Ben je soms net even iéts langer dan je zou willen op zoek naar dat ENE bestand? Want hij kán in map A zitten, maar ook in map B of C. Of in die ene submap. Of gewoon nog op je bureaublad. En voor je ’t weet zit je 10 minuten te zoeken naar dat document waar je één cijfer uit nodig hebt. Herkenbaar? Dan is het tijd om je mappenstructuur op orde te maken! In deze blog lees je hoe je dat slim kan opzetten met 5 richtlijnen, zowel voor thuis als voor in de organisatie waar je werkt.

Wat is een mappenstructuur?

Een mappenstructuur is niets meer dan de manier waarop je jouw mappen hebt ingedeeld op je computer. 

Wat valt onder wat? Heb je alleen hoofdmappen, ook submappen of zelfs sub-sub-sub-sub-submappen? Wat heb je opgesplitst en wat juist samengevoegd? En hoe noem je eigenlijk alle bestanden die in die mappen zitten? Allemaal dingen om over na te denken als je slim aan de slag gaat met je mappenstructuur opzetten. En da’s dus precies wat je gaat doen met deze blog!

Waarom is een slimme mappenstructuur opzetten belangrijk?

Voor zowel thuis als in de organisatie waar je werkt, is het enorm waardevol om een slimme mappenstructuur te maken. Waarom? Nou, hierom:

1) Het bespaart tijd

Hoe meer tijd je nodig hebt om dat ene bestand terug te vinden, hoe minder tijd je overhoudt voor dingen die belangrijker zijn. En er zijn wat mij betreft niet heel veel dingen minder belangrijk dan onnodig zoeken naar dingen waarvan je zelf ooit de plek hebt bepaald! Het loont dan ook om bewust je mappenstructuur te maken, zodat je jezelf in de toekomst tijd bespaart.

2) Het geeft rust in je hoofd

Geen angst meer of je wel de juiste versie van die ene belangrijke prestatie opent. Geen zorgen over of je die waardevolle aantekeningen nog terug kunt vinden als je volgende week aan de slag gaat met de uitwerking ervan. Het zijn kleine dingen, maar wel dingen die (onbewust) voor extra onrust kunnen zorgen en je kunnen afleiden van dingen die belangrijker zijn. Een goede mappenstructuur zorgt ervoor dat je dit voorkomt!

3) Het zorgt voor minder frustratie

‘Wacht even, ik pak het document er gelijk bij!’ zeg ik vaak genoeg als ik een klant aan de telefoon spreek, en hij of zij heeft een vraag over iets wat ik ze toegestuurd heb. Zou ik dat document niet gelijk kunnen vinden, zou ik aan de telefoon gefrustreerd raken en ook een minder goede indruk achterlaten. Maar ook als je niet iemand hebt die op je wacht kan het kwijt zijn van een document of het zoeken van een document frustrerend genoeg zijn. Ook daarbij komt je mappenstructuur to the rescue!

Richtlijnen voor het maken van een mappenstructuur

Dus, hoe doe je dat dan: je mappen slim opzetten zodat je tijd bespaart en niet gefrustreerd raakt als je weer eens iets kwijt bent? Dit zijn de mappenstructuur richtlijnen die ik je kan aanraden om over na te denken en in de gaten te houden:

Bepaal wat voor soort documenten er in je mappen komen

Als je slim je mappen wilt maken, raad ik je aan om niet als een kip zonder kop bestanden te gaan verplaatsen, maar om even bewust te inventariseren wat voor soort documenten er allemaal in die mappen moeten gaan komen.

Bepaal dus wat voor soort documenten er straks een plekje moeten hebben in je mappenstructuur. En dan bedoel ik niet: zijn het Word documenten of Powerpoint bestanden? Nee, ik bedoel: waar gáán die documenten over?

• Wil je een indeling maken voor werk of privé, of beide?
• Wat is nu je indeling en wat werkt daaraan wél en niet fijn?
• Bij welke documenten weet je nu nooit waar je ze moet laten?
• Welke documenten verwacht je dat er in de nabije toekomst bij gaan komen (bijvoorbeeld omdat je net een huis hebt gekocht of een studie begint)?

Open een Word document of Evernote notitie en schrijf jouw ideeën op over waar je mappenstructuur aan moet gaan voldoen. Vaak vormt zich dan al een eerste opzet van jouw ideale structuur.

Ruim op voordat je gaat herorganiseren

Oké, dit is niet ECHT een richtlijn voor je mappenstructuur, maar wel super belangrijk om mee te nemen als je daarmee aan de slag gaat. Als je je mappenstructuur gaat opzetten voor thuis of in je organisatie, dan is dat HET moment om ook de documenten zelf aan een kritische blik te onderwerpen. Want moet je elk document dat je tot nu toe bewaard hebt, ook in de toekomst nog bewaren? Waarschijnlijk niet!

Stel jezelf deze 2 vragen:

• Moet ik het document bewaren? (bijvoorbeeld om wettelijke redenen)
• Wil ik het document bewaren ter referentie? (oftewel: verwacht je dat je het nog eens in wilt zien om welke reden dan ook?)

Is het antwoord 2x nee, dan kun je het document met een gerust hart verwijderen en hoef je niet na te denken over waar het in je nieuwe mappenstructuur past.

Veel of weinig mappen in je mappenstructuur?

Een belangrijke vraag om jezelf te stellen als je aan de slag gaat met je mappenstructuur opzetten, is: wil ik veel of weinig gebruikmaken van mappen, en van submappen?

Je hebt namelijk een aantal opties als je je mappenstructuur gaat organiseren:

• Werken met allerlei hoofdmappen
• Werken met slechts een handvol hoofdmappen, en met allerlei submappen
• Werken met heel weinig mappen, en met slimme bestandsnamen

Geen van deze opties is ‘fout’ of ‘het beste’. Het gaat er om dat jij straks de bestanden kunt vinden die je nodig hebt. Om te bepalen welke optie voor jou gaat werken, kun je nadenken over of je graag een map opent of liever de zoekfunctie gebruikt als er veel bestanden in een map staan, en over of je überhaupt verwacht of er veel bestanden in de map komen te staan. En zoals in de laatste bullet hierboven al staat, is het ook afhankelijk van hoe je omgaat met bestandsnamen.

En iets algemeen goed om aan te houden is: hoe minder, hoe beter. Houd het simpel voor jezelf, want dan is het veel makkelijker om het straks bij te houden. Kies alleen voor een extra map of submap als je hem écht nodig hebt.

Kijk niet alleen naar je mappen: Geef je bestanden slimme namen

Je kunt een prachtige opbergkast met tientallen lades kopen, maar als het IN die lades nog steeds een grote rotzooi is, dan gaat die kast je niet helpen om makkelijker je spullen terug te vinden. Zo werkt het met fysieke spullen, maar natuurlijk ook met online spullen!

Als je aan de slag gaat met je mappenstructuur, wees dan ook kritisch op hoe je je bestanden noemt als je ze opslaat. ‘Document1’ of ‘Aantekeningen meeting’ zijn niet per se de slimste bestandsnamen.

Als je een bestand een naam geeft, denk dat in ieder geval na over deze vraag: Als ik dit bestand over een half jaar zie, weet ik dan nog waar het over gaat met deze naam?

Verder kun je ook overwegen om al je bestanden op dezelfde manier namen te geven, om het extra makkelijk te maken om ze terug te vinden. En wil je van veel bestanden de naam aanpassen? Dan zijn hier ook hulpmiddelen voor waarmee je dit kan automatiseren. Neem gerust even contact met mij op als je hier hulp bij kunt gebruiken!

Je kunt een prachtige opbergkast met tientallen lades kopen, maar als het IN die lades nog steeds een grote rotzooi is, dan gaat die kast je niet helpen om makkelijker je spullen terug te vinden. Zo werkt het met fysieke spullen, maar natuurlijk ook met online spullen!

Houd overal dezelfde structuur aan

In deze blog heb ik het tot nu toe veel gehad over de mappenstructuur van je documenten. Maar mappen komen natuurlijk niet alleen voor in je documenten, maar ook in veel andere onderdelen van je online én offline leven. Wat dacht je van:

• De mappenstructuur in je mailbox
• Je offline mappenstructuur; hoe je daar bijvoorbeeld je administratie bijhoudt
• De mappenstructuur in je takenlijst app (zoals Todoist of een andere takenlijst app)
• De mappenstructuur in je notitie app (zoals Evernote)
• En misschien nog wel meer!

De laatste mappenstructuur richtlijn is dan ook: Kijk of je op al deze plekken zo veel mogelijk een vergelijkbare structuur aan kunt houden. Dat maakt het ook weer makkelijker om je documenten te vinden, want je hoeft niet allerlei verschillende indelingen te onthouden en die mail over dat document niet op een andere plek te zoeken dan het document zelf.

Voorbeeld mappenstructuren

Oké, dus dat zijn mijn tips voor het opzetten van een mappenstructuur. Maar hoe ziet dat er dan uit in de praktijk?! Een aantal basis-mappenstructuren als voorbeeld:

Basis hoofd mappenstructuur opzetten voor een organisatie / bedrijf

Ben je ZZP’er of (mede-)eigenaar van een klein bedrijf of organisatie, dan zijn er een aantal aspecten die bij elke ondernemer terugkomen en die documenten met zich mee kunnen brengen. Denk hierbij aan:

• Klanten
• Leveranciers
• Personeel
• Product/dienst
• Marketing/sales
• Administratie
• Kennis/ontwikkeling

Basis hoofd mappenstructuur voor een werknemer

Werk je bij een bedrijf en wil je jouw eigen documenten slim ordenen, dan is de manier waarop dit het slimste kan erg afhankelijk van het werk dat je precies doet. Twee opties die waarschijnlijk veel voorkomen zijn:

• Een map per klant (als je voor een aantal vaste klanten werkt)
• Een map per project (als je steeds aan verschillende projecten werkt)

Basis hoofd mappenstructuur voor thuis / privé administratie

Ook thuis loont het om de mappenstructuur op je computer slim in te delen, zodat je niet meer tijd dan nodig is achter de computer zit en met bijvoorbeeld de privé administratie bezig bent. Een aantal hoofdmappen waaraan je kunt denken zijn:

• Administratie/financiën
• Werk
• Gezondheid
• Ontspanning en plezier
• Persoonlijke groei

Eventueel kun je ook een aparte (tijdelijke) map maken voor grote projecten in je leven, zoals een verhuizing, bruiloft of grote reis.

Tijd om je mappenstructuur in gebruik te nemen!

Heb je bepaald wat jouw nieuwe mappenstructuur wordt? Dan is het tijd om je bestanden te gaan verplaatsen! Ik raad je aan om dat als volgt te doen:

1. Maak de nieuwe hoofdmappen aan en zorg dat ze herkenbaar zijn van de ‘oude’ mappen.
2. Verplaats je bestanden. Maak de submappen die je bedacht hebt aan zodra je een document hebt om erin te zetten. Zo voorkom je lege mappen.
3. Verwijder je ‘oude’ mappen.

Nog meer hulp bij je mappenstructuur en het organiseren van je documenten?

Je hebt nu een overzicht van stappen waar je mee aan de slag kunt als je jouw mappenstructuur wilt organiseren voor thuis of in je organisatie! Maar wanneer maak je eigenlijk tijd om voor deze klus te gaan zitten? Hoe voorkom je dat je halverwege strandt en met een ‘half-af’ mappenstructuur gaat werken? Hoe ga je om met nieuwe documenten die erbij komen? Hoe werkt het als je samen met anderen in dezelfde mappen moet werken? Hoe voorkom je dat het over een jaar weer terug onoverzichtelijk is? Hoe bespaar je tijd door het verplaatsen én vinden van je documenten te versnellen en automatiseren (jep, dat kan!)?  

Binnenkort geef ik een online training waar ik precies deze vragen ga beantwoorden. Klinkt dat als iets voor jou? Lees meer op de onderstaande pagina en zet jezelf op de interesse lijst om ‘m niet te missen!

PS Benieuwd naar de mappen op de foto? Die gebruik ik graag als offline mappen! Het zijn deze mappen van HEMA!

^{Dit artikel bevat affiliate links. Dat betekent dat als jij iets koopt, ik een percentage daarvan ontvang. Je betaalt daardoor nóóit meer en ik promoot alleen dingen waar ik zelf ook echt fan van ben. Lees ook mijn disclaimer.}