleid, maar wanneer. Dat gok ik tenminste. Want wanneer je hebt bedacht om één ding te doen, zijn er vaak 100 andere dingen interessanter. Toch kun je afleidingen het beste tot een minimum beperken, want het is bewezen dat je productiever bent (sneller klaar) wanneer je je gewoon op één ding tegelijk focust. Unitasken dus! (Nee helaas, ook voor vrouwen is multitasken niet ideaal.) Deze tip én 8 anderen vind je in mijn artikel over afgeleid worden. Leestip om die planning afgewerkt te krijgen!

Weet hoe je moet omgaan met ad hoc taken

Je kunt nog zo’n mooie planning maken, er komen gegarandeerd taken tussendoor. Bijvoorbeeld omdat je iets vergeten bent op je planning te zetten, of omdat iemand iets vraagt wat echt zo snel mogelijk moet gebeuren. En dat is oké! Zolang je weet hoe je het beste met zo’n situatie om kunt gaan natuurlijk, zodat je planning niet helemaal in de soep loopt. Ik schreef daarom een uitgebreid artikel vol tips over het omgaan met ad hoc taken.

Ik zeg: Get set, Ready, Let’s plan! Wat is jouw basis planningtip?

Pin deze tips op Pinterest:

Ontvang gratis tips en updates!

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips :-). Plus nu als bonus: het gratis stappenplan 'van losse taken naar concrete planning'!

Powered by ConvertKit