Beter leren plannen en organiseren met deze 8 tips


Wil je graag beter leren plannen en organiseren, maar weet je niet zo goed hoe je dit aan kunt pakken? In dit blogartikel deel ik mijn 8 tips om beter te leren plannen en organiseren.

Hoe ik heb leren plannen en organiseren

Plannen en organiseren gaat zo’n beetje vanzelf bij mij. Ik vond laatst een to do lijst terug van toen ik 11 jaar oud was. Compleet met hoe laat ik wat wilde gaan doen. Het zal er al vroeg in ;-). En gaandeweg heb ik mijn vaardigheden steeds verder verbeterd. Hier lees je het hele verhaal.

Maar ik weet dat dat niet voor iedereen geldt. Dat niet iedereen van jongs af aan bezig is met plannen. Daarom heb ik de afgelopen jaren met mijn blog, maar bijvoorbeeld ook tijdens mijn studie en op mijn werk, al veel mensen kunnen helpen met plannen en organiseren. Ik wil jou daar nu ook bij helpen!

Als je nu helemaal niets, of bijna niets, gepland en georganiseerd hebt van wat je moet doen, dan heb je het goede blogartikel gevonden. Ik help je namelijk plannen en organiseren vanaf het begin.

Mijn 8 tips om beter te leren plannen en organiseren

Doe een braindump

Om te bepalen wat je allemaal kunt plannen en organiseren, starten we met een braindump. Een braindump is niets meer dan het halen van je gedachten uit je hoofd (brain) en ze op papier zetten (dump).

Pak er dus pen en papier bij, of een leeg document op je computer, en start met het maken van een lijst van alle dingen die in je hoofd zitten. Dat mogen dingen zijn die je nog wilt doen, maar bijvoorbeeld ook ideeën.

Loop je vast? Stel jezelf dan bijvoorbeeld de volgende vragen:

  • Wat moet ik nog doen?
  • Wat wil ik nog doen?
  • Wat wil ik bereiken?
  • Wat mag ik niet vergeten?

Plannen en organiseren via een takenlijst

Het resultaat van je braindump is vervolgens je basis voor een takenlijst.

Pak die braindump er dus bij en vraag je bij alles wat je opgeschreven hebt af:

Is dit een taak?

Zet alle taken in een lijst. Dit kan gewoon in een tekstdocument op je computer. Deze lijst wordt je takenlijst.

Sommige dingen die je hebt opgeschreven zullen misschien geen taak lijken, maar het in potentie wel zijn. Wanneer je bijvoorbeeld ‘auto kapot’ hebt opgeschreven, wil je op je takenlijst zetten: ‘garage bellen om auto te laten maken’. 

Bepaal je doelen

Je takenlijst lijkt nu misschien wat overweldigend. Zoveel dingen die je nog moet, wilt en kunt doen. Wat ga je eerst doen?

Om dat goed te bepalen is het zinvol om na te denken over wat je doelen zijn. Wat wil je bereiken met het doen van deze taken? Wil je op je werk klanten helpen hun doelen te bereiken, een expert worden in iets, en/of een promotie behalen? Wil je thuis het huis georganiseerd hebben, een goede relatie hebben, en/of beter worden in de sport die je doet?

Denk daar over na. Gebruik dit blogartikel over SMART doelen stellen om goede doelen te stellen.

Stel prioriteiten

Als je doelen hebt gesteld, dan kun je op basis daarvan prioriteiten gaan stellen. Gebruik hiervoor de prioriteitenmatrix.

Hierbij beslis je voor al je taken of deze belangrijk en/of urgent zijn.

  • Belangrijk: taken die je bijdragen aan het behalen van jouw (al dan niet concrete) doel(en) (doelafhankelijk).
  • Urgent: taken die NU aandacht nodig hebben (vaak doordat het te maken heeft met iets of iemand anders) (tijdafhankelijk)

Vervolgens past elke taak in de matrix:

Lees meer over de prioriteitenmatrix.

Als je voor een taak hebt bedacht in welke kwadrant deze past, kun je dat gebruiken om te bepalen:

  • Of je de taak wel moet doen (als het niet belangrijk is en niet urgent, waarom zou je het dan doen?)
  • Wanneer je de taak gaat doen

Denk na over wat de allerbelangrijkste taken zijn en geef deze voorrang.

Verdeel je taken

Je vraagt je nu misschien af hóe je die taken voorrang geeft in je takenlijst. Daar gaan we nu mee aan de slag. Je hebt als het goed is nog steeds een takenlijst in een tekstdocument staan. Verdeel de taken uit deze takenlijst nu over vier lijsten:

  • Ooit
  • Jaar
  • Kwartaal
  • Maand

Alle taken wil je ooit doen, maar wat wil je dit jaar doen? En wat wil je dit kwartaal doen? En wat deze maand? Verdeel je taken zodat je een globaal idee krijgt van wat je wanneer wilt doen. Je kunt hierbij natuurlijk zo veel of zo weinig lijsten aanhouden als je wilt, afhankelijk van hoeveel taken je op je takenlijst hebt gezet.

Maak een weekplanning

Vervolgens is het tijd om een weekplanning te maken. Zo kun je bepalen welke taken je deze week wilt doen. Pak je takenlijst er opnieuw bij en bekijk welke taken je deze maand wilde doen.

Welke van deze taken wil je deze week doen? En op welke dag? Maak daarvan een weekplanning. Dat kan in verschillende tools. Zelf ben ik fan van de Purpuz planner en de HEMA deskplanner. Ook gebruik ik vaak Todoist.

Meer weten over het maken van een weekplanning? Lees dan ook dit blogartikel.

Maak een dagplanning

Vanuit je weekplanning kun je vervolgens bepalen wat je vandaag wilt doen. Kijk naar de weekplanning en bepaal welke taken je vandaag wilt (en kunt!) oppakken.

Ik schrijf dit graag op papier en leg dit naast me weg, zodat ik altijd weet wat de belangrijkste dingen zijn voor vandaag en zodat ik dit altijd kan zien.

Meer weten over het maken van een dagplanning? Lees dan ook dit blogartikel.

Dat waren de tips! Wil je nog uitgebreider aan de slag met plannen en organiseren? Meld je dan aan voor mijn e-mails en je ontvangt gratis het stappenplan van losse taken naar concrete planning erbij. Hierin word je in nog meer detail meegenomen in de bovenstaande stappen!

Ontvang gratis tips en updates!

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips :-). Plus nu als bonus: het gratis stappenplan 'van losse taken naar concrete planning'!

Powered by ConvertKit

Wat is jouw beste tip om beter te plannen en organiseren?

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It

Sommige links in dit artikel zijn affiliatelinks. Dit betekent dat ik kleine vergoeding krijg als jij een product aanschaft. Dit heeft geen invloed op de prijs die je betaalt voor de planner en zeker ook niet op mijn mening.

Wil je graag beter leren plannen en organiseren, maar weet je niet goed hoe je dit aan kunt pakken? Ik deel 8 tips om beter te leren plannen en organiseren.

Ontvang gratis tips en updates!

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips :-). Plus nu als bonus: het gratis stappenplan 'van losse taken naar concrete planning'!

Powered by ConvertKit

Plaats een reactie