Je dag plannen: een paar grote taken of veel kleine taken?


Over plannen wordt veel geschreven en als er iets is waar veel tegenstrijdige tips over te vinden zijn, is het over hoeveel taken je op een dag kunt plannen en hoe groot of klein deze taken zijn. Vandaag lees je waarom je er voor beide wat te zeggen valt, zo kun je zelf kiezen waar jij voor gaat: een paar grote taken of veel kleine taken. Of voor de middenweg?!

Een paar grote taken op je planning

Met een paar grote taken bedoel ik bijvoorbeeld maximaal drie taken. Je schrijft drie dingen op je planning die je vandaag gaat afronden, hier ligt je focus op en al het andere is bijzaak.

+ prioriteiten

Het grootste voordeel van deze methode is dat je je enkel en alleen op een paar taken focust en deze taken hebben dus heel duidelijk prioriteit. Alles wat je verder doet is extra of afleiding. Door steeds slechts een paar taken uit te kiezen waar je je op een bepaalde dag op focust, stel je automatisch prioriteiten en ben je je er waarschijnlijk ook bewust van dat je niet alles kunt doen.

+ focus en aandacht

Doordat je slechts een paar taken kiest, kun je al je aandacht en focus richten op die taken. Stel je hebt een werkdag van 8 uur en daarop plan je twee taken. Dan heb je dus gewoon 4 uur de tijd voor een taak. Weet je hoeveel werk je kunt verrichten als je vier uur lang focust op één taak?!

Dit is ook de reden dat in boeken als Nooit meer te druk en Diep werk, er veel waarde wordt gehecht aan niet te veel op een dag plannen. Doordat je de tijd neemt voor iets, kun je hier volledig op focussen en met die aandacht kun je tot goede ideeën en uitwerkingen komen, waar jij of het bedrijf waar je werkt écht iets aan hebben.

Daarnaast is dit ook dé manier om in een flow te komen. Ik schreef al eens een uitgebreid artikel over wat flow is en hoe je in een flow kunt komen. Als je in een flow zit lijkt de tijd voorbij te vliegen, en dus moet je er ook de tijd voor nemen.

– minder belangrijke taken buiten beschouwing

Een nadeel van het maar een paar taken op je planning zetten, is hoe je moet omgaan met kleinere taken die wél moeten gebeuren. Stel je gaat thuis aan de slag, dan moet je misschien ergens op die dag ook een was draaien, de boodschappen doen of de post wegwerken. En ben je op je werk, dan heb je daar misschien ook wel een paar kleinere taken op je planning die gewoon moeten gebeuren, en waarvan jij degene bent die ze moet uitvoeren. Met deze kleine taken houd je geen rekening op je planning. En dus heb je dan misschien toch niet de volle 4 uur tijd voor een taak, maar slechts 3.

Veel kleine taken op je planning

Met een planning bestaande veel kleine taken probeer je alles zo veel mogelijk op te splitsen. Een “samenvatting maken” wordt “samenvatting hoofdstuk 1” en “samenvatting hoofdstuk 2” bijvoorbeeld.

+ inzicht in haalbaarheid

Het grootste voordeel van het plaatsen van veel kleine taken op je planning, is dat je veel inzicht hebt in wat je precies moet doen. Als je maar twee taken op je planning zet, kan het verleidelijk zijn om er taken op te zetten die eigenlijk uit heel veel deeltaken bestaan. “Plan schrijven” kan bijvoorbeeld bestaan uit een briefing ophalen, onderzoek doen, een eerste concept maken, het concept doornemen met de klant en een definitieve versie opstellen. Klinkt opeens als veel werk voor 4 uur, niet?

Wanneer je deze taken al meteen opsplitst, heb je beter inzicht in of je te veel op een dag wilt doen of niet, en kun je meteen wat dingen doorschuiven. (Maar dat kan wel alsnog lastig blijven. Alleen uitsplitsen maakt het wel makkelijker.)

+ inzicht in je progressie

Een ander voordeel van juist zoveel mogelijk kleine taken op je planning zetten, is dat je veel sneller taken kunt afstrepen en ook een goed beeld hebt van je progressie. Heb je de helft van de taken afgerond met de lunch of niet? En hoe komt dat? Als je merkt dat je planning niet haalbaar is, kun je besluiten om zaken door te schuiven en kun je daar anderen eventueel op tijd over inlichten. Ook kan het je motiveren om net even wat harder aan de slag te gaan. Als je juist voorloopt en al veel taken hebt afgerond, kan dat een goed gevoel geven wat ook weer motiveert om de rest van de taken snel af te ronden.

– geen prioriteit

Doordat je heel veel taken op een dag plant, is het wel lastiger om prioriteiten te stellen. Je bent misschien geneigd om de simpele, korte taken eerst af te ronden, omdat je zo het snelst iets van je planning weg kunt strepen. Maar uiteindelijk is het waarschijnlijk beter om je aan het begin van de dag, wanneer je nog vol energie zit, te focussen op de lastige taken. Maar doordat je de minder belangrijke taken ook op je planning hebt staan, kun je door die te doen het gevoel krijgen heel erg goed bezig te zijn, terwijl dat dan eigenlijk wel meevalt. Het is dus belangrijk om goed in de gaten te houden wat voor jou prioriteit hebt.

De gouden middenweg

Wanneer ik voor mijzelf een planning maak met wat ik moet doen (bijvoorbeeld op een zaterdag wanneer ik voor mijn blog aan de slag ga), liep ik op tegen bovenstaande nadelen. Als ik maar weinig taken opschrijf, vergeet ik dingen die weliswaar minder belangrijk zijn, maar wel moeten gebeuren. En wanneer ik álle taken opschrijf, trap ik juist snel in de valkuil van het eerst willen afronden van de simpele, korte taken.

Uitgebreide planning mét prioriteiten

Daarom neem ik nu een soort middenweg. Ik maak vaak wel een uitgebreide planning, zo heb ik geen losse gedachten over wat ik allemaal nog moet doen in mijn hoofd. Maar daarbij stel ik wel prioriteiten. Ik loop mijn lijst door en zet bijvoorbeeld een sterretje bij de taken die vandaag MOETEN gebeuren. Wat er ook gebeurt, die dingen MOET ik doen. Dan vind ik dat ik streng moet zijn voor mezelf en kies ik bijvoorbeeld de 3 allerbelangrijkste dingen. Heb ik die af, dan mag ik wel nieuwe prioriteiten stellen. Zo verlies ik nooit uit het oog welke taken belangrijke zijn. De minder belangrijke taken doe ik dan vaak toch even snel, wanneer ik pauze neem van de echt belangrijke taken.

Vind je het lastig om prioriteiten te stellen? Probeer dan eens om met de prioriteitenmatrix te werken. Hierbij verdeel je al je taken op een matrix, waardoor je overzicht krijgt in wat je het beste prioriteit kunt geven.

Werk met een 3-taken-lijst

Een andere methode, die ik in het voorjaar gebruikt heb, is werken met een 3-taken-lijst. Hierbij geef je dus drie taken prioriteit, maar plan je ook tijd voor kleinere taken die ook moeten gebeuren. Ik leg het allemaal uit in deze blogpost.

Nu ben ik natuurlijk super benieuwd: hoe maak jij een planning? Met een paar grote taken of juist heel veel kleine taken? En natuurlijk: waarom? Wat is dat wat jou betreft de beste methode?

Deze blogpost later nog eens teruglezen? Pin onderstaande afbeelding op Pinterest!

Over plannen wordt veel geschreven en als er iets is waar veel tegenstrijdige tips over te vinden zijn, is het over hoeveel taken je op een dag kunt plannen en hoe groot of klein deze taken zijn. Lees in dit artikel waarom je er voor beide wat te zeggen valt, zo kun je zelf kiezen waar jij voor gaat: een paar grote of veel kleine taken. Of voor de middenweg?! Check het nu!

Ontvang gratis tips en updates!

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips :-). Plus nu als bonus: het gratis stappenplan 'van losse taken naar concrete planning'!

Powered by ConvertKit

3 gedachten over “Je dag plannen: een paar grote taken of veel kleine taken?”

  1. Fijn artikel! Goed om eens over na te denken! Ik schrijf meestal de kleinere taken ook op zodat ik ze niet hoef te onthouden. Maar dat je die dan eerst doet ipv de belangrijkste/grote taken is heel herkenbaar. De 3-taken-lijst klinkt goed, dat ga ik maar eens proberen.

    • Dankjewel nog Laura! Ja dat is de afweging inderdaad, je wilt ze ook niet vergeten. Ik merk dat ik het nu fijn vindt om één grote taak op te pakken, dan de kleinere taken en zo verder alles af te werken zeg maar.

  2. Zo’n drie taken-lijst komt het dichtste in de buurt bij wat ik tegenwoordig doe: ik probeer mezelf een centraal doel te stellen, bijvoorbeeld ”werken aan project X/vak Y” en dan focus ik me op taken die daarbij horen. Soms maak ik echt een lijstje van 3 taken en dan verwerk ik er ook andere dingen in, zoals kleine klusjes of dingen voor mijn blog. Ik heb die focus wel echt nodig, want met een lange takenlijst raak ik geheid in paniek en kan ik niet relaxed werken.

Plaats een reactie