Wat is een ad hoc taak en hoe kun je daar het beste mee omgaan? In dit artikel deel ik hoe je deze ad hoc taken in je planning verwerkt én hoe je een goede balans vindt tussen ad hoc werkzaamheden en taken waar je zelf graag aandacht aan besteedt.

Wat is een ad hoc taak?

Met een ad hoc taak bedoel ik een taak waarvan je niet op voorhand wist dat je hem moest uitvoeren. Je hebt er dus geen rekening mee kunnen houden in je planning. Deze ad hoc taken moeten vaak meteen of binnen een korte tijdsperiode opgepakt worden.

Een ad hoc taak kan zowel vanuit externe factoren komen (zoals iemand die jou vraagt iets te doen, of het lek gaan van een fietsband die gemaakt moet worden) als vanuit interne factoren (je bedenkt je opeens dat je naar de tandarts moet).

Ad hoc bezigheden zijn vaak geen slechte zaak. Het kan betekenen dat je snel op anderen reageert, bijvoorbeeld op je werk of in sociale relaties, en dat wordt vaak gewaardeerd. Je laat een ander immers niet lang wachten. Maar misschien vind je het juist wel heel lastig om dit soort werkzaamheden in je dag in te bouwen. Dan is dit artikel voor jou!

Hoe ga je om met ad hoc taken?

Ad hoc taken komen overal voor: thuis, op je werk, op school, of net op het moment dat je jezelf eigenlijk een avondje vrij had gegeven. Dit soort taken komen dus niet altijd even handig uit. Soms misschien ook wel, bijvoorbeeld wanneer je net een rustige periode hebt en zo’n taak juist voor wat extra werk zorgt, maar andere keren niet. En dan kun je onderstaande tips gebruiken!

Gebruik de 2 minuten regel

Het allereerste wat je je jezelf moet bedenken zodra zo’n ad hoc taak op je bordje komt te liggen is: hoe lang gaat het duren om dit af te ronden? En:

Kan ik dit in twee minuten doen?

Zo ja, doe het dan meteen! Het is zonde om het eerst op je lijstje te schrijven en jezelf er vervolgens drie keer aan te herinneren dat je het nog moet doen, want dat duurt waarschijnlijk even lang als het kost om de taak uit te voeren. Schrijf de taak dus niet op je lijstje, maar rond ‘m meteen af!

Bepaal of de taak prioriteit moet krijgen

Ga je er langer dan twee minuten over doen? Kijk dan waar je de taak op de prioriteitenmatrix kunt plotten. In dit artikel lees je alles over de prioriteitenmatrix, maar het belangrijkste is dat je jezelf de volgende twee vragen stelt:

  • Is het belangrijk?
  • Is het urgent?

Vervolgens passen al je taken in deze matrix:

Prioriteitenmatrix5

Is de taak belangrijk en urgent (1), dan zou ik ervoor zorgen dat je deze prioriteit geeft en ‘m binnen niet al te lange tijd uitvoert. Is het wel belangrijk, maar niet urgent (2), dan kun je kijken wanneer deze het beste op je planning past en het dan doen. Is het wel urgent, maar niet belangrijk (3), dan kun je wellicht kijken of je de taak kunt delegeren, of zelfs niet kunt doen. Hetzelfde geldt voor wanneer de taak niet belangrijk én niet urgent is (4).

Bepaal hoe snel de taak moet gebeuren

Urgent is een breed begrip. Want wat is urgent? Wanneer je iets binnen vijf minuten moet doen? Tien? Een half uur? Een uur? Een ochtend? Een dag? Dat is helemaal afhankelijk van de taak en de situatie.

Bepaal dan ook voor jezelf binnen hoeveel tijd je dit uiterlijk moet doen. Niet alles hoeft meteen te gebeuren! Misschien komt het voor jou beter uit om het iets later op de dag te doen, omdat je nu lekker bezig bent met iets anders.

Laat niet meteen alles uit je handen vallen, maar bedenk eerst hoe snel het moet gebeuren

Als je dit weet, kun je kijken wanneer het voor jou het best uitkomt om dit te doen. Misschien heb je ergens nog een gaatje op je planning of kun je iets anders uitstellen, zodat je alle belangrijke dingen alsnog gedaan krijgt.

Kun je het delegeren

Moet de ad hoc taak vandaag gebeuren? En staan er andere dingen op je planning die écht even belangrijker zijn (of net zo belangrijk)? Kijk of je de taak kunt delegeren. Wees realistisch in wat je kunt doen, als het niet lukt dan lukt het niet.

Vraag je collega om hulp bij die vraag van een klant op je werk, vraag een huisgenoot of hij/zij even iets voor je doet waarvan je bedacht dat het echt vandaag moet gebeuren. Dat is geen teken van zwakte, dat laat juist zien dat je goed in kunt schatten wat je wel en niet kunt doen.

Communiceer duidelijk

Op een ad hoc vraag of taak wordt vaak snel een reactie verwacht. Wanneer ik iets meteen oppak, dan laat ik, zodra het gedaan is, weten dat het afgerond is. Zo weet de ander dat hij/zij zich er niet meer druk over hoeft te maken.

Komt het niet meteen uit en wil ik de taak op een later tijdstip uitvoeren, dan probeer ik dat ook even te laten weten. Ik laat bijvoorbeeld weten dat ik het vandaag oppak, en laat dan later op de dag nog eens weten wanneer dit gebeurd is. Zo weet degene van wie het verzoek komt wat hij van jou kan verwachten.

Soms is het ook handig om daarbij even te laten weten waarom je het niet meteen doet, bijvoorbeeld doordat je eerst iets anders af moet ronden. Ook kan het handig zijn om alvast aan te geven wanneer je wel van plan bent om het te doen, zodat de ander weet wanneer hij kan verwachten dat het gedaan is.

adhoctaken3

Bestaat jouw dag uit ad hoc taken?

Ad hoc werkzaamheden kunnen heel positief zijn. Ik doe vaak genoeg ad hoc dingen op mijn werk, omdat we snel vragen en verzoeken van klanten willen oppakken. Dat zie ik alleen maar als iets positiefs! Maar heb je het gevoel dat je niets bereikt doordat je alléén maar bezig bent dingen op te pakken zodra anderen je vragen het te doen en mis je je eigen focus, dan wil je daar misschien iets aan doen.

Of zoals Tony het noemt in zijn boek Nooit meer te druk: je output (dat wat je doet) bestaat alleen maar uit het afhandelen van input (taken die je toebedeeld krijgt), en die kunt dus zelf niet je koers bepalen.

Klinkt dit bekend en wil je dat veranderen? Dit is wat je kunt doen:

Houd bij wat je doet

Als je op een dag niet bijhoudt waar je uren heengaan, kun je nooit realistisch inschatten of je ook écht alleen maar bezig bent met het afhandelen van input. Noteer waar je je uren aan besteedt en houd ook bij waarom je deze uren maakte, en of dit een taak is die je graag wilt doen/waar je van leert (afhankelijk van je doelen).

Werk met een planning

Weet je wel wat je functie inhoudt en wat je wilt bereiken, maar wordt dat verstoord door ad hoc taken? Zorg dan dat (als het niet voor je gedaan wordt) je werkt met een duidelijke planning. Zo kun je ook aan anderen aangeven en laten zien dat je geen tijd hebt.

Bedenk wat jouw doelen zijn en hoe je die kunt bereiken

Als je zelf je pad wilt uitstippelen is het belangrijk dat je weet waar dat naartoe moet leiden. Wat zijn je doelen eigenlijk? Wat wil je bereiken? En nog veel belangrijker: hoe kom je daar? Als je hier geen idee van hebt, dan kan ik je zeker aanraden om de 2-dagen-detox voor het stellen van doelen te volgen. Hierin zet ik je 2 dagen aan het werk om je doelen op papier te zetten en deze uiteindelijk ook om te zetten in een concrete planning!

Hoe ga jij om met ad hoc taken? Heb je nog een aanvullende tip?

Pin deze blogpost op Pinterest!

adhoctaken6

Ontvang gratis tips en updates!

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips :-). Plus nu als bonus: het gratis stappenplan 'van losse taken naar concrete planning'!

Powered by ConvertKit