Voordat je verder leest...

Wil jij meer rust & overzicht in je werkdag?

Ontdek met 10 meerkeuzevragen wat jou tegenhoudt om meer rust en overzicht in je werkdag te creëren én wat de eerste stap is om daar iets aan te veranderen!

Je mailbox opruimen (+ gratis stappenplan!)


E-mail is een enorm handig en bijna onmisbaar communicatiemiddel, maar het kan ook een enorm drama worden als je de boel niet goed bijhoudt. In deze blogpost help ik je je mailbox opruimen, zodat je overzicht creëert in de chaos!

PS is je mailbox op dit moment erg vol? Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang daarbij gratis het PDF stappenplan voor een lege inbox:

Je mailbox opruimen

We starten met je mailbox opruimen op de plek waar alle nieuwe mail binnenkomt: je inbox!

Meld je af van mails

De eerste stap waarmee je aan de slag kunt gaan is het afmelden voor nieuwsbrieven die je niet meer wilt ontvangen. Loop je gehele inbox door op nieuwsbrieven die je tegenkomt. Stel jezelf vervolgens bij elke nieuwsbrief de volgende vragen:

Wil ik dit echt graag lezen?

Gebruik ik het?

Niet? Afmelden!

Je kunt je niet alleen afmelden voor nieuwsbrieven, je kunt vaak ook helemaal je account verwijderen. Ontvang je mails van een app die je ooit geprobeerd hebt, maar die inmiddels allang niet meer op je telefoon staat? Log weer eens in en kijk of je het account gewoon helemaal kunt verwijderen.

Wanneer je je hebt afgemeld voor een nieuwsbrief, verwijder deze dan ook uit je inbox. Als je de nieuwe nieuwsbrieven niet meer wilt ontvangen, dan zullen de nieuwsbrieven die nog in je mailbox staan ook niet zo belangrijk voor jou zijn.

Mails verwijderen

De volgende stap bij het opruimen van je inbox is om na te denken over hoe je je inbox nog verder kunt leegmaken. Zeker als je op dit moment kampt met enorm veel mails in je mailbox is dit een belangrijke stap.

Verwijder ten eerste mails van social media waar je niets mee doet: vriendenverzoeken van Facebook, updates van Twitter, uitnodigingen van LinkedIn… Zet ook uit dat je deze mails ontvangt en kijk gewoon af en toe op deze kanalen om bij te blijven.

Ga daarna op zoek naar update mails. Mails die jou op de hoogte brengen van de status van lopende projecten of behaalde resultaten. Vaak zijn deze mails puur ter informatie en hoef je er verder niets mee te doen. Verwijder mails die voor jou echt niet interessant zijn, en archiveer mails die je wel wilt bewaren, maar waar je na het lezen niets meer mee hoeft te doen.

Ga tot slot op zoek naar alle korte mails. Denk hierbij aan mails waarin je in een paar regels bedankt wordt voor iets wat je gedaan hebt. Dat is heel aardig en goed bedoeld, maar na het lezen ervan hoef je deze mails niet te bewaren. Gooi ze dan ook weg!

Mails waar je niets meer mee hoeft te doen

De volgende stap is om alle mails te verwerken waar jij niets meer mee hoeft te doen.

Ga op zoek naar mails waar jij op CC staat. Vaak is dit een indicatie dat de mail niet direct voor jou bedoeld is, maar slechts naar je gestuurd is om je ergens van op de hoogte te brengen. Lees de mail door en archiveer deze. Check ook de mails waar je niet op CC staat, maar die toch ook ter info bedoeld zijn.

Controleer vervolgens mails die al opgepakt of verlopen zijn. Zeker met een volle inbox kun je gerust onderaan beginnen en kijken welke van je oude mails eigenlijk inmiddels al niet meer van toepassing zijn, omdat je de taak al hebt uitgevoerd of omdat ze simpelweg verlopen zijn.

Kijk tot slot wat er aan mailreeksen in je inbox staat. Heb je 10 mails over hetzelfde onderwerp? Sleep dan alvast de minst recente 9 weg en check bij de tiende mail wat er allemaal besproken is en wat jij daar eventueel mee moet doen. Het wordt niet minder werk, maar je creëert wel véél meer overzicht in je inbox.

Mails die je snel kunt oppakken

De laatste stap is om de mails die je nu snel kunt oppakken, ook direct op te pakken.

Beantwoord ten eerste mails die je binnen twee minuten kunt beantwoorden. Is de enige reactie die van jou vereist is, ‘ja’, ‘nee’, of ‘ziet er goed uit’, of iets dergelijks, beantwoord de mail dan NU en archiveer deze vervolgens. Het kost zó veel meer tijd om deze lang in je inbox te laten staan en steeds te denken “daar kijk ik later wel naar”, als je de mail eigenlijk binnen twee minuten op kunt pakken.

Kijk ten tweede naar welke mails wel naar jou gestuurd zijn, maar eigenlijk niet voor jou bedoeld zijn. Denk aan een klant die vraagt om een afbeelding te maken, wat de verantwoordelijkheid is van jouw collega. Of een docent die vraagt de notulen van jullie vergadering door te sturen, terwijl je groepsgenoot deze notulen heeft gemaakt en bewaard. Stuur deze mails door naar degene die ze moet oppakken en vermeld er ook bij wanneer je een mail terug verwacht.

Ta-da! Nu is je inbox hopelijk een heel stuk opgeruimder, en kun je weer focussen op je taken of aan de slag gaan met het verwerken van de mails die meer tijd vereisen.

De grote mailbox opschoonactie

Nog een stapje verder is het opschonen van je volledige mailbox. Mails die we net uit je inbox hebben gehaald, sleepte je in het verleden misschien wel zonder problemen je archief in. Om je mailbox niet te groot te maken en snel te houden, maar ook om mails die je wél nog een keer wilt kunnen zien sneller te vinden, is het niet verkeerd om af en toe met de bezem door je volledige mailbox te gaan.

Prullenbak en spam map legen

Leeg ten eerste je prullenbak en je spam map. En doe dit ook regelmatig, zeker als dit niet automatisch gebeurt. Deze mails heb je toch niet meer nodig!

Mails die je niet (meer) hoeft te bewaren

Stiekem bewaar je mogelijk heel veel mails die je eigenlijk niet hoeft te bewaren. Misschien bewaar je bijvoorbeeld nieuwsbrieven in een apart mapje (of deed je dat vroeger). Maar wil je echt nog eens weten wat er op 21 maart 2012 bij de Kruidvat in de aanbieding was? Weg ermee!

Denk ook eens aan:

  • Mails van social media kanalen
  • Wachtwoord vergeten mails (je hebt toch al een nieuw wachtwoord ingesteld)
  • Mails die ‘Bedankt!’ en niets anders bevatten (mooi gebaar, maar niet nodig om te bewaren)
  • Mails naar jezelf met documenten die ook op je laptop staan

Zo! Als het goed is zijn je mailmappen nu een stuk meer opgeschoond, en staan er in je inbox alleen nog maar mails in waarmee je écht iets moet doen.

MELD JE AAN VOOR MIJN E-MAILS EN ONTVANG GRATIS PDF stappenplan voor een lege inbox

Wil jij écht goed aan de slag gaan met je mailbox opruimen? Meld je aan voor mijn e-mails via het onderstaande formulier, en je ontvangt daarbij GRATIS het PDF stappenplan voor een lege inbox:

Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang gratis PDF stappenplan voor een lege inbox!

Loopt jouw mailbox over? Besteed je veel te veel tijd aan e-mail? Ervaar je stress van e-mail? Met het Stappenplan voor een lege inbox ga je snel en efficiënt je inbox verwerken! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis het PDF stappenplan:

 

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot het Stappenplan Beginnen met Opruimen!

Wil je graag opruimen, maar ga je nooit aan de slag? Of begin je wel eens, maar loop je dan altijd vast? Ik ga jou helpen! In 8 stappen ga je jouw huis opruimen. Alle stappen vind je in een praktisch PDF stappenplan. Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot het stappenplan:

Hoi! Ik ben "Mevrouw Structuur"

Ik ben Linda en ik help jou met je agenda, planning, mailbox en documenten op orde brengen. Meer structuur in je werk creëren dus! En daarom noem ik mezelf Mevrouw Structuur – met een knipoog, want ik neem mezelf niet zo serieus als “mevrouw” misschien suggereert. Ik wil rust en overzicht creëren juist leuk maken voor je!

Ik deel gratis inspiratie in mijn blog en in mijn e-mail nieuwsbrief. En ik bied een ruim aanbod e-cursussen over structuur aan, die je op jouw tempo en jouw eigen tijd kunt volgen. Daarnaast bied ik workshops aan, online en op locatie, waarin ik individuele werknemers en kleine teams help om meer structuur aan te brengen in hun werkdagen, met als doel om meer rust én plezier uit hun werkdagen te halen.

5 gedachten over “Je mailbox opruimen (+ gratis stappenplan!)”

    • Hoi Jo, dat is vervelend! Ik begrijp dat het wel lukt om aan te melden maar dat je het bestand niet kan openen, klopt dat? Het bestand gaat automatisch downloaden, dus het zou kunnen dat het is opgeslagen in een Downloads map of iets dergelijks. Wellicht kun je die eens controleren? Mocht je er nog niet aan uitkomen dan hoor ik het graag!

      Beantwoorden
  1. Hoi Laura
    Ik heb een vraagje over het thema.
    Ken je Unroll.me? Dat was een erg handige online toepassing om je mailbox op orde te houden. Maar sinds de GDPR-wetgeving kan je die niet meer gebruiken als je in Europa woont.
    Met Unroll kreeg je een lijst van alle nieuwsbrieven en RSS-feeds waarop je een abo had. Je kon je met één klik laten uitschrijven bij alle nieuwsbrieven die je niet meer wilde ontvangen. Daarnaast kon je elke dag een overzicht krijgen van de koppen van nieuwsbrieven die je wél wilde ontvangen. Wilde je de brief volledig lezen? Dan kon je heel eenvoudig doorklikken.
    Ik weet niet of het helemaal duidelijk is…
    Heb jij misschien een idee of er iets gelijkaardigs bestaat (voor Europa)? Dat zou super zijn!
    Groetjes
    Lynn

    Beantwoorden
    • Hoi Lynn (en Romana),

      Unroll.me ken ik inderdaad! Ik heb het in het verleden ook gebruikt, maar op dit moment niet meer. De reden dat het niet meer in Europa beschikbaar is komt inderdaad door de nieuwe privacywetgeving. Dat betekent dat ze jouw privacy niet kunnen waarborgen, en dat vind ik zelf niet echt een prettig idee voor een bedrijf dat je toegang geeft tot je mail. Daarnaast zijn er verschillende berichten geweest over dat ze gebruikersdata aan bedrijven hebben verkocht. Vond ik ook niet oké ;-).

      Zelf gebruik ik nu automatische regels als alternatief. Deze zijn voor zo’n beetje elk mailprogramma beschikbaar. Het werkt iets minder automatisch en je kunt geen dagelijkse overzichtsmail krijgen, maar je hebt wel meer opties om mails te sorteren.

      Beantwoorden

Plaats een reactie