Overzicht kwijt? Overzicht creëren in 6 stappen


Ik houd van overzicht. Zonder overzicht voel ik me onrustig, chaotisch en gestrest. Maar hoe doe ik dat eigenlijk: overzicht creëren en overzicht houden? Wat doe ik als ik het overzicht kwijt ben? Dat deel ik met je in het blogartikel van vandaag.

Het overzicht kwijt zijn is niet gek

Het overzicht kwijt zijn kan gebeuren. Er speelt te veel, het is druk, en wordt veel van je gevraagd… Iedereen is wel eens even het overzicht kwijt en ik zeker ook.

Als ik het overzicht kwijt ben voel ik me vaak onrustig, chaotisch en ongefocust. Ik krijg minder voor elkaar en heb minder concentratie dan normaal. 

Dat zijn precies allemaal redenen dat ik er op zo’n moment voor wil zorgen dat ik het overzicht zo snel mogelijk terug krijg, en dat is dan ook waar ik zo snel mogelijk mee aan de slag ga.

In dit blogartikel deel ik met je wat ik dan doe, zodat jij dit ook kunt gaan toepassen op het moment dat je het overzicht kwijt bent.

Waarom wil je overzicht creëren?

Waarom is het fijn om overzicht te creëren? Wat mij betreft zijn daar drie redenen voor:

Meer overzicht zorgt voor minder stress

Als je overzicht hebt, dan weet je wat er allemaal speelt. Dat kan op je werk zijn, maar ook privé. En overzicht hebben over alles wat er speelt geeft heel veel rust.

Meer overzicht zorgt voor meer focus

Als je weet wat er speelt, kun je ook bepalen wat het eerste waarop jij actie moet ondernemen. Is er iets wat met spoed gedaan moet worden? Dan kun je dit oppakken. Of heeft het overzicht ervoor gezorgd dat je beseft dat het allemaal oké is? Dan kun je rustig ademhalen en aan de slag gaan met wat jij belangrijk vindt.

Meer overzicht zorgt ervoor dat je meer gedaan krijgt

Zonder overzicht probeer ik vaak maar van alles door elkaar te doen, zodat er zo veel mogelijk wordt opgepakt. Dat heet ook wel multitasken. Als ik geen overzicht heb en niet weet wat het belangrijkste is, dan ga ik alles doen. En dat is niet handig, want multitasken zorgt juist voor extra stress én alles duurt veel langer dan wanneer je taken één voor één doet. In mijn artikel over multitasken lees je daar meer over. 

Het overzicht kwijt? Los het op met deze 6 stappen

Overzicht creëren door alles op te schrijven

Je brein is een hele slechte plek om dingen te bewaren. Je brein kan perfect ideeën bedenken en concepten koppelen, maar het kan maar een paar dingen tegelijk onthouden.

Dus wanneer jij alles wat je moet doen in je hoofd onthoudt, werkt dat niet. Je bent dan constant afgeleid van dat wat je eigenlijk wilde doen.

Als je het overzicht kwijt bent, is daarom de eerste stap naar meer overzicht, om alles wat in je hoofd zit op te schrijven. Doe een braindump: dat betekent letterlijk een dump van je brain (brein). Pak pen en papier en schrijf 10 minuten lang alles wat je nog ‘moet’ doen op.

Maak een planning

De volgende stap is om van dat wat je hebt opgeschreven tijdens de braindump, en alles wat er misschien verder nog op een to do lijst of planning staat, een nieuwe planning te maken.

Maak een goede planning voor jezelf waarbij je prioriteit geeft aan de belangrijkste taken. Dat kunnen in dit geval ook taken zijn die jou de meeste rust geeft als ze gedaan zijn. Lees ook mijn artikel over prioriteiten stellen.

Zorg voor systemen

Ik raad je aan om voor je planning en andere zaken systemen op z’n plaats te hebben, die je op orde kunt brengen om het overzicht weer terug te krijgen.

Heb bijvoorbeeld een systeem voor:

  • Je agenda
  • Je e-mail
  • Je planning / to do lijst

Wat een systeem inhoudt? Een goede werkwijze om ermee om te gaan.

Agenda

Bepaal bijvoorbeeld: hoe gebruik je je agenda? Wanneer kijk je erin? Wat zet je erin? Wie mag erin kijken? Wanneer werk je hem bij? Dit zodat je er altijd op kunt vertrouwen.

E-mail

Voor je e-mail geldt hetzelfde: hoe vaak lees je je mail? Hoe zorg je dat je niets mist? Hoe zorg je ervoor dat je er niet te veel tijd aan kwijt bent? Ook hierop wil je erop kunnen vertrouwen dat je na het verwerken van je mail méér overzicht hebt in plaats van minder. Lees ook mijn artikel over je mailbox organiseren. Of overweeg om de online cursus De altijd opgeruimde mailbox te volgen!

Planning

Tot slot: ook voor je planning wil je een systeem hebben. Gebruik een handige tool (ik raad Todoist aan) en zet daar alle taken in. Zorg dat je planning:

  • Compleet is: staat álles er in?
  • Realistisch is: kun je dat wat je vandaag wilt doen, ook doen?
  • Duidelijk is: als je de taak ziet, weet je precies wat je moet doen

Onderhoud deze systemen

De volgende stap is het goed onderhouden van je systemen, op dagelijkse en wekelijkse basis. Hoe zorg je ervoor dat je agenda, mailbox en planning altijd kloppen? Dat je erop kunt vertrouwen? Welke stappen moet je daarvoor zetten?

Maak voor jezelf een checklist van dingen die je dagelijks en wekelijks wilt doen om ‘bij te blijven’. Dit kan bijvoorbeeld inhouden:

  • Dat je dagelijks je planning voor de volgende dag maakt (lees meer)
  • Dat je wekelijks je planning bijhoudt (lees meer)

Wees kritisch op jezelf

Het is tijd voor de puntjes op de i en daarvoor is het de bedoeling dat je kritischer op je zelf wordt. Hoe ik dat bedoel?

Je hoeft niet álles te doen.

Je raakt het overzicht namelijk heel makkelijk kwijt als je te veel wilt doen en als je te veel op je bord hebt liggen. Dus simpelweg minder te doen hebben kan zorgen voor meer overzicht.

Je kan niet alles doen, en je hoeft ook niet alles te doen.

Beslis zelf bewust welke dingen jij belangrijk vindt, en wat je wel wilt doen. En leer ook beter nee zeggen tegen dingen die anderen van je vragen. In dit artikel vind je daarvoor mijn tips.

Ga aan de slag

De laatste stap is heel simpel maar heel belangrijk. Blijf niet in de stress en drukte hangen. Je hebt overzicht gecreëerd tijdens de vorige stappen, dus nu is het tijd om aan de slag te gaan. Tijd om te starten met het daadwerkelijk oppakken van taken.

Als je heel veel taken hebt openstaan, kan het in dit geval fijn zijn om te beginnen met het wegwerken van kleine taken, zodat je in een zo kort mogelijke tijd zoveel mogen kunt afronden.

Maar je kunt ook starten met de moeilijkste, vervelendste taak die op je planning staat. Als je daar namelijk vanaf bent, wordt alles daarna leuker en makkelijker.

Succes!

overzicht van taken kwijt? ga van losse taken naar concrete planning

Ben je nog zoekenden naar hoe je van alles wat je te doen staat een duidelijke planning maakt? Meld je aan voor mijn e-mails en download gratis het stappenplan van losse taken naar concrete planning.

Ontvang gratis tips en updates!

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips :-). Plus nu als bonus: het gratis stappenplan 'van losse taken naar concrete planning'!

Powered by ConvertKit

Wat doe jij als je het overzicht kwijt bent? Welke van deze tips ga je toepassen?

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It
Ik houd van overzicht. Zonder overzicht voel ik me onrustig, chaotisch en gestrest. Maar hoe doe ik dat eigenlijk: overzicht creëren en overzicht houden? Wat doe ik als ik het overzicht kwijt ben? Dat deel ik met je in het blogartikel van vandaag.

Ontvang gratis tips en updates (incl. stappenplan)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus: het PDF stappenplan mailbox opruimen!

Powered by ConvertKit

Plaats een reactie