Kwartaalplanning maken voor jezelf: zo doe je dat in 6 stappen


Wat waren jouw hoogtepunten in het afgelopen kwartaal? En waar wil je op focussen in het komende kwartaal? Dat zijn dingen waar ik áltijd over nadenk zodra er een kwartaal eindigt en een nieuw kwartaal begint. Mijn kwartaalplanning maken bestaat namelijk uit terugblikken en daarna vooruitkijken. Ontdek waarom ik een kwartaalplanning maak, wat ik daarbij doe (en jij ook kunt doen), en hoe jij ook aan de slag kunt gaan!

Waarom een kwartaalplanning maken?

Misschien verloopt het uitvoeren van je dagplanning bij jou vaak al niet precies zoals van tevoren bedacht. (Da’s echt niet gek hoor – het zou toch ook maar saai zijn als je altijd van tevoren precies wist wat er ging gebeuren en hoe je daarmee om zou gaan?!) Maar wáárom is het dan de moeite waard om na te denken over wat je in een kwartáál wilt doen?! Er kan zó veel gebeuren in een kwartaal wat je van tevoren niet kunt voorzien.

Maar het feit dat er zo veel kan gebeuren, is precies waarom het wat mij betreft de moeite waard is om een kwartaalplanning te maken. Op een dag kun je maar beperkt dingen doen, en focus je vaak al snel op de korte termijn. In een kwartaal kun je véél meer doen – en dus ook veel groter denken. Het maakt het mogelijk om naar het bredere plaatje te kijken: welke doelen wil je bereiken? Waar wil je over 3 maanden staan? Wat wil je meemaken? Wat wil je leren?

Elk kwartaal bepalen waar je focus ligt, maakt het vervolgens gedurende het kwartaal makkelijker om prioriteiten te stellen. Als een taak aansluit bij de doelen / visie die je hebt voor dit kwartaal en mag hij voorrang krijgen. Dat helpt je om bij het maken van een meer korte termijn planning te kiezen voor de belangrijke taken in plaats van de taken die toevallig op je pad komen.

Wat kun je doen als je een kwartaalplanning maakt?

Mijn kwartaalplanning is niet een letterlijk plan voor wat ik elke dag van het komende kwartaal wil gaan doen. Het is meer een globaal beeld van waar ik focus op wil leggen, aandacht aan wil geven, en wat ik wil bereiken. Vanuit daar ga ik een maandplanningweekplanning en dagplanning maken en daarbij word ik steeds specifieker in mijn taken.

Wat zijn dingen die je kunt doen als je plant voor een grotere periode zoals een kwartaal?

Reflecteer op het afgelopen kwartaal

Vóórdat je als een gek al je dromen gaat uitwerken voor het komende kwartaal, is het vaak waardevol om terug te kijken. Wat waren afgelopen kwartaal de hoogtepunten? En wat was minder fijn? Wat wil je blijven doen, wat wil je opstarten en waar wil je mee stoppen? Dit soort vragen aan jezelf stellen geeft vaak goede uitgangspunten om te bepalen wat er het komende kwartaal belangrijk gaat zijn.

Kwartaaldoelen stellen

Ik ben gróót fan van doelen stellen. Weten wat je wilt bereiken in een bepaalde periode helpt om focus aan te brengen en betere keuzes te maken over wat er wel en niet op je planning terecht mag komen. Als jij al doelen hebt gesteld voor een langere periode, bijvoorbeeld voor een jaar, dan kun je elk kwartaal bepalen wat je in het komende kwartaal wilt bereiken om aan het eind van het jaar je jaardoelen bereikt te hebben.

Heb je niet al doelen voor een nog langere termijn gesteld, dan kun je de kwartaalplanning gebruiken om jouw doelen voor het komende kwartaal te bepalen. Ga je aan de slag met doelen stellen? Gebruik dan mijn gratis PDF werkblad SMART doelen stellen als leidraad!

Bepalen welke projecten je wilt doen

In mijn kwartaalplanning schrijf ik niet uit welke taken ik éxact wil gaan doen in het komende kwartaal, maar ik bepaal wél welke projecten ik wil gaan doen. Stel dat je jaardoel is om promotie te krijgen naar een hogere functie op je werk. Wat zijn dan projecten die je in het komende kwartaal kunt doen om daar te komen? Is er bijvoorbeeld een opleiding of cursus die je wilt volgen? Is er een bepaalde vaardigheid die je wilt aanleren of verbeteren? Is er een bepaalde klant waarvoor je een project wilt doen om de benodigde ervaring op te doen? Door vanuit je doelen projecten te bepalen maak je specifieker hoe je in het komende kwartaal wilt gaan werken aan het behalen van je doel.

Globaal overzicht hebben over het kwartaal

Een kwartaal is lang, maar niet zo lang dat je nog compleet geen idee hebt van wat je wilt doen. En daarom kun je tijdens het maken van een kwartaalplanning ook een moment pakken om te kijken hoe het komende kwartaal eruit gaat zien, en hoe je WILT dat het komende kwartaal eruit gaat zien. Heb je bijvoorbeeld vakantie gepland? Of wil je nog vakantie plannen? En heeft dat dan gevolgen op welke projecten je kunt doen? Zijn er andere belangrijke evenementen of mijlpalen die er in het komende kwartaal aankomen? Het seizoen geeft je vaak ook een indicatie van wat voor kwartaal er aankomt. Zo is de zomer in sommige branches een hele rustige periode, en in andere een hele drukke. Wat heeft dat voor gevolgen voor jouw planning?

Een kwartaalplanning maken in 6 stappen

Genoeg inspiratie en ideeën voor WAT je kunt doen als je een kwartaalplanning gaat maken. HOE doe je het?! Dit zijn 6 stappen:

#1 Bepaal wat jij wilt doen tijdens het maken van de kwartaalplanning

Wat is een kwartaalplanning voor jou? Welke onderdelen die ik hierboven noem wil jij meenemen bij het maken van jouw kwartaalplanning, en welke niet? En heb je zelf misschien nog ideeën over extra dingen die je wilt toevoegen? (Bijvoorbeeld dingen die elk kwartaal spelen in het bedrijf waar je werkt?)

  • Wil je reflecteren en zo ja wat doe je tijdens zo’n terugblik?
  • Wil je doelen stellen of wil je subdoelen stellen vanuit doelen voor een langere periode?
  • Wil je projecten bepalen?
  • Waar moet je rekening mee houden / naar kijken om een globaal overzicht te krijgen van het kwartaal dat voor je ligt?

#2 Bepaal bewust hoe specifiek je plant

Tijdens het maken van mijn kwartaalplanning bepaal ik niet exact welke taken ik ga doen. Maar dat betekent niet dat jij dat niet wél kunt doen. Wat mij betreft is dit heel erg afhankelijk van het werk dat je doet en vooral van hoe ad hoc dat werk is. Is jouw werk bijvoorbeeld redelijk reactief en afhankelijk van klanten/cliënten, collega’s of anderen, dan is het minder nuttig om ver vooruit te plannen, dan wanneer jouw werk heel erg proactief is en de werkzaamheden en dat wat je doet en bereikt echt vanuit jou moet komen (of vanuit jou in overleg met je leiddinggevende). Ben je ondernemer, dan is het vaak ook waardevol om al wat verder vooruit te denken, omdat jij zelf de koers mag (/ moet ;-) ) bepalen en je zo grip houdt op of je de voor jou juiste koers vaart. Dit is ook waarom ik voor mijn bedrijf veel verder vooruit plan dan voor mijn baan in loondienst.

#3 Bepaal waarmee je je kwartaalplanning maakt

Welke hulpmiddelen kun je het beste gebruiken om een kwartaalplanning te maken? Ik heb zelf lang het meest simpele hulpmiddel dat op je computer staat gebruikt: Microsoft Word. Ik stel mezelf vragen over wat ik wil en vanuit daar bepaal ik doelen en projecten. Het hoeft écht niet spannender te zijn dan dat. Je kunt ook een notitie app gebruiken zoals Evernote. Momenteel experimenteer ik met Notion om te kijken of dit het voor mij makkelijker maakt om een kwartaalplanning te maken en dit te koppelen aan specifiekere planningen zoals de maandplanning.

Ik schreef ook al eens een blog over planning apps, deze zou je kunnen doornemen als je iets anders zoekt dan Word. Maar eerlijk is eerlijk: als je voor het eerst verder vooruit gaat denken, dan is simpelweg een plek waar je je plannen kunt opschrijven of typen prima.

Oké nog een ding: het is wel handig om ook je agenda bij de hand te houden, zodat je goed zicht houdt op wat daar al in staat voor het komende kwartaal.

#4 Maak je kwartaalplanning

Yes, go for it! Tijd om je kwartaalplanning daadwerkelijk te maken en de stappen die je voor jezelf bepaald hebt uit te voeren.

#5 Maak je maandplanning

Huh, wat?! We hebben het toch over de kwartaalplanning? Ja, klopt. Maar als je dan tóch je kwartaalplanning maakt, raad ik aan om daarna gelijk specifieker te worden en de eerstvolgende maand te plannen. Als je weet welke projecten je bijvoorbeeld wilt doen, kun je dat gebruiken om te bepalen wat de eerste stappen zijn binnen die projecten die je komende maand wilt zetten. Lees ook mijn blog over het maken van een maandplanning.

#6 Plan tussentijdse reflectiemomenten in

“Oh ja… ik had doelen gesteld…” Herkenbaar? Heb je wel eens doelen bepaald om vervolgens compleet te vergeten wat die doelen waren? Een doel bepalen heeft geen zin als je vervolgens niks doet om het te bereiken en nooit kijkt of je stappen hebt gezet in de goede richting. Plan reflectiemomenten in om te bekijken of je op de goede richting zit met het uitvoeren van je projecten en het behalen van je doelen, zodat je ze scherp houdt en kunt bijsturen waar nodig.

Dat waren de stappen! Hopelijk heb ik je mogen motiveren en inspireren om ook met een kwartaalplanning maken aan de slag te gaan! En kun je extra houvast gebruiken met het verder vooruitplannen? Dan is mijn e-book Plan jouw jaar misschien iets voor jou. Hierin ga je doelen bepalen voor een jaar, en deze vervolgens steeds concreter maken (waaronder op kwartaal niveau), om zo te weten wat je kunt doen om je jaardoelen ook echt te behalen.

 

En wil je meer inspiratie? Meld je aan voor mijn e-mails via het formulier hieronder en ontvang gratis mijn checklist voor een productieve dag erbij:

Meld je aan voor e-mails en ontvang gratis checklist voor een productieve dag!

Wil jij meer uit je dag halen en productiever worden? Meld je aan voor mijn e-mails met productiviteitstips en je ontvangt daarbij gratis toegang tot de checklist ‘in 5 stappen naar een productieve dag’:

Verder lezen? Lees ook mijn blogs over:

 

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

Plaats een reactie