Mailbox management: 4 tips om minder tijd aan e-mail te verspillen


Heb je het gevoel de hele dag met mailbox management bezig te zijn? Heb je net iets te vaak het idee dat het eigenlijk geen zin heeft om iets aan je mailbox te doen, want steeds als je ‘m een keer opruimt is ‘ie binnen een mum van tijd weer gevuld?! Geloof mij dan: je bent niet de enige. Maar geloof me ook als ik zeg: er is WÉL wat aan te doen. Ik ga mijn tips met je delen om vanaf nu écht minder tijd kwijt te gaan zijn aan e-mail en mailbox management.

Mailbox management = direct een keuze over elke e-mail maken

Hand omhoog als je dit net iets te vaak doet: je ontvangt een e-mail, je kijkt ernaar, en je denkt: “oh ja, daar doe ik later wel iets mee”. Vervolgens ga je naar de volgende mail en gebeurt er precies hetzelfde. Daarna ga je weer verder met waar je eigenlijk mee bezig was voordat je je mails ging bekijken. Een kwartier later bekijk je weer je inbox en gebeurt er PRECIES hetzelfde met PRECIES dezelfde mails.

Dit is hoe het bij héél veel mensen gaat. Je wilt niet weten hoe vaak ik overvolle inboxen zie. En dat wordt dan “mailbox management” genoemd. Hoe vaak ik heb gehoord “ja maar anders vergeet ik het”. Of: “ja maar daar heb ik nu geen tijd voor”. Sorry: allemaal smoesjes. Want lees de eerste alinea nog eens. Hoe veel tijd kost het als je elk uur weer opnieuw naar die ene mail kijkt?! Kost dat écht minder tijd dan wanneer je er gewoon gelijk iets mee gedaan had?!

En ik bedoel niet dat je elke mail binnen vijf minuten moet beantwoorden. ABSOLUUT NIET. Slim mailbox management is dat je een mail leest en dan altijd gelijk beslist wat je ermee gaat doen. Óf je er iets mee gaat doen. Want dat zie ik ook vaak gebeuren: dan staat de mail twee weken in een mailbox, maar blijkt uiteindelijk dat ‘ie net zo goed gelijk weg had gekund omdat er eigenlijk toch geen actie vereist was.

Stuur minder e-mails

Tja – het klinkt natuurlijk heel logisch: als je minder mails stuurt, dan krijg je er zeer waarschijnlijk ook veel minder terug. Het is de basisregel voor slim mailbox management. Maar hoewel het heel logisch klinkt, zijn er maar weinig mensen die hier in de praktijk écht goed en bewust over nadenken voordat ze wéér een e-mail de deur uitdoen. Als iemand klaagt over hoeveel e-mails ‘ie in zijn inbox krijgt, dan is altijd het eerste wat ik terugvraag: “Maar hoeveel stuur je er zélf?!”

Als je écht minder tijd kwijt wilt zijn aan e-mail, dan móét je ook gewoon zelf minder gebruik gaan maken van e-mail. En dat klinkt voor héél veel mensen als abracadabra. Als niet haalbaar. “Maar ik MOET dit en dit en dit via de mail doen!”. Da’s lekker makkelijk. Bekijk het eens van een andere kant. Sta eens open en denk na over de vraag: wat hoef je NIET via de mail te doen? Wat kan op een andere (snellere) manier gedaan worden?!

In de online cursus De Altijd Opgeruimde Mailbox geef ik je een heleboel tips en strategieën voor hoe je er precies voor kunt gaan zorgen dat je minder gaat e-mailen. En ik vertel je wat dan slimme alternatieven zijn. Misschien is het iets voor jou, lees meer op de cursus pagina.

Sluit je mailbox af – manage je mailbox bewust óf manage ‘m niet

Je mailbox open laten staan terwijl je eigenlijk ander werk aan het doen bent = een stille sluipmoordenaar van je tijd. “Hoezo, zo’n kwaad kan dat toch niet?!” Denk je misschien. Of: “Dat doet toch iedereen?!” Of: “Dan ga ik gegarandeerd dingen missen!!!”

Laat het me even uitleggen.

Als je je mailbox open laat staan terwijl je ander werk doet, dan gebeurt het zéér waarschijnlijk een keer dat je gedurende die andere taak denkt: “goh, even naar mijn mailbox kijken”. Of nog erger: je hebt de meldingen aan staan en ZIET een nieuwe mail. Dan is de verleiding natuurlijk helemaal groot om even te kijken.

Maar wat er vervolgens gebeurt is dat je afgeleid bent van dat wat je eigenlijk aan het doen bent. En als je een paar keer naar je mail kijkt en mails gaat beantwoorden terwijl je eigenlijk iets anders aan het doen bent, dan ben je aan het multitasken. En je hersenen vinden het best leuk als je aan het multitasken bent, want het lijkt voor ze alsof je TWEE DINGEN TEGELIJK KAN! Maar slecht nieuws: dat kan je helemaal niet. Als je constant wisselt tussen twee taken, heb je “schakeltijd” nodig. Het is dat moment dat je steeds even denkt: “goh, waar was ik ook alweer mee bezig?”. En als je STEEDS dat moment nodig hebt, kost zowel die ene taak áls je e-mail uiteindelijk veel meer tijd.

Dus: focus op één ding tegelijk. Als je een taak doet die niets met je mailbox te maken heeft, ben dan even onbereikbaar via e-mail. En als je met mailbox management aan de slag gaat, dan doe je alléén dat.

Heb een mailbox management systeem

Veel mensen hebben het altijd over het “checken” van hun mail. “Ik check nog even mijn mail!”. Oké, ik zeg het zelf ook heus wel eens. Maar ik “check” niet alleen. Checken is voor mij: kijken, lezen en vervolgens niets doen. Niet die keuze maken, waar je in de eerste tip uit deze blog al over las.

Ik heb het leven over je mailbox “verwerken”. Die keuze maken en iets dóén met de mail die je leest. Maar ik snap ook dat je geen tijd hebt om altijd gelijk die mails te beantwoorden. En dat is precies waar een mailbox management systeem van pas komt. Een mailbox management systeem is niets meer dan een werkwijze, waarbij je bewust bepaalt wat de volgende actie is van een mail, en dat je vervolgens op basis van dat stukje “extra informatie” de mail categoriseert; zodat je die actie kunt uitvoeren op een moment dat het wél goed uitkomt. Zo weet ik altijd waar mijn mails staan die ik nog uitgebreid wil lezen (interessante en inspirerende nieuwsbrieven bijvoorbeeld). Als ik dan een moment tijd heb om mijn e-mails te lezen, pak ik die e-mails erbij en verwerk ik ze verder.

In mijn online cursus De Altijd Opgeruimde Mailbox vertel ik je alles over dit mailbox management systeem. Hoe het werkt en hoe jij het ook voor jezelf kan opzetten, op de manier die past bij waarvoor en hoe jij e-mail gebruikt. Wil je meer weten? Klik op de button:

 

Dat waren de tips! Neem vooral even de tijd en bekijk welke tip jij vandaag nog gaat doorvoeren. Zo haal je direct wat uit dit artikel en ga je echt die tijd besparen.

Wil je nog verder aan de slag met mailbox management? Dan heb ik nog iets voor je:

Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang gratis PDF stappenplan voor een lege inbox!

Loopt jouw mailbox over? Besteed je veel te veel tijd aan e-mail? Ervaar je stress van e-mail? Met het Stappenplan voor een lege inbox ga je snel en efficiënt je inbox verwerken! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis het PDF stappenplan:

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It
Mailbox management: 4 tips om minder tijd aan e-mail te verspillen

Mailbox management: 4 tips om minder tijd aan e-mail te verspillenMailbox management: 4 tips om minder tijd aan e-mail te verspillenMailbox management: 4 tips om minder tijd aan e-mail te verspillenMailbox management: 4 tips om minder tijd aan e-mail te verspillenMailbox management: 4 tips om minder tijd aan e-mail te verspillenMailbox management: 4 tips om minder tijd aan e-mail te verspillenMailbox management: 4 tips om minder tijd aan e-mail te verspillen

 

Stappenplan beginnen met opruimen

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot het Stappenplan Beginnen met Opruimen!

Wil je graag opruimen, maar ga je nooit aan de slag? Of begin je wel eens, maar loop je dan altijd vast? Ik ga jou helpen! In 8 stappen ga je jouw huis opruimen. Alle stappen vind je in een praktisch PDF stappenplan. Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot het stappenplan:

Plaats een reactie

20 − 14 =