Je vakantie is voorbij en je bent weer helemaal opgeladen – klaar om aan de slag te gaan. En dan open je je mail na de vakantie… De moed zakt je gelijk weer in de schoenen en je krijgt spontaan een vakantie-kater. Want die mailbox – die is gedurende jouw afwezigheid compleet ontploft. Het lijkt alsof je met een 3-0 achterstand aan je werk begint. 

Geen zorgen – er is wat aan te doen. Ik ga je helpen om jouw mailbox na je vakantie in 4 stappen snel en effectief te ordenen, zodat jouw stressniveau verlaagt en je met een stuk meer overzicht begint aan je werk. Let’s go!

Mail na de vakantie ordenen door alle verlopen mails te verslepen

Elke keer als ik terugkom van vakantie open ik met een klein beetje angst mijn mailbox. Wat zal er in de tussentijd gebeurd zijn? Wat heb ik gemist, wat moet ik allemaal zo snel mogelijk gaan oppakken? En als ik mijn mailbox open lijkt die angst terecht te zijn, want hij is altijd goedgevuld. 

Maar als ik beter kijk, blijkt dat ik vaak een heel deel van de e-mail last gelijk van mijn schouders kan laten vallen. Omdat een heel deel van de mails al ‘verlopen’ zijn. Wat ik daarmee bedoel?! Het is eigenlijk al voorbij en jij hoeft niets meer te doen met de e-mail. Denk hierbij aan:

• Mails over afspraken, deadlines, acties of andere tijdgerelateerde taken die inmiddels voorbij zijn
• Mails met vragen en acties die inmiddels door een collega opgepakt zijn
• Mails die heen en weer gaan tussen verschillende mensen, waaronder jij. Eigenlijk is er maar één onderwerp waar je wat mee moet – maar als er 10 mails heen en weer zijn gegaan, lijken het er 10.

Al deze mails doen je mailbox extra vol lijken, terwijl je eigenlijk helemaal niets hoeft te doen. Het beste wat je gelijk na je vakantie in je mailbox kunt doen, is dit soort mails uit je inbox halen!

Maar als ik beter kijk, blijkt dat ik vaak een heel deel van de e-mail last gelijk van mijn schouders kan laten vallen.

Bepaal na de vakantie wat je met elke e-mail moet doen

Vaak als ik aan iemand vraag: ‘waarom staat deze e-mail in je inbox?’ is het antwoord ‘ik moet er nog iets mee doen’. Na je vakantie staat je mail waarschijnlijk vol met mails waar je ‘iets mee moet doen’. 

Het is dan verleidelijk om willekeurige mails te bekijken en daar ‘iets mee te doen’. Of nog erger: om ze te bekijken, te lezen, erover na te denken, er tijd aan te spenderen… om vervolgens niet te besluiten WAT je ermee moet doen, maar de mail maar gewoon te laten staan en verder te gaan met de volgende. Om een week later PRECIES HETZELFDE te doen. Klinkt bizar – maar de meeste mensen doen dit, dus voel je niet betrapt ;-). Ik maak mezelf er heel af en toe ook nog wel eens schuldig aan. 

Hoe voorkom je dat? Het antwoord is inderdaad vrij simpel: door bij elke mail heel bewust te bepalen WAT je ermee moet doen. Moet je hem alleen lezen? Moet je ‘m beantwoorden? Moet je een bepaalde taak uitvoeren? Moet je iemand anders vragen om iets te doen?

Prioriteer je e-mails om je mail na de vakantie slim te plannen

Als je mailbox na je vakantie goed gevuld is, is het verleidelijk om maar gewoon bovenaan of onderaan te beginnen met het oppakken van elke e-mail. En dat is ook helemaal prima als je mailbox niet echt overvol is. Maar als je verwacht dat je vandaag lang niet alles op kunt pakken – dan raad ik je aan om prioriteiten te stellen.

Prioriteiten stellen houdt in dat je het belangrijkste eerst doet. Oftewel, je pakt de allerbelangrijkste mail op, daarna degene die daarna het belangrijkste is, en ga zo maar door. Zo weet je zeker dat er geen belangrijke dingen blijven liggen.

Prioriteiten stellen houdt in dat je het belangrijkste eerst doet. Oftewel, je pakt de allerbelangrijkste mail op, daarna degene die daarna het belangrijkste is, en ga zo maar door.

Als je mailbox na je vakantie goedgevuld is en je met deze strategie aan de slag wilt gaan, raad ik je aan om een to do lijst op te stellen vanuit je mailbox. Bepaal bij elke mail wat je ermee moet doen, en schrijf dat op een to do lijst. Vervolgens zet je alle punten van je to do lijst op volgorde van hoe belangrijk ze zijn – en begin je met de eerste. Zo zorg je niet alleen dat je begint met de belangrijkste dingen, maar houd je zelf ook controle en overzicht op alles wat je te doen staat vanuit de mails die je ontvangen hebt.

Wacht na je vakantie met mails versturen

Als je tijdens je vakantie veel mails hebt ontvangen, is de kans groot dat jij na je vakantie veel mails gaat versturen. Immers zullen veel van de ontvangen mails een antwoord moeten krijgen. Dus één van de eerste dingen die je na je vakantie gaat doen, is mails beantwoorden, toch?!

Nou, niet per se.

Ik zou je zelfs aanraden om dat NIET te doen.

Waarom niet?! Omdat wanneer jij mails gaat versturen, de kans groot is dat je ook weer een e-mail terugkrijgt. En zeker als jij snel kan antwoorden met de vraag om meer uitleg te krijgen, en de ander antwoord met meer uitleg, dan ligt er opeens een hele nieuwe taak op je bordje.

Pak dus de mails die je ‘alleen maar hoeft te beantwoorden’ niet als eerste op. Of schrijf alvast wel een antwoord, maar bewaar dat nog even in je concepten. Zo kun je eerst zelf meer overzicht scheppen in wat er tijdens je vakantie is gebeurd, voordat je je stort in alle nieuwe dingen van na je vakantie.

Zo kun je eerst zelf meer overzicht scheppen in wat er tijdens je vakantie is gebeurd, voordat je je stort in alle nieuwe dingen van na je vakantie.

Tijd om jouw mailbox ook echt aan te gaan pakken! Je weet nu dat je kunt starten met het verslepen van verlopen mails, en dat het goed is om bewust te bepalen wat je met elke mail moet doen. En als je daar dan toch mee bezig bent; maak daar ook gelijk een to do lijst van om elke actie te prioriteren. En tot slot – ga niet gelijk op alles reageren, want dan krijg je er waarschijnlijk ook weer snel een heleboel nieuwe e-mails bij.

Is het tijd om je mailbox écht helemaal op te ruimen? Dan heb ik nog iets voor je:

Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang gratis PDF stappenplan voor een lege inbox!

Loopt jouw mailbox over? Besteed je veel te veel tijd aan e-mail? Ervaar je stress van e-mail? Met het Stappenplan voor een lege inbox ga je snel en efficiënt je inbox verwerken! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis het PDF stappenplan:

PS op zoek naar een werkwijze waarmee je jouw mailbox eens en voor altijd goed opruimt én opgeruimd houdt? Bekijk dan ook eens de online cursus De Altijd Opgeruimde Mailbox.