Moeite met plannen? Zo tover je een mislukte planning in 15 minuten om tot een succes


Vanochtend had je écht een goede planning voor jezelf gemaakt. Er stond precies op wat je moest doen, je was gemotiveerd om ermee aan de slag te gaan en niets kon je in de weg staan. En nu is het 2 uur ’s middags en heb je nog precies niets gedaan van wat er op die planning stond. Terwijl er toch genoeg dingen op stonden die écht moeten gebeuren vandaag. Maar er zijn ook allemaal andere belangrijke dingen tussendoor gekomen. Oftewel, jij hebt moeite met plannen. Wat nu?!

Het gebeurt mij ook wel eens. Mooie planning gemaakt, en na een half uur gebeurt er iets wat alles helemaal compleet in de war schopt. Dat kan zijn doordat iemand met een taak komt die écht moet gebeuren – maar ook omdat je zelf allerlei dingen bedenkt, of merkt dat je je totaal niet kunt focussen.

Hoe dan ook – die hele planning is totaal en compleet in de soep gelopen. Je bent het overzicht kwijt en wilt aan de slag, maar voelt je verlamd door al die veel te veel dingen die je nog moet doen.

Geen zorgen. Ik ga je helpen om in 15 minuten weer de controle te pakken, overzicht te krijgen en te bepalen hoe je van vandaag tóch nog een succes kunt maken. Zodat jij geen moeite meer hebt met plannen. Ben je er klaar voor?!

4 minuten: geen moeite met plannen door een braindump

Ik heb in het verleden vaak genoeg met de handen in het haar gezeten. Zo veel taken op mijn planning, om nog maar niet te beginnen over alles wat ik moest doen wat nog in mijn hoofd rondspookte. Ik miste het overzicht in wat ik nou eigenlijk allemaal echt nog moest doen en wat ik dan het beste het eerste kon gaan doen. Herkenbaar?!

Dan is het tijd voor een braindump. Om weer overzicht aan te brengen in jou in de soep gelopen planning is het tijd om even alles opnieuw op een rijtje te zetten. Om écht een goed beeld te hebben van wat je allemaal nog moet doen.

Bij een braindump, ‘dump’ je letterlijk alles wat er in je ‘brain’ (je hersenen dus) zit op papier. Dus pak pen en papier erbij, of open een nieuw document op je laptop, en start met schrijven.

Bij een braindump, ‘dump’ je letterlijk alles wat er in je ‘brain’ (je hersenen dus) zit op papier.

Welke taken zijn er allemaal bij gekomen? Waar had je niet op gerekend? Welke dingen die je nog moet doen zitten in je hoofd en heb je nog niet op papier gezet? Schrijf alles op, zelfs als het maar 2 minuten duurt om de taak op te pakken.

2 minuten: Voeg een tijdsinschatting toe

Als student kon ik ein-de-loze to do lijsten maken. Er stonden gerust 20 taken op zo’n lijst, en ik ging elke dag opnieuw vol goede moed met die 20 taken aan de slag. Om elke dag opnieuw aan het eind van de dag een illusie armer te zijn: wéér niet alles gedaan wat ik wilde doen.

Ik plande veel te veel en ik dacht niet na over hoeveel eigenlijk haalbaar was in een dag. Daardoor had ik moeite met plannen. Dat was niet slim plannen en ik wil jou helpen om dat te voorkomen. Schrijf bij alle taken die je wilt doen op hoeveel tijd je verwacht dat ze kosten. Zo kun je inschatten of het ook echt haalbaar is om al deze taken vandaag te doen – of dat je taken moet gaan schrappen.

Dat is niet slim plannen en ik wil jou helpen om dat te voorkomen.

3 minuten: Schrap niet belangrijke taken en heb geen moeite met plannen

Kijk jij naar je planning vandaag en denk je dan: ik wil nog véél te veel doen op deze dag? Staan er gewoonweg té veel taken op voor de tijd die je nog hebt om ze uit te voeren? Dan zit er maar één ding op: je moet gaan schrappen.

En ik weet als geen ander hoe moeilijk dat is. Ik ben enorm nieuwsgierig én ambitieus aangelegd en da’s geen goede combinatie als je moet kiezen wat je NIET gaat doen. Door mijn nieuwsgierigheid wil ik graag het naadje van de kous weten en alles doen, en door mijn ambitie wil ik graag van véél dingen alles weten en alles doen. Om mezelf niet gek te maken, geen moeite te hebben met plannen en uiteindelijk in een burn out te belanden MOEST ik beter worden in schrappen.

En ik weet als geen ander hoe moeilijk dat is. Ik ben enorm nieuwsgierig én ambitieus aangelegd en da’s geen goede combinatie als je moet kiezen wat je NIET gaat doen.

Als jij veel te veel wilt doen, dan geldt dat ook voor jou. Je MOET schrappen, want je kunt niet alles. En van alles proberen te doen ga je écht niet sneller of beter je werk doen. Zorg voor focus en schrap alles wat niet super belangrijk is. Net zo lang tot je een planning overhoudt met daarop alleen maar taken die je vandaag ook echt zou kunnen doen.

3 minuten: Zeg nee

Als jij ook maar een beetje lijkt op de gemiddelde mens, dan help je graag anderen. Je staat klaar voor hen, beantwoordt graag vragen of helpt iemand op weg. En als je nog gemiddelder bent, dan wil je zelf ook een hele hoop. Behulpzaamheid en ambitie zijn hele mooie karaktereigenschappen. Maar ze kunnen je ook flink in de weg zitten. Dan krijg je moeite met plannen. Dat gebeurt als je jouw reeds gevulde bordje nóg voller legt. Om in de metafoor te blijven: dan gaan er dingen van dat bord afvallen. En niemand houdt van eten op de grond, toch ;-) ?

Daarom is het belangrijk dat je voldoende ‘nee’ zegt. Ook al voelt het alsof dit recht tegen jouw waarden als persoon indruist. Soms moet je ‘nee’ zeggen tegen anderen – ook al wil je ze graag helpen. En soms moet je ‘nee’ zeggen tegen jezelf – ook al houd je je graag aan beloften aan jezelf.

Als een bepaalde actie niet het allerbelangrijkste is om te doen, en jij er dus simpelweg geen tijd voor hebt, zeg dan nee. Nee tegen die ander of nee tegen jezelf. En laat het los – je bent ook maar een mens!

2 minuten: Zet je planning op volgorde

Wij mensen doen graag makkelijke dingen. Want onze hersenen zoeken altijd naar de weg met de minste weerstand – en dan kom je dus uit bij de makkelijkste dingen. Maar de makkelijkste dingen zijn vaak niet de belangrijkste dingen. Dat zijn de dingen die jou écht verder helpen, de dingen waar je van groeit, en de dingen waar je voldoening uithaalt. En dus moet je soms een stokje voor je hersenen steken.

Want je zult merken dat als je begint met alle makkelijke dingen, dat er vaak genoeg moeilijke, maar belangrijkere dingen blijven liggen. En da’s wat je niet wilt.Je kunt dat tegengaan door heel bewust te bepalen welke dingen je voorrang geeft.

Want je zult merken dat als je begint met alle makkelijke dingen, dat er vaak genoeg moeilijke, maar belangrijkere dingen blijven liggen.

Pak je planning erbij en bekijk eens wat jij allemaal wilt doen. Vraag jezelf af wat het ALLERBELANGRIJKSTE van die lijst is.

Zet die actie nu eens he-le-maal bovenaan je planning. Dat is het eerste wat je gaat doen nadat je dit gelezen hebt.

Bekijk dan nog eens je lijst, en vraag jezelf af wat daarna het belangrijkste is. Dat komt als tweede op jouw planning. En dit ga je doen nadat je de eerste actie voltooid hebt.

En zo ga je net zolang door totdat je alles gehad hebt. Voilà!

1 minuut: Plan een ‘wegwerkuur’ voor ‘wegwerktaken’

Je wilt aan de slag met die ene belangrijke, moeilijke presentatie maken. Powerpoint staat open, je aantekeningen liggen naast je. Maar je zit al 10 minuten naar een lege Powerpoint te starten. Je gedachten zijn niet bij die presentatie maar bij de telefoontjes die je nog moet plegen, de mails die je nog moet beantwoorden, de vraag die je nog hebt voor je collega en bij de boodschappen die je nog moet doen voor het eten van vanavond. 

Kortom: er zijn heel veel kleine taken, die ook moeten gebeuren, en die je totaal compleet afleiden van wat ei-gen-lijk het allerbelangrijkste is. In zo’n geval is het soms slim om niet te beginnen met de allerbelangrijkste, moeilijkste taak (hoewel ik je dat dus eigenlijk wel altijd aanraad). Er spelen te veel kleine, losse eindjes waardoor je niet kunt focussen.

Er spelen te veel kleine, losse eindjes waardoor je niet kunt focussen.

Plan dan een wegwerkuur voor jezelf. Zet letterlijk een wekker voor over een uur, en maak er een uitdaging van om binnen dat uur zo-veel-mogelijk van AL die losse taken weg te werken. Je begint met de taken die jou het meeste afleiden – want dat zijn vaak ook de dingen die het meest urgent je aandacht nodig hebben. En je werkt de lijst steeds verder af. Na dat uur stop je en ga je wél echt aan de slag met die allerbelangrijkste taak. Met waarschijnlijk een heel stuk meer focus dan een uur geleden.

Dat is ‘m! Alle stappen om in vijftien minuten orde te scheppen in jouw in de soep gelopen planning, zodat je met meer overzicht en orde aan de slag kunt gaan, en wéét wat je vandaag nog moet én kunt doen. Zodat jouw dag tóch een succes wordt.

heb geen moeite met plannen: Maak voortaan een meer haalbare planning!

En wil jij er voor zorgen dat jouw planning voortaan ALTIJD minder makkelijk in de soep loopt? Leer dan hoe je vanaf nu structureel een betere planning kunt maken. Ontvang mijn checklist voor een meer haalbare planning, bij aanmelding voor mijn e-mails. Helemaal gratis en exclusief voor abonnees! Vul hieronder het formulier in en meld je direct aan:

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It
Moeite met plannen? Zo tover je een mislukte planning in 15 minuten om tot een succesMoeite met plannen? Zo tover je een mislukte planning in 15 minuten om tot een succesMoeite met plannen? Zo tover je een mislukte planning in 15 minuten om tot een succesMoeite met plannen? Zo tover je een mislukte planning in 15 minuten om tot een succesMoeite met plannen? Zo tover je een mislukte planning in 15 minuten om tot een succesMoeite met plannen? Zo tover je een mislukte planning in 15 minuten om tot een succesMoeite met plannen? Zo tover je een mislukte planning in 15 minuten om tot een succes

 

Ontvang gratis tips en updates (incl. checklist haalbare planning!)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus gratis een checklist met daarin 7 tips voor het maken van een haalbare planning!

Plaats een reactie