Je planning bijhouden, zo doe je dat


Je hebt het gedaan: een prachtige planning gemaakt voor de komende maand of zelfs het komende jaar. Maar een week later klopt er al helemaal niets meer van. Een deel van wat erop staat is totaal onrelevant geworden en allerlei nieuwe taken ontbreken. Nog een week later heb je het idee dat je je planning wel de deur uit kan gooien. Wacht even! Er is een oplossing voor en dat is simpelweg: je planning bijhouden.

Zelf werk ik graag met een weekplanning om een beeld te krijgen van wat ik de komende week te doen heb. Die maak ik dan ook graag op een zondag. In dit artikel leg ik je uit hoe ik deze bijhoud en vul. Daarnaast deel ik mijn tips om deze ook gedurende de week bij te houden.

Je planning wekelijks bijhouden

Of je nu een jaar vooruit plant, door de week heen nieuwe taken verzamelt vanuit mails en ideeën die je krijgt, of bijvoorbeeld steeds doelen voor een maand stelt, dat maakt niet uit. Je planning bijhouden zorgt ervoor dat deze compleet is en dit wekelijks doen is haalbaar (niet al te vaak) en tegelijkertijd houd je wel het overzicht (je hoeft niet al te ver vooruit te kijken).

Je blikt dan terug op de afgelopen week en kijkt vooruit naar de volgende week. Hoe je bijvoorbeeld zo’n weekplanning maakt deelde ik in dit artikel over het maken van een weekplanning. Hieronder vertel ik je hoe ik zo’n weekplanning vul en rekening houd met wat ik wel en niet heb gedaan, maar ook met nieuwe taken die mij te doen staan.

Bekijk wat er in de agenda staat

Ik houd ten eerste rekening met wat er in mijn agenda staat. Want ik kan wel heel leuk bedenken dat ik op een bepaalde dag iets wil doen, maar als ik daar helemaal geen tijd voor heb wordt dat vrij lastig. Op mijn weekplanning zet ik dus als eerste wat er in de agenda staat en sowieso gaat gebeuren in de komende week.

Bekijk wat er nog open staat van afgelopen week

Vervolgens blik ik terug op de week die (bijna) voorbij is: wat heb ik NIET gedaan wat ik wel wilde doen? En is dat nog steeds relevant om alsnog te doen? Zo ja, dan zet ik het bij op mijn planning voor komende week. Zo vergeet ik niet zomaar iets om te doen, alleen maar omdat de week voorbij is. Maar is het niet meer relevant, laat het dan ook gewoon zitten. Je moet niet iets doen omdat je het op je planning hebt gezet, maar omdat je er echt iets aan hebt.

Voeg nieuwe taken toe

De volgende stap is nieuwe taken op je planning zetten. Waar de input voor deze taken vandaan komt, hangt ervan af hoe je verder plant. Heb je een maand- of zelfs een jaarplanning gemaakt? Kijk dan wat daarop staat en verschuif taken van die planningen, naar de planning voor komende week. Maar een blik op je mailbox werpen kan ook voor taken voor de komende week zorgen.

Dit zijn zaken waar je zoal input voor nieuwe taken uit kunt halen (waarbij het natuurlijk de voorkeur heeft dat deze komen vanuit een langetermijnplanning die je helpt je doelen te bereiken):

  • Een langetermijnplanning (bijvoorbeeld vanuit je maandplanning)
  • Aantekeningen die je gedurende de week hebt gemaakt met ideeën (die verzamel je idealiter op 1 plek, bijv. in de notities van je telefoon/laptop, in een notitieboek of in een postvak)
  • Een app waarin je herhaalde taken hebt ingesteld (van dingen die je bijvoorbeeld elke paar weken of maanden doet, zoals je wachtwoorden bijwerken)
  • Je mailbox
  • Je fysieke postvak met papieren

De taken die ik uit deze bronnen haal voeg ik toe aan mijn weekplanning, op momenten waarvan ik denk dat het haalbaar is om ze dan te doen. Zie ik dat er te veel staat, haal ik wat weg, en is het wat rustig, kijk ik of ik extra dingen toe kan voegen.

En dan ben je helemaal klaar voor de komende week! :-)

Werk georganiseerd gedurende de week

Naast wekelijks bijhouden zijn er ook een aantal dingen die ik gedurende de week probeer te doen om enerzijds de planning ook uit te voeren en anderzijds wekelijks het bijhouden makkelijk te houden.

Houd je planning in de gaten

Ten eerste natuurlijk, misschien een open deur, maar het daadwerkelijk werken met de planning. Je kunt wel leuk een planning maken, maar als je er vervolgens de hele week niet naar kijkt gaat er waarschijnlijk niet veel van terecht komen. Ik leg een planning vaak open naast me neer of, als het gaat om een online planning, heb hem altijd op de achtergrond aanstaan. Taak af? Dan kijk ik op de planning wat ik als volgende kan doen.

Daarnaast probeer ik zo veel mogelijk om één ding tegelijk te doen en me niet constant te laten afleiden. Immers, iets afronden en dan pas aan het volgende beginnen is altijd sneller dan constant dingen door elkaar doen. Deze tips helpen mij daarbij.

Leer realistisch plannen

Wanneer je voor het eerst een planning maakt, of iets überhaupt voor het eerst doet, kan het vrij lastig zijn om in te schatten hoe lang je erover gaat doen en wat je allemaal kunt doen in de tijd die je hebt. Dat is oké, al doende leer je. Je kunt niet vanaf het eerste moment een perfecte planning maken. Ga gewoon aan de slag en doe wat jij denkt dat goed is.

Wat je vervolgens wel kunt doen, is in de gaten houden hoe lang je met een bepaalde taak bezig bent, zodat je de volgende keer een betere inschatting kunt maken. Dat kun je doen door het ongeveer te onthouden, door het op te schrijven (bijvoorbeeld gewoon op je planning), of door te werken met een timing app.

Maak een lijst met nieuwe ideeën

Tot slot een laatste tip om het maken van je weekplanning makkelijker te maken. Gedurende de week krijg je waarschijnlijk gedachtes of ideeën over dingen die je “ook nog moest doen” of “echt nog wil proberen”. Schrijf deze meteen op een lijst, bijvoorbeeld in een notitieboek (mijn favoriete boekjes komen van HEMA!) wat je altijd bij hebt of in je telefoon, zodat je ze niet weer vergeet en je ook geen tijd verliest door er continu over na te denken. Die aantekeningen pak je er vervolgens weer bij wanneer je een nieuwe weekplanning maakt. Dan hoef je op dat moment niet overal te zoeken of heel hard na te denken wat je ook alweer bedacht had, maar kun je je planning meteen gaan vullen.

Alleen als je iets bedenkt wat bijvoorbeeld echt deze week MOET gebeuren, is het natuurlijk wel zo handig om het meteen op je planning voor de huidige week te zetten ;-).

Doe jij bewust aan het bijhouden van je planning en zorg je dat je steeds weer overzicht hebt? Ga je deze tips gebruiken?

Pin dit op Pinterest (ga je met muis over de afbeelding of tik erop vanuit je smartphone):

Je planning bijhouden, zo doe je dat

Ontvang gratis tips en updates (incl. werkboek)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus: het PDF werkboek jaarplanning maken!

Powered by ConvertKit

5 gedachten over “Je planning bijhouden, zo doe je dat”

Plaats een reactie