Minicursus: van losse to do lijsten een overzichtelijke planning maken


Heb jij altijd veel te veel lijstjes en notities heeft met daarin allerlei dingen die nog gedaan moeten worden, tientallen briljante ideeën en van alles wat je nog moet vragen of vertellen tegen anderen? Dan is deze minicursus planning maken op jouw lijf geschreven. Maak korte metten met die chaos, en verwelkom overzicht in je leven!

Weg met je losse to do lijsten

Deze “minicursus in 1 artikel” is ook wel een stappenplan, wat je kunt volgen om van allerlei losse schrijfsels een overzichtelijke planning te maken. Klaar? Oké, laten we beginnen!

1. Verzamel al je lijsten

Denk na over waar je ideeën opschrijft of bewaart. Digitaal of op papier? In welke notitieboekjes en op welke apparaten? Op welke locatie? Thuis, of ook wel eens ergens anders? Verzamel alle losse, onuitgewerkte to do lijstjes en ideeën.

Ga de volgende checklist af om écht alles te kunnen verzamelen:

  • Notities en to do apps op je telefoon
  • Notities en to do apps op je tablet
  • Notities en to do apps op je laptop of computer
  • Andere documenten op je laptop of computer
  • Notitieboekjes thuis
  • Notitieboekjes op je werk/op school (in een kluisje?)
  • Losse vellen papier waar dan ook
  • Alle schrijfsels die liggen op plekken als postvakken, eettafels, bureaus of andere plekken waar rommel zich opstapelt

Wil je trouwens écht een grondige opruiming doen om niet alleen de chaos van lijstjes, maar ook andere chaos te verminderen? Lees dan ook het artikel wat ik schreef over opruimen, naar aanleiding van het boek ‘Opgeruimd’ van Marie Kondo. Daarin vind je veel handige tips!

2. Sorteer je aantekeningen

Bekijk al je verzamelde notities en stel jezelf steeds de volgende vraag:

Wil ik hier nog iets mee doen?

Losse vellen met ideeën die je allang uitgewerkt hebt of die simpelweg niet meer van toepassing zijn: gooi ze gewoon meteen weg. Maar notitieboekjes met to do lijstjes van twee jaar geleden, daar heb je nu ook niets meer aan. Doe ze weg (en als je ze toch wilt bewaren, stop ze dan in een doos op zolder zodat je er verder geen last van hebt).

In je notitie-app en in de documenten op je laptop werkt het precies hetzelfde: gooi de notities weg die je niet meer kunt gebruiken en bewaar degene die nog wel nuttig zijn.

Wees hierbij kritisch, want dat bespaart je later alleen maar tijd. Ergens “misschien ooit iets mee kunnen” = weg. Of parkeer het op een plek waar je het nog wel kunt vinden, maar die je zometeen verder in het stappenplan niet meeneemt. Je hebt nu dus maximaal vier mogelijkheden bij het uitzoeken van je notities:

  • Het is nog relevant
  • Het is nog relevant, maar niet nu, ik bewaar het voor de toekomst
  • Het is niet relevant, maar wel een herinnering, dus ik bewaar het
  • Het is niet relevant, dus ik gooi het weg

Met de voor nu relevante dingen gaan we verder, de rest geef je een plekje op zolder (of in een archief/inspiratiemap op je laptop), of in de prullenbak.

3. Kies een planmethode

Dan houd je nu aantekeningen over waar je iets mee wilt. De vraag is nu dan ook, hoe ga je hier orde in aanbrengen? Wat vind jij een fijne manier om te plannen en wat zorgt ervoor dat je ook daadwerkelijk iets doet met je ideeën? Dat kan ik niet voor jou beslissen.

Het is aan jou om te ontdekken welke planmethode het beste voor je werkt.

Maar dit betekent niet dat ik je niet op weg kan helpen. Eén van de eerste en belangrijkste keuzes in ieder geval de vraag of je dit liever op papier of online doet. Er zitten voordelen aan beide, dit zijn er een aantal:

Op papier

  • Vrijheid om te schrijven en tekenen zoals je zelf wilt
  • Makkelijk naast je te leggen en dus constant in zicht
  • Makkelijk terugbladeren naar “geschiedenis”

Online

  • Vaak synchroniseermogelijkheid, waardoor je vanaf al je apparaten kunt werken
  • Makkelijk verschuiven/verplaatsen van taken en ideeën
  • Bij wisseling van locatie hoef je niets fysieks mee te nemen zoals een notitieboek

Daarnaast kun je het natuurlijk ook fijner vinden om te schrijven, of juist niet. Weet je niet wat jouw voorkeur heeft? Kies wat jou het meest logisch en handig lijkt, en ga daarmee aan de slag. Merk je na een paar weken of maanden dat het toch niet ideaal is, probeer dan de andere manier.

Zowel op papier als online kun je nog steeds op enorm veel manieren een planning maken. Weet je nog niet wat voor jou fijn werkt, dan raad ik je aan om je in te lezen en te kiezen voor wat jou het fijnste lijkt (let wel, kies dus één methode, en ga niet verschillende dingen door elkaar doen). Probeer dit een aantal weken en maanden uit, en werkt het niet ideaal, dan switch je.

Hieronder geef ik inspiratie voor verschillende methodes waarmee je op papier en online een planning kunt maken. Lees het artikel om de methode beter te leren kennen:

Op papier

Online

Kan op papier of online

Zelf ben ik al heel lang fan van Wunderlist als het gaat om online plannen, en op papier kan ik de bullet journal methode en het werken met een weekplanning aanraden. Van de Hema notitieboekjes krijg ik altijd zin om op papier aan de slag te gaan!

3. Maak een opzet voor je planning

Op dit moment heb je allerlei dingen waarvan je een planning wilt maken, en een methode waarmee je een planning kunt maken. Je gaat zometeen dan ook al die taken in je planning verwerken, maar van tevoren is het wel handig om alvast na te denken hóe je dat gaat doen. Denk aan de volgende dingen:

Hoe ga je prioriteiten stellen?

  • Op basis van tijd: ooit, jaar, maand, week, dag
  • Op basis van belang en urgentie: belangrijk & niet belangrijk, urgent & niet urgent
  • Op basis van een prioriteitswaarde, bijvoorbeeld 1 t/m 5, waarbij 1 de hoogste prioriteit heeft en 5 de laagste.

Ga je werken met categorieën?

  • Een verdeling tussen werk, school, privé…
  • Een verdeling tussen het soort taak: sport, blog, huishouden…
  • Een verdeling op basis van locatie: keuken, slaapkamer, achter de laptop…
  • Een verdeling op basis van doel, zoals “boeken te lezen” of “ideeën voor mijn bedrijf”

Zet voor jezelf op papier hoe jij alles gaat categoriseren en onder welke categorieën je je taken gaat verdelen.

4. Ga je planning maken

Bekijk nu hoe je de prioritering en categorieën kunt verwerken in jouw planmethode. Op papier kun je verschillende lijsten bijvoorbeeld op verschillende bladzijden verwerken, en online kun je in apps vaak werken met verschillende lijsten of labels. Zet alles klaar om je planning ook daadwerkelijk te kunnen vullen met taken.

Nu komt het waarschijnlijk meest tijdrovende klusje: alles ook daadwerkelijk in de planning zetten. Als het goed is heb je dankzij je voorselectie bij stap 2 alleen nog maar relevante dingen om erop te zetten, maar dan nog is het handig als je voor het vullen de tijd neemt en dit goed doet, zodat je niets over het hoofd ziet.

Klaar? Dan is het tijd om je planning ook echt uit te voeren!

5. Houd je planning bij en blijf ideeën verwerken

Deze laatste stap is van belang zodra je je planning in gebruik neemt: houd het bij! Vink afgeronde taken af, verzet dingen waar je niet aan toe kwam en verwijder wat niet meer relevant is.

Realistische tijdsinschatting

Probeer ook een realistische inschatting te maken van wat je kunt doen en je planning hierop aan te passen. Een app die je kan helpen om meer inzicht te krijgen in hoe lang je over verschillende dingen doet, is Toggl. Ik schreef al eens uitgebreid over Toggl!

1 keer per week bijwerken

Om de boel opgeruimd te houden en nieuwe ideeën te verwerken, raad ik je aan om één keer per week je planning bij te werken. Ik doe dit zelf graag op zondag, dan kun je mooi naar de aankomende week kijken.

Ik loop dan na wat ik de afgelopen week gedaan heb en vooral wat niet, zodat ik dat in de komende week kan oppakken. Ook kijk ik naar wat er al op de planning staat en of dat realistisch is qua tijd: moet er iets af, kan er wat bij? En verder kijk ik naar wat voor nieuwe ideeën ik heb gekregen en hoe ik die in de planning ga verwerken. Lees hier meer over in mijn artikel over het bijhouden van je planning.

Werk jij met veel verschillende lijstjes? En ga je deze stappen volgen om er één geheel van te maken?

Pin deze minicursus planning maken op Pinterest:

planningmaken3

Heb jij altijd veel te veel lijstjes en notities heeft met daarin allerlei dingen die nog gedaan moeten worden, tientallen briljante ideeën en van alles wat je nog moet vragen of vertellen tegen anderen? Dan is deze minicursus planning maken op jouw lijf geschreven. Maak korte metten met chaos, en verwelkom overzicht in je leven!

Ontvang gratis tips en updates!

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips :-). Plus nu als bonus: het gratis stappenplan 'van losse taken naar concrete planning'!

Powered by ConvertKit

14 gedachten over “Minicursus: van losse to do lijsten een overzichtelijke planning maken”

  1. Heel erg fijn dit. Ik ben echt zo iemand die 10 verschillende lijstjes her en der opschrijft. Super onoverzichtelijk en soms word ik er dan ook echt gek van. Toevallig heb ik vorige week net één van die lijsten in mijn telefoonnotities opgeruimd, perfecte timing om door te zetten. Thanks voor de handige tips!

    • Haha ja dat geloof ik! Ik kan er af en toe ook een zooitje van maken en dan kan ik het beste gewoon even de tijd nemen om alles op één plek weer op een rijtje te zetten, zoals ik in deze blogpost dus schrijf, geeft zo veel meer overzicht. En ik hou van overzicht :-) En inderdaad mijn telefoonnotities zijn bij mij ook zo’n verzamelplek, die probeer ik nu elk weekend even te legen!

  2. Wat een goede tips! Ik ben een tijdje terug begonnen met het verzamelen van al mijn todo’s op één plek. Op werk gebruik ik de tasks van mijn e-mailprogramma en zolang ik daar alles in houd, gaat dat goed! Thuis probeer ik zo min mogelijk todo’s te maken, soms een lijstje op papier, maar verder niks eigenlijk.

    • Aah dankjewel! En voor studie is het zeker heel handig, daar kon ik ook hele uitgebreide lijstjes van maken om op een rijtje te krijgen wat ik nou precies allemaal nog moest doen. Succes ermee!

  3. Sinds mijn bullet-journal heb ik nog maar één plek waar ik mijn lijstjes maak en dat werkt zo ontzettend goed :)
    Echt een hele dikke aanrader om alles te bundelen!

    • Ja het bullet journal is daarvoor echt ideaal! Ook hierop gericht inderdaad, dat je alles op één plek hebt. Ik doe nu alles online maar wil binnenkort misschien wel gaan switchen want ik vond dat ook altijd enorm fijn werken!

  4. Wauw, wat een praktische en fijne tips. Vaak denk ik het plannen etc. wel onder de knie te hebben, maar het valt soms wel eens tegen, haha. Jouw blogje is een mooie spiegel, want ik heb op verschillende plekken lijstjes liggen en opgeslagen. Oeps! Zelf vind ik Wunderlist en Evernote erg fijn als het om online plannen gaat. Op papier maak ik een weekplanning in mijn notitieboekje. Op papier vind ik vooral fijn om echt zichtbaar to do’s weg te strepen, haha.

    • Haha bij mij gaat het ook nog wel eens mis hoor ;-). Maar ik heb net weer even alles opgeschoond, dit is voor mezelf ook een goede reminder :-). Ik gebruik ook graag Wunderlist en Evernote, mijn favoriete apps! En ik wissel online en papier ook graag af, heeft nu eenmaal allebei voor- en nadelen dus ik wissel om de zoveel tijd…

    • Dat heb ik ook een tijdje gebruikt! Nu niet meer maar vond het wel erg handig! Zeker voor als je verschillende lijstjes naast elkaar wilt zetten, daar is Trello ideaal voor.

Plaats een reactie