Privé administratie ordenen en bijhouden: 10 tips


Ik word er oprecht blij van als zaken georganiseerd en gestructureerd zijn. Zelfs als het gaat om de privé administratie. Ik heb dat graag netjes en op orde en helemaal bijgewerkt. Dan weet ik zeker dat alles goed gaat, en dat geeft rust. In dit blogartikel deel ik hoe ik dit aanpak, zodat jij aan de slag kunt gaan met jouw privé administratie ordenen en bijhouden.

Ik heb het idee dat administratie zich steeds meer uitbreidt naarmate je ouder wordt. Er komen verzekeringen bij, bankzaken worden complexer als je meer rekeningen hebt, bij een auto komt administratie kijken… En de administratie rondom een huis en alles wat daarbij hoort is al helemaal enorm. Ik kan me voorstellen dat het alleen maar meer is als je ook kinderen hebt!

En doordat er zoveel administratiedingen zijn, wordt het soms nu eenmaal een zooitje. Het is fijn om het dan weer op orde te hebben. Het idee dat je geen belangrijke dingen vergeet en dat je weet waar alles is, geeft rust en overzicht. Ik ga al mijn tips met je delen!

Je privé administratie ordenen

Ik ga er nu even vanuit dat je persoonlijke administratie momenteel niet helemaal op orde is. Als dat het geval is, is het eerst tijd om deze privé administratie te gaan ordenen.

Bepaal waaruit je administratie bestaat

Voordat je je administratie door gaat nemen, is het goed om overzicht te hebben in waaruit je administratie precies bestaat. Bepaal de categorieën van jouw privé administratie.

Bijvoorbeeld:

  • Financieel
  • Werk
  • Overheid/belasting
  • Verzekeringen
  • Auto
  • Wonen
  • Hypotheek
  • Kinderen

Kijk vervolgens naar wat er onder elk onderdeel valt. Onder auto valt bijvoorbeeld administratie rondom de aankoop/registratie, het onderhoud en de verzekering. Onder wonen valt bijvoorbeeld administratie van de makelaar, van de aannemer, van verbouwingen die je hebt gedaan etc. Onder werk vallen contracten, jaaropgaven en misschien nog andere belangrijke documenten.

Breng eens in kaart waar jij allemaal administratie van hebt, want vervolgens heb je ook snel een beeld van wat je wel en niet op orde hebt!

Heb fysieke en digitale bewaarplekken voor elk onderdeel

Vervolgens wil je voor elk onderdeel van je administratie je fysieke en digitale administratie ordenen. Maak zowel fysiek als digitaal ruimte voor elk onderdeel van je administratie.

Fysiek werkt het handig om met documentenmappen te werken. Ik gebruik deze documentenmappen van de HEMA en die zijn echt ideaal voor je administratie (je ziet ze ook op de foto’s in dit artikel!). Je stopt nieuwe papieren in het gewenste vak en klaar.

Voor je digitale administratie is het handig om dezelfde structuur aan te houden als je doet in je fysieke map. Dus heb je fysiek een map voor wonen, maak deze dan digitaal ook aan. Wel kun je digitaal makkelijker specifiekere mapjes maken, om documenten zo makkelijker terug te vinden.

Zorg dat je weet hoe je er financieel voorstaat

Je financiële administratie wil ik even extra uitlichten. Het is super belangrijk om deze op orde te hebben, want zo weet je hoe je er financieel voor staat en wat je wel en niet kunt doen met je geld. Heb je behoefte aan meer inzicht of wil je meer sparen, dan raad ik je het erg aan om het volgende te doen:

  • Maak een huishoudboekje en houd daarin al je uitgaven en inkomsten bij.
  • Maak een overzicht van al je vaste lasten. Wat gaat er altijd standaard uit?

Wees kritisch op alles

Heb je orde geschept in je administratie? Wees dan eens kritisch op alles wat je doet. Vraag jezelf bijvoorbeeld het volgende af:

  • Zijn er dingen die je op kunt zeggen of stop kunt zetten?
  • Zijn er dingen waarvan je de post kunt annuleren?
  • Moet je deze administratie wel zelf doen, of kun je dit ook delegeren of automatiseren?
  • Kun je iets jaarlijks betalen i.p.v. maandelijks?
  • Moet je alle papieren die je nu hebt wel bewaren, of kan een deel weg? Denk aan voorwaarden van iets wat je niet meer gebruikt of updatebrieven van dingen die allang weer nog een keer veranderd zijn.

Doe het veilig ;-)

Bij administratieve zaken is veiligheid extra belangrijk. Er komen vaak financiën bij kijken of het gaat om bedrijven die veel persoonsgegevens van je hebben. Stel bij dit soort zaken je (digitale) veiligheid voorop.

  • Zorg voor goede wachtwoorden. Ik gebruik hiervoor Lastpass, dat werkt echt ideaal.
  • Log alleen in via betrouwbare netwerken, en bijvoorbeeld niet via openbare WiFi.
  • Log in met dubbele authenticatie als dat mogelijk is. Dubbele authenticatie houdt in dat je pas in kan loggen als je twee stappen zet, bijvoorbeeld je wachtwoord invullen en een code invullen die je per sms hebt ontvangen of die in een app op je telefoon staat.
Documentenmappen van HEMA

Je privé administratie bijhouden

Is je administratie helemaal op orde? Dat is top! Dan heb je nu overzicht in wat er allemaal speelt. Dat overzicht wil je natuurlijk wel behouden. Daarvoor zijn de volgende tips bedoeld!

Inventariseer welke administratieve taken er zijn

Net zoals je net hebt uitgewerkt waaruit je privé administratie allemaal bestaat, is het ook handig om uit te werken waaruit het bijhouden van je administratie allemaal bestaat. In basis zullen dat de volgende dingen zijn:

  • Post verwerken
  • E-mail verwerken
  • Rekeningen betalen
  • Updates lezen
  • Huishoudboekje bijwerken

Schrijf uit welke stappen jij wilt zetten om je administratie bij te houden.

Plan er wekelijks tijd voor

Vervolgens is het tijd om in te plannen wanneer je deze taken gaat doen. Ik raad je aan om altijd alles wekelijks bij te werken. Zo ben je niet te laat met bijvoorbeeld rekeningen die binnen 14 dagen betaald dienen te worden.

Ik doe dit zelf ook één keer per week. Als er administratieve post binnenkomt, dan lees ik deze vaak wel, maar vervolgens leg ik deze in mijn postvak. Elke zondag neem ik dat postvak door en doe ik alles wat er nodig is: ik betaal rekeningen, en ik archiveer of verwijder de post waarmee ik niets hoef te doen. Hetzelfde geldt voor alles wat digitaal binnenkomt.

Doe dit eventueel samen met je partner of verdeel de administratie, zodat jullie beide weten wat er speelt.

Blijf kritisch op alles wat binnenkomt

Als je je administratie gaat bijwerken met alles wat binnengekomen is, dan is altijd de belangrijkste vraag om jezelf te stellen:

Moet ik dit bewaren of niet?

Het overzicht van je inkomstenbelasting is handig om te bewaren. Maar een update over een kleine wijziging in iets hoef je waarschijnlijk niet te bewaren. Gooi dat soort dingen gelijk weg, zodat je er vanaf bent.

Digitaal is het gemakkelijk om alles maar gewoon te bewaren. Toch is het goed om hier ook overzicht in te scheppen. Het kan helpen om jezelf het volgende te vragen:

Had ik dit bewaard als ik het fysiek ontvangen had?

Is het antwoord nee, dan kun je het digitaal waarschijnlijk ook wel weggooien.

Let wel op dat sommige dingen wel goed zijn om te bewaren. De belastingdienst kan tot vijf jaar naderhand vragen stellen, dus het is handig om loonstrookjes vijf jaar te bewaren.

Ruim je administratie op

Af en toe kan je administratie een opruimbeurt gebruiken. Er zijn nu eenmaal dingen die je eerst wel belangrijk vond om te bewaren, maar die inmiddels niet meer belangrijk zijn.

Plan jaarlijks een moment waarop je je administratie helemaal opruimt. Gebruik dit moment om bijvoorbeeld de loonstrookjes die ouder zijn dan vijf jaar weg te gooien. Maar gooi ook alle andere dingen weg waarvan je in het verleden besloten had dat je ze wilde bewaren, maar die je nu niet meer relevant vindt. 

Doe een jaarlijkse check

Naast dat het goed is om je administratie op te ruimen, is het ook goed om vanuit je administratie te kijken waar je allemaal administratie van hebt en of je dingen nog kunt verbeteren. Plan bijvoorbeeld in december altijd wat tijd om uit te zoeken of je zorgverzekering goedkoper kan.

Check vooral:

  • Welke verzekeringen goedkoper kunnen (of juist duurder, bijvoorbeeld je reisverzekering als je verder gaat reizen). Of zet ze stop als ze helemaal niet meer van toepassing zijn.
  • Welke vaste lasten goedkoper kunnen of stopgezet kunnen worden.

Wil je meer lezen over organiseren?

Lees dan ook de volgende blogartikelen:

Ga jij je (financiële) administratie ordenen en bijhouden? Welke tips ga je gebruiken?

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It

Sommige links in dit artikel zijn affiliatelinks. Dit betekent dat ik kleine vergoeding krijg als jij een product aanschaft. Dit heeft geen invloed op de prijs die je betaalt voor de planner en zeker ook niet op mijn mening.

Ik heb mijn privé administratie graag netjes en op orde. Ik deel hoe, zodat jij ook aan de slag kunt gaan met je privé administratie ordenen en bijhouden.

Ontvang gratis tips en updates (incl. stappenplan)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Streets Ahead en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus: het PDF stappenplan mailbox opruimen!

Powered by ConvertKit

Plaats een reactie