Ik verbaas me erover dat mensen kunnen werken met volle inboxen. Ik kan dat dus niet. Ik wil graag de onderste mail in mijn inbox kunnen zien. En omdat ik dat van mezelf weet, doe ik constant mijn best om mailbox zo leeg mogelijk te houden en zo goed mogelijk te verwerken. Hoe ik mijn mailbox organiseer, ga ik vandaag met jou delen!

Hoe deel je je mailbox mappen in?

Ik zal ten eerste met je delen hoe ik mijn inbox heb ingedeeld. Is je mailbox op dit moment een zooitje en kan deze dus wel een opruimbeurt gebruiken? Dan verwijs ik je graag eerst naar mijn blogpost over het opruimen van je mailbox!

Zo min mogelijk mappen

De eerste tip die ik sinds een tijdje toepas in mijn mail, en die ik leerde vanuit het boek Zo word je een Productiviteits Ninja, is dat ik zo min mogelijk mappen heb in mijn e-mail. Ik maakte eerst gebruik van heel veel submappen, maar eigenlijk is dat nergens voor nodig. Wanneer ik een mail nodig heb ga ik namelijk toch niet alle mappen doorzoeken, maar gebruik ik de zoekfunctie. Is er maar één map, dan weet ik zeker in welke map ik moet zoeken en hoef ik er geen vijf te proberen. Ik gebruik dus een aantal hoofdmappen die voor mij echt belangrijke zaken van elkaar scheiden, maar niet verder nog enorm veel submappen.

Verwerkingsmappen

Verder heb ik in mijn mailbox een aantal verwerkingsmappen toegevoegd, ook naar aanleiding van de Productiviteits Ninja methode. Dat zijn deze mappen:

  • @Actie: hierin gaan alle mails die waarbij je actie moet ondernemen in de mail. Oftewel, deze mail moet je beantwoorden.
  • @Lezen: hierin gaan alle mails waarvoor je de tijd wilt nemen om ze grondig te lezen.
  • @Wachten: hierin gaan mails waarbij je eerst moet wachten op een actie van iemand anders, voordat jij zelf iets hoeft te ondernemen.

Vervolgens heb ik zelf nog een vierde verwerkingsmap toegevoegd:

  • @Op planning: hierin gaan alle mails waarvan ik de bijbehorende actie op mijn planning heb gezet. Ik moet dus iets doen, wat op mijn planning staat, en daarbij moet ik de mail gebruiken als input óf terugkoppeling geven nadat ik iets gedaan heb.

Hoe ik deze mappen verder gebruik lees je hieronder!

Wat doe je als er een mail binnenkomt?

Nu je weet hoe mijn mailbox op dit moment is georganiseerd, komen we bij de volgende stap: de inkomende mails verwerken en daarbij dus je mailbox georganiseerd houden.

Een paar keer per dag mail checken

Ten eerste streef ik ernaar om mijn mailbox niet de hele dag open te hebben staan, maar gedurende de dag de mail slechts een paar keer te openen. Dat lukt in de praktijk niet altijd. Zo wil ik bijvoorbeeld regelmatig meerdere uitgebreide mails achter elkaar schrijven en dan staat mijn mailbox dus langer open. Maar een paar keer per dag alles verwerken is mijn streven.

Mail meteen verwerken

Als ik mijn mail dan een paar keer per dag open, is het doel ook om meteen de hele mailbox te verwerken. Ik kijk niet naar de mails om vervolgens weer verder te gaan met waar ik mee bezig was (hallo afleiding), maar ik beslis meteen wat ermee moet gebeuren en voer dat ook uit. Hierbij maak ik één van de volgende keuzes:

  • Ik hoef niets met de mail te doen: dan versleep ik hem meteen naar een archiefmap of verwijder ik hem.
  • Ik kan de mail binnen twee minuten beantwoorden: dan beantwoord ik hem meteen en versleep de mail naar het archief.
  • Ik wil een uitgebreid antwoord uitwerken voor deze e-mail: verslepen naar @Actie.
  • Ik wil de mail later uitgebreid lezen: verslepen naar @Lezen.
  • Ik zet de actie die voortkomt uit deze mail op mijn planning (of deze staat er al op): verslepen naar @Op planning.
  • Ik moet nog iets met de mail doen, maar eerst moet iemand anders iets doen: verslepen naar @Wachten (en mogelijk doorsturen als de persoon die iets moet doen niet meegenomen is in de mailwisseling).

Voor elke mail heb ik dus zes mogelijke acties die ik erop kan ondernemen. Bij elk van deze acties is het gevolg dat de mail uit mijn inbox verdwijnt, en dus is het resultaat van deze verwerkingsactie dus ook dat je inbox leeg is.

Een paar keer per week door de verwerkingsmappen

De vervolgactie is nog wel dat je de tijd moet nemen om je verwerkingsmappen leeg te maken. De mails in @Op planning komen via je planning als het goed is weer op je bordje te liggen, maar de mails in @Actie, @Lezen en @Wachten, daar moet je zelf af en toe bij terugkomen. Hoe vaak dat nodig is, kun je het beste zelf bepalen. Het is afhankelijk van wat voor mails je krijgt en wat algemene verwachting is van de ander. Sommige mails zal je ook sneller moeten verwerken dan andere.

Zet bijvoorbeeld twee of drie keer per week bij jezelf op de planning om je verwerkingsmappen helemaal te doorlopen en die ook leeg te maken. Je neemt dan de tijd om de mails in @Actie te beantwoorden en de mails in @Lezen te lezen. Voor de mails in @Wachten controleer je of je inmiddels al terugkoppeling hebt gehad, en zo niet, kun je wellicht een reminder sturen.

Dat is de methode! Met deze methode verwerk ik mijn mails snel en houd ik goed overzicht in wat er nog open staat en wat niet.

Hoe organiseer jij je mailbox? Ga je (een deel van) deze methode gebruiken?

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It

Opt In Image
Van losse taken naar planning
Download nu gratis stappenplan

Kun je lijstjes maken, maar wordt het nooit een goede planning? Ik help je taken sorteren, prioriteiten stellen, een planning maken én deze planning bijhouden. Ontvang nu gratis het stappenplan!