Komt er altijd wat tussendoor? Ga slim om met ad hoc werkzaamheden [8 tips]


Vraag jij jezelf vaak af waarom je überhaupt moeite doet om een planning te maken, aangezien je dag toch constant gevuld lijkt te worden met allerlei dingen die tussendoor komen? Dan heb je veel te maken met ad hoc werkzaamheden. En ook daar kun je heus slim en georganiseerd mee omgaan. Lees wat die ad hoc klussen precies zijn, hoe je er het beste mee om kunt gaan én hoe je zelfs voorbereid kunt zijn op ad hoc taken! Zo kun jij meer rust en overzicht in je (werk)dag creëren – óók als er dingen tussendoor komen.

Wat zijn ad hoc werkzaamheden?

Je bent druk bezig met het maken van dat ene rapport voor de klant, wat al lang op je to do lijst staat. Plots word je gebeld door je baas: of je even iets kan uitzoeken wat hij nodig heeft voor de vergadering van vanmiddag. Je ziet ook een mailtje binnenkomen van een collega, die antwoord nodig heeft op een vraag zodat ze verder kan met haar werk. Zo ben je van het ene op het andere moment totaal niet meer bezig met dat wat je eigenlijk gepland had, maar met ad hoc klussen. 

Ad hoc werkzaamheden zijn dus taken waarvan je niet op voorhand wist dat je ze moest uitvoeren. Je hebt er dus geen rekening mee kunnen houden in je planning. Deze ad hoc taken moeten vaak meteen of binnen een korte tijdsperiode opgepakt worden.

Zo’n ad hoc klusje kan zowel vanuit externe factoren komen (zoals iemand die jou vraagt iets te doen, of het lek gaan van een fietsband die gemaakt moet worden) als vanuit interne factoren (je bedenkt je opeens dat je naar de tandarts moet).

Ad hoc werkzaamheden zijn vaak geen slechte zaak. Het kan betekenen dat je snel op anderen reageert, bijvoorbeeld op je werk of in sociale relaties, en dat wordt vaak gewaardeerd. Je laat een ander immers niet lang wachten. Maar ja, aan de andere kant kom je daardoor niet toe aan het werk wat JIJ eigenlijk wilde doen. En dus is er een middenweg nodig: niet zo maar ‘nee’ hoeven zeggen tegen alles en iedereen, maar ook gewoon je werk gedaan krijgen. Hoe doe je dat?! Ik deel mijn tips.

En dus is er een middenweg nodig: niet zo maar ‘nee’ hoeven zeggen tegen alles en iedereen, maar ook gewoon je werk gedaan krijgen.

Help, ad hoc klussen! Zo ga je ermee om

Stel jezelf voor dat je inderdaad druk bezig bent, en er komt ineens zo’n ad hoc taak voorbij. Wat kun je dan het beste doen?

Gebruik de 2 minuten regel

Stel dat je baas je vraagt om even iets in de agenda te zetten. Of om het mailtje van een bepaalde klant door te sturen. Dat zijn hele kleine ad hoc taken die tussendoor komen, die je makkelijk binnen 2 minuten kunt doen. 

Doe die dan ook meteen! Het is zonde om zo’n klusje eerst op je lijstje te schrijven en jezelf er vervolgens drie keer aan te herinneren dat je het nog moet doen, want dat duurt waarschijnlijk even lang als het kost om de taak uit te voeren. Schrijf zulke ad hoc werkzaamheden dus niet op je lijstje, maar rond ze meteen af!

Bepaal of de ad hoc taak prioriteit moet krijgen

Het is héél makkelijk om iemand anders iets te vragen. Dat weet je zelf ook. Dat betekent ook dat het voor iemand anders héél makkelijk is om iets van jou te vragen. Zéker als je altijd ‘ja’ zegt en alles gelijk oppakt. Maar je mag bést kritisch zijn als er iets extra’s van jou gevraagd wordt.

Komen er ad hoc werkzaamheden op jouw bordje te liggen? Vraag jezelf dan af of ze prioriteit hebben. Hier kun je heel goed de Eisenhower prioriteitenmatrix voor gebruiken. Daarbij stel je jezelf twee vragen:

  • Is het belangrijk?
  • Is het urgent?

Vervolgens passen al je taken in deze matrix:

Vind je het lastig om te beslissen welke taken prioriteit hebben? De prioriteitenmatrix helpt je op een handige manier prioriteiten stellen.

Is de taak belangrijk en urgent (1), dan zou ik ervoor zorgen dat je deze prioriteit geeft en ‘m binnen niet al te lange tijd uitvoert. Is het wel belangrijk, maar niet urgent (2), dan kun je kijken wanneer deze het beste op je planning past en het dan doen. Is het wel urgent, maar niet belangrijk (3), dan kun je wellicht kijken of je de taak kunt delegeren, of zelfs niet kunt doen. Hetzelfde geldt voor wanneer de taak niet belangrijk én niet urgent is (4).

Niet alle ad hoc klussen hoeven nu

Ad hoc werkzaamheden zijn vaak ad hoc omdat ze tussendoor komen. Je móét ze doen voordat je iets anders doet. Ze kunnen niet achteraan op je to do lijst komen te staan omdat er haast bij komt kijken. Ze zijn urgent en moeten snel gebeuren. Immers, anders waren ze niet ad hoc en kwamen ze niet tussendoor…

Maar ‘urgent’ is een breed begrip. Want wat is urgent? Wanneer je iets binnen vijf minuten moet doen? Tien? Een half uur? Een uur? Een ochtend? Een dag? Dat is helemaal afhankelijk van de taak en de situatie.

Bepaal dan ook voor jezelf binnen hoeveel tijd je dit uiterlijk moet doen. Niet alles hoeft meteen te gebeuren! Misschien komt het voor jou beter uit om het iets later op de dag te doen, omdat je nu lekker bezig bent met iets anders.

Laat niet meteen alles uit je handen vallen, maar bedenk eerst hoe snel het moet gebeuren

Als je dit weet, kun je kijken wanneer het voor jou het best uitkomt om dit te doen. Misschien heb je ergens nog een gaatje op je planning of kun je iets anders uitstellen, zodat je alle belangrijke dingen alsnog gedaan krijgt.

Kun je de ad hoc werkzaamheden delegeren?

Als er een ad hoc taak jouw kant op komt, dan is de meest logische en makkelijke optie dat jij het zelf ook oppakt. Dat je het ‘even snel’ doet. Maar als er heel veel taken jouw kant op komen, en je doet ze allemaal ‘even snel’, dan vliegt de dag alsnog voorbij. Dat weet je waarschijnlijk maar al te goed.

Besef je ook dat jij niet altijd degene bent die de taak moet oppakken. Dit is natuurlijk super afhankelijk van wat de taak is en wat jouw verantwoordelijkheden zijn, maar als er een taak jouw kant op komt en je hebt er eigenlijk geen tijd voor, vraag jezelf dan altijd even af: ben ik degene die dit moet doen?

Misschien kan je collega het ook gewoon oppakken. Misschien kan je partner het een keer doen. Misschien kan een mede-vrijwilliger, mede-mantelzorger of mede-noem-het-maar-op het oppakken, zodat jij een beetje ontlast wordt. Dat is geen teken van zwakte, dat laat juist zien dat je goed in kunt schatten wat je wel en niet kunt doen.

Vraag jezelf af wie jou zou kunnen helpen én daar meer tijd voor heeft – en vraag het degene. Zo simpel is het. Maar je moet het wél doen.

Dat is geen teken van zwakte, dat laat juist zien dat je goed in kunt schatten wat je wel en niet kunt doen.

Communiceer duidelijk

De meeste ad hoc werkzaamheden ontstaan uit vragen of verzoeken van anderen. En die andere personen verwachten vaak snel een reactie. Wanneer ik iets meteen oppak, dan laat ik, zodra het gedaan is, weten dat het afgerond is. Zo weet de ander dat hij/zij zich er niet meer druk over hoeft te maken.

Komt het niet meteen uit en wil ik de taak op een later tijdstip uitvoeren, dan probeer ik dat ook even te laten weten. Ik laat bijvoorbeeld weten dat ik het vandaag oppak, en laat dan later op de dag nog eens weten wanneer dit gebeurd is. Zo weet degene van wie het verzoek komt wat hij van jou kan verwachten.

Soms is het ook handig om daarbij even te laten weten waarom je het niet meteen doet, bijvoorbeeld doordat je eerst iets anders af moet ronden. Ook kan het handig zijn om alvast aan te geven wanneer je wel van plan bent om het te doen, zodat de ander weet wanneer hij kan verwachten dat het gedaan is.

Voorbereid zijn op ad hoc werkzaamheden

Er komen altijd dingen tussendoor op een dag. Dat is zo en dat zal altijd zo blijven. Zoals de Griekse filosoof Heraclitus zei: ‘het enige constante is, dat alles verandert’. Er zijn altijd veranderingen en daardoor zullen er altijd onverwachte werkzaamheden zijn. En da’s goed nieuws. Want als je weet dat het gaat komen, dan kun je je erop voorbereiden.

Houd bij waar je jouw tijd aan spendeert

Hoeveel procent van jouw tijd gaat precies naar ad hoc klussen? Dat is de cruciale vraag om antwoord op te kunnen geven als je beter voorbereid wilt zijn op ad hoc werkzaamheden. En er is maar één manier om daar écht achter te komen: door bij te houden waar je je tijd precies aan spendeert.

Houd eens een paar dagen of een week bij waar jouw uren naartoe gaan. En schrijf daarbij op of de taak gepland was of ad hoc. Na een tijdje krijg je een beeld van hoeveel tijd er écht naar ad hoc taken gaat. Is dat 10%? Of 25%? Of 50%? Onthoud het percentage goed – want het is belangrijk om te weten.

Werk met een planning

Als je niet van tevoren bedenkt wat je precies wilt gaan doen, dan kun je ook nooit afgeleid worden door ad hoc taken. Immers als er niets gepland staat, heb je alle tijd van de wereld voor ad hoc taken. In de praktijk werkt het waarschijnlijk anders: er is genoeg wat je al moet doen en de ad hoc klussen komen er bovenop.

Zorg dat je precies weet wat de dingen zijn die je ‘al moet doen’ door een planning te maken. Lees hiervoor mijn basistips voor het maken van een planning. Zo kun je ook aan anderen aangeven en laten zien dat je niet alle tijd van de wereld voor al die extra taken hebt.

Houd in je planning ruimte vrij voor ad hoc taken

Stel, je weet dat je gemiddeld op een dag ongeveer 25% van je tijd besteed aan ad hoc werkzaamheden die tussendoor komen. En stel dat je je dag altijd precies vol plant met taken. Dan heb je op een dag dus 125% aan werkzaamheden te doen. En je hoeft niet te kunnen rekenen om te weten dat dat té veel is. En dat kan één dag gebeuren, maar als dat elke dag gebeurt, dan loop je vast.

Zorg dat je rekening houdt met de ad hoc klussen die tussendoor komen. Als je wéét dat 25% van je tijd opgaat aan ad hoc werkzaamheden, plan dan maar 75% op een dag vol. Dan heb je niet steeds het gevoel achter de feiten aan te lopen en je werk niet af te krijgen.

Op naar overzicht en dingen gedaan krijgen, zelfs als er wat tussendoor komt

Hopelijk hebben alle tips over het omgaan met ad hoc werkzaamheden je heel veel inspiratie en ideeën gegeven over hoe jij slimmer om kunt gaan met al die klusjes die extra bij op je bordje komen. Om het echt goed aan te pakken heb ik een vervolgstap voor je klaarstaan:

Wil jij zorgen dat jouw planning haalbaar is en je de dag kunt eindigen met een tevreden gevoel, omdat je alles gedaan hebt wat je wilde doen? Bij aanmelding voor mijn e-mails ontvang je helemaal gratis een checklist haalbare planning. Houd deze checklist elke dag even naast je planning om ervoor te zorgen dat je ook echt kunt doen wat je wilt doen – en met meer rust en overzicht te werk kunt gaan. Vul het onderstaande formulier in en je ontvangt ‘m in je inbox:

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

Ben je klaar voor structureel meer overzicht en meer dingen gedaan krijgen? Wil je geen last meer ervaren van ad hoc taken en gewoon doen wat je wil doen? Bekijk dan ook eens mijn online cursus ‘Krijg het gedaan’. In deze cursus help ik je stap voor stap om alles gedaan te krijgen wat je wilt doen. Lees meer op de cursus pagina:

 

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It
Komt er altijd wat tussendoor? Ga slim om met ad hoc werkzaamheden [8 tips]

Dit artikel is voor het eerst gepubliceerd op 13 november 2016, maar sindsdien volledig geüpdatet om de kwaliteit te verbeteren.

Komt er altijd wat tussendoor? Ga slim om met ad hoc werkzaamheden [8 tips]Komt er altijd wat tussendoor? Ga slim om met ad hoc werkzaamheden [8 tips]Komt er altijd wat tussendoor? Ga slim om met ad hoc werkzaamheden [8 tips]Komt er altijd wat tussendoor? Ga slim om met ad hoc werkzaamheden [8 tips]Komt er altijd wat tussendoor? Ga slim om met ad hoc werkzaamheden [8 tips]Komt er altijd wat tussendoor? Ga slim om met ad hoc werkzaamheden [8 tips]Komt er altijd wat tussendoor? Ga slim om met ad hoc werkzaamheden [8 tips]

 

Ontvang gratis tips en updates (incl. checklist haalbare planning!)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus gratis een checklist met daarin 7 tips voor het maken van een haalbare planning!

Plaats een reactie

17 − vijftien =