Hoeveel je bezig bent met e-mail is erg afhankelijk van je werk (of studie), hobby’s en algemene levensstijl. Maar de kans is groot dat je wel eens stress ervaart van e-mail, ongeacht hoeveel mails je ontvangt en hoe vaak je ermee bezig bent. En toch wordt e-mail al heel lang en nog steeds heel vaak gebruikt. Hoe komt het toch dat we zo’n haat/liefde verhouding hebben met e-mail? Ik leg je uit waar die stress vandaan komt en waarom we zoveel bezig zijn met onze mailbox. En natuurlijk ook hoe je die stress kunt aanpakken!

E-mail is gerelateerd aan stress

In 2011 is er onderzoek gedaan naar de relatie tussen e-mail en stress door de onderzoekers Barley, Meyerson en Grodal. Hieruit bleek dat e-mail gerelateerd is aan stress. En dat is ongeacht hoeveel tijd je eraan besteedt. Ze identificeerden hiervoor drie oorzaken, die samen goed verklaren waarom je die stress ervaart én waarom je toch maar met je mailbox bezig blijft.

PS wil jij beter om leren gaan met e-mail? Binnenkort (eind september) lanceer ik een online cursus over e-mail, ‘De Altijd Opgeruimde Mailbox’. Vul het onderstaande formulier in om mijn mails te ontvangen en op de hoogte te blijven van de online cursus. Je ontvangt dan ook gratis het stappenplan mailbox opruimen!

 

Oorzaak 1: E-mail zorgt voor angst

De eerste oorzaak is dat e-mail zorgt voor angst. Om precies te zijn speelt e-mail in op twee angsten:

  • De angst om achter te raken in ons werk: Je zou maar een belangrijk mailtje van je baas of van de klant missen, met een enorme klus met een grote deadline. Of wat dacht je van een mail met cruciale info over je aankomende tentamen? We vrezen dat we achter raken in onze werkzaamheden als we niet op de hoogte blijven van inkomende e-mails.
  • De angst om cruciale informatie te missen: Misschien ben je aan een enorme taak bezig en mis je het mailtje waarin staat dat het hele plan afgeblazen is, waardoor jij de taak niet meer hoeft te doen. Regelmatig wordt belangrijke en cruciale informatie per mail verstuurd, waardoor jij te allen tijde wilt zien wat er binnenkomt.

Deze twee angsten zorgen ervoor dat we altijd alle mail willen verwerken. En dat zorgt er weer voor dat we die mailbox de hele dag open willen laten staan en elk binnengekomen mailtje gelijk willen lezen.

Oorzaak 2: Er zijn vaak sociale normen rondom e-mail

De tweede oorzaak is dat er in de loop der jaren op veel plekken verwachtingen en normen zijn ontstaan rondom e-mail. Dat is zeker in een werkomgeving vaak zo, maar ook bij je studie of vrijwilligerswerk kan dat het geval zijn. Uit het onderzoek kwamen twee belangrijke normen naar voren, die invloed hebben op de stress die je ervaart:

  • De norm van responsiviteit: er wordt verwacht dat je altijd & snel reageert op alle mails die bij je binnenkomen.
  • De norm om altijd alles te mogen sturen: iedereen mag jou altijd een mail sturen, op elk tijdstip.

Zie je hoe die twee samen voor stress zorgen? Je moet altijd reageren én je kunt altijd mails ontvangen. De twee normen samen zorgen ervoor dat er eigenlijk een norm is dat je gewoon altijd met je mail bezig moet zijn.

Oorzaak 3: De stroom van dagelijkse werkzaamheden

Vanwege deze eerste twee oorzaken probeer jij waarschijnlijk je mail te verwerken zodra het binnenkomt. Maar als je daar even geen tijd voor hebt of maakt, dan komen er ondertussen wel nieuwe mails binnen. Dit zorgt voor een steeds maar grotere opbouw van mails, waardoor je onrustig wordt omdat je niet aan de normen kunt voldoen. Dat is de derde en laatste oorzaak. Samen met de twee bovenstaande zorgt deze ervoor dat je die stress ervaart. Wat je wilt altijd bijblijven en er is ook een sociale norm om dat te doen, maar het gáát gewoonweg niet omdat je nog meer te doen hebt!

Het is dus helemaal niet raar dat jij soms moeite hebt met e-mail, en dat je er stress van ervaart. Maar dat betekent niet dat je maar bij de pakken neer moet gaan zitten. Er valt genoeg te doen om beter om te leren gaan met deze stroom e-mails. Helemaal stoppen met e-mail is een optie, maar voor de meeste mensen niet realistisch. Daarnaast is e-mail soms ook juist wél een praktisch medium. Als je het maar op een goede manier gebruikt.

Met minder stress je mailbox op orde brengen

Hoe kun je ervoor zorgen dat je minder stress gaat ervaren van e-mail? Dat vraag je je nu misschien af. Dat snap ik! Uit het onderzoek bleek ook het volgende:

  • Hoe meer tijd we aan e-mail besteden, hoe meer overbelast we ons voelen
  • Hoe meer berichten we verwerken, hoe meer we ons in controle voelen

Daaruit kun je twee conclusies halen: 1) spendeer zo min mogelijk tijd aan e-mail en 2) verwerk zoveel mogelijk berichten. Om minder stress te ervaren van e-mail, zijn daarom de volgende twee acties nodig:

Zorg voor een goede werkwijze

Een goede werkwijze om je mail te kunnen verwerken, zorgt ervoor dat je in minder tijd meer e-mails kunt verwerken. Daardoor ga je je meer in controle voelen en minder die stress ervaren. Door een goede werkwijze te hanteren mis je geen cruciale informatie maar houd je ook ruim voldoende tijd over voor je dagelijkse werkzaamheden.

Een voorbeeld van een onderdeel van een goede werkwijze, is dat je elke keer wanneer je je mailbox opent, ook alle mails die erin staan direct verwerkt. En niet ernaar kijken om je te bedenken dat je er later wel op terug komt. Om vervolgens een uur later weer diezelfde stress te ervaren van die ene e-mail waar je eigenlijk echt iets mee moet doen. Want je loopt toch ook niet naar je brievenbus, om de brieven te openen, te lezen en vervolgens weer terug in de brievenbus te leggen onder het mom van “daar kom ik later wel op terug”?

Je loopt toch ook niet naar je brievenbus, om de brieven te openen, te lezen en vervolgens weer terug in de brievenbus te leggen onder het mom van “daar kom ik later wel op terug”?

Zorg voor goede gewoontes

Naast een goede werkwijze kan het ook geen kwaad om na te denken over hoe je met e-mail omgaat. Het aantal e-mails dat je ontvangt is niet per se een feit. Vaak kun je een deel daarvan zelf beïnvloeden. Net als hoe vaak je je mail bekijkt, hoe snel je reageert en hoe lang je e-mails in je inbox laat staan. Neem die touwtjes in eigen handen. Goede gewoontes kunnen ervoor zorgen dat je mails nog sneller en makkelijker kunt verwerken, en zelfs ook dat je minder mails gaat ontvangen. Dan heb je dus ook minder om te verwerken. Win-win!

Je mailbox op orde met de online cursus

Binnenkort (eind september) lanceer ik een online cursus over e-mail, ‘De Altijd Opgeruimde Mailbox’. Hierin gaan we precies aan de slag met de dingen die ik hierboven noem: jou een nieuwe werkwijze en goede gewoontes leren, waardoor je minder tijd kwijt zal zijn aan e-mail en je er minder stress van zult ervaren.

Ben je hier nieuwsgierig naar? Dan kun je je via het onderstaande formulier inschrijven om mijn mails te ontvangen en op de hoogte te blijven van de online cursus. Je ontvangt dan ook gratis een stappenplan mailbox opruimen. Want je mailbox opruimen is de eerste stap richting een goede werkwijze om je mailbox altijd opgeruimd te houden!

Ontvang gratis tips en updates (incl. stappenplan)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en de online cursus. Plus nu als bonus: het PDF stappenplan mailbox opruimen!

Powered by ConvertKit

Bron onderzoek: Barley, S. R., Meyerson, D. E., & Grodal, S. (2011). E-mail as a source and symbol of stress. Organization Science, 22(4), 887-906.