E-mail is een enorm handig en bijna onmisbaar communicatiemiddel, maar het kan ook een enorm drama worden als je de boel niet goed bijhoudt. In deze blogpost help ik je je mailbox opruimen, zodat je overzicht creëert in de chaos!

Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang gratis het stappenplan mailbox opruimen

Voor we aan de slag gaan, wilde ik alvast even aangeven dat alle stappen die ik hieronder uitleg terug te vinden zijn in een makkelijk stappenplan dat je als checklist kunt gebruiken wanneer je aan de slag gaat. Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang het stappenplan mailbox opruimen als gratis bonus:

 

Je mailbox opruimen

We starten met je mailbox opruimen op de plek waar alle nieuwe mail binnenkomt: je inbox!

Meld je af van mails

De eerste stap waarmee je aan de slag kunt gaan is het afmelden voor nieuwsbrieven die je niet meer wilt ontvangen. Loop je gehele inbox door op nieuwsbrieven die je tegenkomt. Stel jezelf vervolgens bij elke nieuwsbrief de volgende vragen:

Wil ik dit echt graag lezen?

Gebruik ik het?

Niet? Afmelden!

Je kunt je niet alleen afmelden voor nieuwsbrieven, je kunt vaak ook helemaal je account verwijderen. Ontvang je mails van een app die je ooit geprobeerd hebt, maar die inmiddels allang niet meer op je telefoon staat? Log weer eens in en kijk of je het account gewoon helemaal kunt verwijderen.

Wanneer je je hebt afgemeld voor een nieuwsbrief, verwijder deze dan ook uit je inbox. Als je de nieuwe nieuwsbrieven niet meer wilt ontvangen, dan zullen de nieuwsbrieven die nog in je mailbox staan ook niet zo belangrijk voor jou zijn.

Mails verwijderen

De volgende stap bij het opruimen van je inbox is om na te denken over hoe je je inbox nog verder kunt leegmaken. Zeker als je op dit moment kampt met enorm veel mails in je mailbox is dit een belangrijke stap.

Verwijder ten eerste mails van social media waar je niets mee doet: vriendenverzoeken van Facebook, updates van Twitter, uitnodigingen van LinkedIn… Zet ook uit dat je deze mails ontvangt en kijk gewoon af en toe op deze kanalen om bij te blijven.

Ga daarna op zoek naar update mails. Mails die jou op de hoogte brengen van de status van lopende projecten of behaalde resultaten. Vaak zijn deze mails puur ter informatie en hoef je er verder niets mee te doen. Verwijder mails die voor jou echt niet interessant zijn, en archiveer mails die je wel wilt bewaren, maar waar je na het lezen niets meer mee hoeft te doen.

Ga tot slot op zoek naar alle korte mails. Denk hierbij aan mails waarin je in een paar regels bedankt wordt voor iets wat je gedaan hebt. Dat is heel aardig en goed bedoeld, maar na het lezen ervan hoef je deze mails niet te bewaren. Gooi ze dan ook weg!

Mails waar je niets meer mee hoeft te doen

De volgende stap is om alle mails te verwerken waar jij niets meer mee hoeft te doen.

Ga op zoek naar mails waar jij op CC staat. Vaak is dit een indicatie dat de mail niet direct voor jou bedoeld is, maar slechts naar je gestuurd is om je ergens van op de hoogte te brengen. Lees de mail door en archiveer deze. Check ook de mails waar je niet op CC staat, maar die toch ook ter info bedoeld zijn.

Controleer vervolgens mails die al opgepakt of verlopen zijn. Zeker met een volle inbox kun je gerust onderaan beginnen en kijken welke van je oude mails eigenlijk inmiddels al niet meer van toepassing zijn, omdat je de taak al hebt uitgevoerd of omdat ze simpelweg verlopen zijn.

Kijk tot slot wat er aan mailreeksen in je inbox staat. Heb je 10 mails over hetzelfde onderwerp? Sleep dan alvast de minst recente 9 weg en check bij de tiende mail wat er allemaal besproken is en wat jij daar eventueel mee moet doen. Het wordt niet minder werk, maar je creëert wel véél meer overzicht in je inbox.

Mails die je snel kunt oppakken

De laatste stap is om de mails die je nu snel kunt oppakken, ook direct op te pakken.

Beantwoord ten eerste mails die je binnen twee minuten kunt beantwoorden. Is de enige reactie die van jou vereist is, ‘ja’, ‘nee’, of ‘ziet er goed uit’, of iets dergelijks, beantwoord de mail dan NU en archiveer deze vervolgens. Het kost zó veel meer tijd om deze lang in je inbox te laten staan en steeds te denken “daar kijk ik later wel naar”, als je de mail eigenlijk binnen twee minuten op kunt pakken.

Kijk ten tweede naar welke mails wel naar jou gestuurd zijn, maar eigenlijk niet voor jou bedoeld zijn. Denk aan een klant die vraagt om een afbeelding te maken, wat de verantwoordelijkheid is van jouw collega. Of een docent die vraagt de notulen van jullie vergadering door te sturen, terwijl je groepsgenoot deze notulen heeft gemaakt en bewaard. Stuur deze mails door naar degene die ze moet oppakken en vermeld er ook bij wanneer je een mail terug verwacht. Sleep ze zelf naar een verwerkingsmap, zoals @Wachten. In deze blogpost lees je meer over verwerkingsmappen en hoe je deze kunt gebruiken.

Ta-da! Nu is je inbox hopelijk een heel stuk opgeruimder, en kun je weer focussen op je taken of aan de slag gaan met het verwerken van de mails die meer tijd vereisen.

De grote mailbox opschoonactie

Nog een stapje verder is het opschonen van je volledige mailbox. Mails die we net uit je inbox hebben gehaald, sleepte je in het verleden misschien wel zonder problemen je archief in. Om je mailbox niet te groot te maken en snel te houden, maar ook om mails die je wél nog een keer wilt kunnen zien sneller te vinden, is het niet verkeerd om af en toe met de bezem door je volledige mailbox te gaan.

Prullenbak en spam map legen

Leeg ten eerste je prullenbak en je spam map. En doe dit ook regelmatig, zeker als dit niet automatisch gebeurt. Deze mails heb je toch niet meer nodig!

Mails die je niet (meer) hoeft te bewaren

Stiekem bewaar je mogelijk heel veel mails die je eigenlijk niet hoeft te bewaren. Misschien bewaar je bijvoorbeeld nieuwsbrieven in een apart mapje (of deed je dat vroeger). Maar wil je echt nog eens weten wat er op 21 maart 2012 bij de Kruidvat in de aanbieding was? Weg ermee!

Denk ook eens aan:

  • Mails van social media kanalen
  • Wachtwoord vergeten mails (je hebt toch al een nieuw wachtwoord ingesteld)
  • Mails die ‘Bedankt!’ en niets anders bevatten (mooi gebaar, maar niet nodig om te bewaren)
  • Mails naar jezelf met documenten die ook op je laptop staan

Bekijk tot slot je verzonden items. Want hoe vaak stuur jij zelf ‘Bedankt!’-mails of andersoortige mails zonder echt inhoud? Die kunnen ook makkelijk weg. Hetzelfde geldt voor mails aan jezelf, die heb je immers al in deze mailbox staan en dat hoeft niet dubbel.

Zo! Als het goed is zijn je mailmappen nu een stuk meer opgeschoond, en staan er in je inbox alleen nog maar mails in waarmee je écht iets moet doen.

Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang gratis het stappenplan mailbox opruimen

Alle stappen die ik hierboven met je heb doorgenomen, zijn ook terug te vinden in een makkelijk stappenplan dat je als checklist kunt gebruiken wanneer je aan de slag gaat. Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang het stappenplan mailbox opruimen als gratis bonus!

Ontvang gratis tips en updates (incl. stappenplan)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus: het PDF stappenplan mailbox opruimen!

Powered by ConvertKit

Ga jij je mailbox opruimen?

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It

BewarenBewaren

BewarenBewaren

BewarenBewaren

BewarenBewaren