Fouten maken is menselijk. En fouten maken is héél leerzaam. Je weet dan namelijk hoe je iets in de toekomst niét wilt aanpakken. Ik deel vandaag met je welke dingen ik eerst deed bij het planning maken, die ik nu als ‘fout’ bestempel en niet meer zo zou aanpakken.

Ik schreef op dezelfde manier ook al over productiviteitsfouten die ik maakte, en in dit artikel leg ik ook meer uit over wat ik van fouten vind.

Opgegroeid met planningen

Ik was pasgeleden een kast aan het opruimen waarin ik allerlei volgeschreven schriftjes en papieren vond van toen ik nog een kind was. Ik schreef als kind véél (vooral veel onafgemaakte verhalen – of zelfs alleen maar de opzet daarvoor, haha!). 

Wat ik ook vond tussen alle tekeningen en verhalen? Planningen. Niet allemaal gedateerd, maar ik kon er in ieder geval één terug herleiden naar toen ik 11 jaar oud was. Compleet met tijdsindeling en wel. Ik vond het ook heerlijk om agenda’s te gebruiken en ik weet nog dat ik vroeger altijd graag een agenda met een vel per dag wilde, zodat ik heel veel ruimte had om alles in te plannen.

Plannen deed ik dus al vroeg in mijn leven, en ik heb in de loop der jaren dan ook al véél planningen gemaakt. En daarmee ook al veel fouten gemaakt, want ik deed letterlijk maar wat. Dat is nu wel anders.

Heb jij het gevoel dat je ‘maar wat doet’? In dit artikel deel ik de vijf fouten die ik maakte. Herken je je in één van deze dingen? Kijk dan wat ik heb gedaan om het aan te pakken, zodat jij het ook op kunt lossen!

Planning fout #1: Tijd inplannen voor dingen die niet belangrijk zijn

Ik plande vroeger letterlijk alles wat ik wilde doen. Dat betekent dat mijn planning vol stond met taken als ‘tijdschrift lezen’, ‘mail’, ‘bananenbrood bakken’ en ga zo maar door.

Alles waarvan ik dacht, ‘misschien wil ik dit doen’, kwam op mijn planning te staan.

Ik vroeg mezelf dan ook nooit af:

• Is dit belangrijk?
• Waarom wil ik dit doen?

En als je tijd in overvloed hebt dan kan dit werken, maar als tijd schaars is, raak je als je gewoon maar alles plant waarschijnlijk totaal overweldigd.

Hoe heb ik dit aangepakt?

Nu bepaal ik wat ik wil doen op basis van hoe belangrijk het is.

Voor mij is een taak belangrijk als deze bijdraagt aan het behalen van mijn doel.

 Ik heb doelen gesteld, en bij elke taak op mijn planning denk ik na over hoe veel deze bijdraagt aan het behalen van mijn doelen. Hierbij houd ik de prioriteitenmatrix in gedachten.

Ik stel daardoor constant prioriteiten, door te bepalen welke volgende stap mij het meest in de richting van mijn doelen gaat brengen. Die taken zet ik op mijn planning.

Planning fout #2: Niet verder vooruitkijken

Ik maakte in het verleden steeds een planning voor één dag. Ik keek niet verder vooruit naar de week of de maand die ik nog voor me had. Ik plande echt alleen de huidige dag en dacht niet na over wat ik op lange termijn met taken wilde bereiken, of over wat ik kon doen in één maand in plaats van één dag. Lange termijn, wat is dat?

En dat terwijl je niet alles op één dag kunt doen. We overschatten vaak wat we in een dag kunnen doen, maar onderschatten wat we in bijvoorbeeld een maand kunnen doen. En daar ligt de kracht van verder vooruit plannen. 

Hoe heb ik dit aangepakt?

Zoals je net al kon lezen werk ik met doelen. Zo weet ik waar ik over een jaar wil staan.

Deze doelen hak ik vervolgens in kleinere stukken: wat wil ik dit kwartaal doen om straks het jaardoel te behalen? Wat wil ik deze maand dan doen? En wat wil ik deze week doen? En op basis dáárvan ontstaat een dagplanning.

In mijn e-book Plan jouw jaar ga ik verder in op hoe je van een jaardoel naar een concrete planning gaat. Verder kun je je aanmelden voor mijn e-mails, waarna je gratis checklist voor een haalbare planning ontvangt. Vul het formulier hieronder in om je aan te melden:

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Mevrouw Structuur en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

Planning fout #3: Te veel op een dag plannen

Het gevaar van plannen: te veel willen doen op een dag. Omdat ik in het verleden niet vooruit plande, zette ik alles wat ik wilde doen op mijn to do lijst voor vandaag. En daardoor konden er gerust 20 dingen op die lijst staan. Geloof mij, er zijn weinig dagen waarop je 20 taken kunt afronden. Ik had dan ook vervolgens aan het eind van de dag zo’n drie van die 20 taken gedaan.

Ook toen ik wel verder vooruit ging plannen was dit nog aan de orde. Ik had geen idee wat ik kon doen op een dag, en daardoor plande ik maar gewoon zoveel mogelijk.

De dag eindigen terwijl je voor je gevoel lang niet alles hebt gedaan wat je wilde doen, geeft een gefrustreerd gevoel. Ook kan het demotiveren: je kunt gaan denken ‘dat je het toch niet kunt’ of ‘dat het toch niet lukt’. 

Hoe heb ik dit aangepakt?

Als je constant te veel op een dag plant, dan is het zinvol om te gaan leren wat een realistische planning voor jou inhoudt. Dat is wat ik ook heb gedaan.  

Wat KAN ik doen op een dag?

Vaak werk ik nu met een top 3 taken: 3 taken die ik per se wil doen op die dag en die prioriteit krijgen. Misschien staan er ook nog wel andere taken op mijn planning, maar die zijn meer ‘leuk als het lukt’. Die 3 taken zijn het belangrijkste en wil ik hoe dan ook afronden.

Bij die top 3 taken denk ik na over hoeveel tijd ik heb om ze uit te voeren en over welke taken ik dan in die tijd kan doen. Dat heeft veel te maken met de volgende twee ‘fouten’.

Planning fout #4: Geen rekening houden met wat er op de agenda staat

Ik plande in het verleden vaak gewoon mijn eigen dag vol. En daarmee bedoel ik: elk moment dat ik had. Ik hield er geen rekening mee dat ik nog een avond moest werken, of dat ik een verjaardag had. En ik hield bijvoorbeeld ook geen tijd vrij om te eten.

Vervolgens zag ik op tegen de activiteiten die in mijn agenda stonden, want daar had ik ‘eigenlijk geen tijd voor’. Oftewel: ik had er geen tijd voor vrij gehouden.

Hoe heb ik dit aangepakt?

Het maken van een planning begint bij mij nu vanuit mijn agenda. De agenda is de basis. Vanuit daar kijk ik hoeveel tijd ik voor taken heb, en dan pas ga ik een dagplanning maken.

De agenda is dus stap 1, en dan volgt de rest. Op mijn werk zet ik alle taken uit mijn agenda aan het begin van de week op mijn planning, zodat ik precies weet hoeveel tijd ik elke dag vrij moet houden voor afspraken.

En thuis plan ik in mijn agenda de dingen waarvan ik het belangrijk vind om er tijd vrij voor te houden, zoals hardlopen. In de tijd die overblijft (en waarin ik niet gewoon vrije tijd wil hebben), plan ik bijvoorbeeld welke taken ik voor mijn blog wil gaan doen.

Planning fout #5: Geen tijd inschatten

Veel op één dag plannen zorgt ervoor dat je nooit alles af kunt ronden, zoals je net al hebt gelezen.

Het is makkelijk om veel op een dag te plannen als je geen idee hebt hoeveel tijd al deze taken kosten. En dat is wat ik in het verleden ook niet altijd deed: nadenken over hoeveel tijd een taak écht kost, en over of het dus haalbaar was om al deze taken op een dag te doen.

Ik wist ook gewoon niet zo goed hoeveel tijd de taken die ik deed kostten.

Hoe heb ik dit aangepakt?

De enige en beste manier om goed te leren inschatten hoeveel tijd taken kosten, is door dat bij te houden. Door op te schrijven hoe lang het duurt voordat je een afspraak hebt voorbereid of een blogartikel hebt geschreven. Dat kan op papier, of op een document op je computer, of met een hulpmiddel als Toggl. Zelf gebruik ik op mijn werk een Google Spreadsheet document en voor mijn blog Toggl.

De kennis die ik hierdoor opdoe over hoeveel tijd taken kosten, gebruik ik om in de toekomst beter in te kunnen schatten wat ik kan doen op een dag. Lees mijn blogpost over tijd inschatten om hier ook mee aan de slag te gaan!

Wil jij aan de slag gaan met een betere planning maken? Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daar gratis de checklist voor een haalbare planning bij. Vul het onderstaande formulier in:

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Mevrouw Structuur en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!