Je hebt een écht goede planning gemaakt. Maar BAM, er komt weer eens iets tussendoor. Iets waar je echt NU iets mee móet doen. Dus je doet dat. En als je klaar bent kijk je met een zucht naar je planning: “dat loopt weer in het honderd…” Herkenbaar?! Gooi je planning niet zo maar het raam uit als dat gebeurt! 

Er komen nou eenmaal dingen tussendoor, en je weet nóóit van te voren PRECIES hoe een dag gaat verlopen (dat zou handig zijn, maar ook saai, toch?!). Het is de kunst om slim om te gaan met je planning, óók als het uitzichtloos lijkt. Hoe je dat doet?! Goed dat je ’t vraagt! Ik ga je namelijk precies vertellen hoe je dat doet!

Neem de tijd om je stressniveau te verlagen

Als je van alles wilde doen vandaag, maar iets heeft compleet roet in het eten gegooid, dan heb je misschien het gevoel super gespannen, gejaagd, gestrest en ongeduldig te zijn. Niet het beste recept om goed gefocust en gemotiveerd met iets aan de slag te gaan.

Neem dan ook nadat je die “super urgente taak die je liever niet tussendoor had opgepakt” hebt voltooid, even de tijd.

Neem een korte pauze en verwerk alle stressvolle gedachten die je hebt. Pak wat te drinken of wandel een kort rondje. 

Schep orde. Ruim die papieren die je nodig had weer op. Sluit de documenten van die urgente taak. Sluit het af en komt tot rust, om jezelf het laatste deel van de dag nog nuttig te maken en iets te doen van wat je wél gepland had voor vandaag.

Bekijk hoe ver je precies achter ligt op je planning

Begon je de dag vol goede moed, maar kwam er al snel van alles tussendoor? En ben je nu halverwege de dag of zelfs richting het eind?! Dan lijkt het misschien nutteloos om überhaupt je planning nog een blik waardig te gunnen. Er klopt immers toch geen drol meer van. 

Maar is dat wel zo?! Dat kun je pas écht bepalen als je WEL weer even je planning onder het stof vandaan haalt. 

Pak die planning er eens bij en kijk wat daarvan je nog niet hebt gedaan. Hoeveel tijd verwacht je dat die taken nog kosten, bij elkaar?

En hoeveel tijd heb je nog vandaag?

Als je die twee cijfers weet, kun je berekenen wat je nog wél kunt doen, en wat niet. Stel dat je nog 4 taken hebt openstaan, waarvan je verwacht dat elk een uur duurt. En het is nu 3 uur ’s middags en je werkdag duurt tot 5 uur. Dan heb je dus nog 2 uur om aan je taken te werken, en nog 4 uur aan taken open staan. Je kunt dus 2 taken van een uur niet meer doen. Maar ook 2 taken nog wel!

Bepaal waar je ‘nee’ tegen gaat zeggen

Als je nog 4 uur aan taken te doen hebt, en nog maar 2 uur in je dag, dan is het voor de meeste mensen heel verleidelijk om maar gewoon EXTRA HARD aan al je taken te gaan werken. Misschien kun je het werk wat 4 uur kost opeens wel 2x zo snel doen!!! 

Uhhhh, ja. Da’s een mooie ambitieuze gedachte, maar in de praktijk werk je niet opeens twee keer zo snel als je even extra je best doet. En dus eindig je de dag waarschijnlijk met 2 uur aan taken voltooid, en nog 2 uur aan taken die open staan. Het resultaat? Teleurstelling en frustratie, want je hebt niet alles kunnen doen wat je wilde doen.

Herkenbaar? Gelukkig is er een magisch recept om die teleurstelling en frustratie te voorkomen! En het magische recept heet “NEE”. Als je wéét dat er nog 4 uur aan taken open staat met nog 2 uur te gaan, zeg dan gelijk “NEE” tegen de helft van je taken.

Je kunt “nee” zeggen tegen jezelf, door een taak te schrappen of te verplaatsen. Je kunt “nee” zeggen tegen een ander, en afspreken of je de taak niet doet, of je ‘m later doet, of dat iemand anders ‘m misschien doet.

Dat kost misschien een paar minuten tijd. Maar vervolgens heb jij alle ruimte om die 2 uur aan taken die je écht nog nog kunt doen op te pakken, om je dag met een voldaan en tevreden gevoel te eindigen!

Vertoon geen uitstelgedrag

Is je hele dag in de soep gegooid door allerlei super urgente, maar niet van te voren ingeplande taken? Dan werkt dat vaak niet bepaald heel motiverend. “Geleefd worden” kost bakken met energie – en energie is precies wat je nodig hebt als je wel geconcentreerd nog iets wilt doen wat je echt graag WIL doen.

Het is dan heel verleidelijk om de taken die je eigenlijk wilde doen, uit te stellen. Maar doe dat JUIST niet. Want dan laat je die taken die tussendoor komen alleen maar meer van je tijd in beslag nemen.

Merk je dat je de neiging hebt om te gaan uitstellen? Doe een van de volgende dingen:

• Hak de taak die je uitstelt in NOG kleinere stukken dan je al hebt gedaan, zo klein dat je tegen de allereerste taak TOTAAL niet meer op ziet.
• Zet een wekker voor 10 minuten en zeg tegen jezelf dat je maar tien minuten aan de slag hoeft te gaan; daarna mag je weer stoppen als je wil. Wedden dat je doorgaat?!
• Zet alles klaar om met de taak te beginnen: pak de spullen, open de documenten… Voor je ’t weet ben je bezig.

Ga slim om met ad hoc taken

Ongeplande taken die onverwacht tussendoor komen en jouw planning in de war schoppen, noem ik ook wel “ad hoc taken”. Als je planning al flink door elkaar geschud is, dan is daar achteraf natuurlijk weinig meer aan te doen. Maar kijk wel of je ervan kunt leren voor de volgende keer.

• Had je ook “nee” kunnen zeggen tegen deze taak?
• Had je de ad hoc taak ook de volgende dag kunnen oppakken?
• Komt deze ad hoc taak wekelijks tussendoor en kun je daar rekening mee houden in je planning?
• Wéét je dat een bepaald deel van je dag uit ad hoc taken bestaat, en kun je die tijd gewoon nooit inplannen met andere taken?!

PS Wil jij beter leren omgaan met ad hoc taken op je werk? Dan is de Tussendoor Taken Challenge iets voor jou! In 6 weken ga je in 6 stappen de controle pakken over je werkdag, door stap voor stap slimmer om te gaan met taken die tussendoor komen. Lees hier alle info!

Stop met een te ambitieuze planning maken

Het is héél verleidelijk om heel veel van jezelf te verwachten of te moeten. Het is menselijk om steeds maar ALLES te willen doen. En daar komt nog bij dat het voor veel mensen niet makkelijk is om keuzes te maken.

Maar dat is wat je juist wél moet doen om jezelf niet in de stress te werken. Maak een planning die haalbaar is, waarbij je – tot zover mogelijk natuurlijk – rekening houd met alle dingen die toch altijd tussendoor komen, en waarvan je energie en motivatie krijgt, in plaats van dat je ‘m aan het eind van de dag uit het raam wil gooien.

Maak een HAALBARE planning. En ik heb iets voor je om dat makkelijker te maken! Bij aanmelding voor mijn e-mails ontvang je NU namelijk helemaal gratis de “checklist haalbare planning”. Die kun je erbij houden als je jouw dagplanning maakt, om na te gaan of je niet té hoge verwachtingen stelt. Meld je aan en ontvang ‘m direct:

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Mevrouw Structuur en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!

En wil je écht leren om een slimme planning te maken en alles gedaan te krijgen wat je wil doen?! Doe dan mee met de online cursus Krijg het gedaan! In de cursus leer ik je hoe je wél gedaan krijgt wat je wilt doen, door stap voor stap steeds slimmer een planning te maken en te leren hoe je productief bent – in welke situatie dan ook. Lees meer op de cursus pagina en kijk of het wat voor jou is: