Inbox zero: zo bereik je het élke keer als je je mailbox opent


Inbox zero is het concept dat je jouw inbox elke keer als je ‘m opent, he-le-maal leegmaakt. Dat betekent dat wanneer je een mail leest, je gelijk besluit wat je ermee wilt doen. Zo zit er alleen ongelezen mail in je inbox én zie je mails nooit lang over het hoofd. Het is wat mij betreft dé strategie om weinig tijd kwijt te zijn aan e-mail. Ik vertel je waarom ik inbox zero zo belangrijk vind, en hoe ik ervoor zorg dat ik dat steeds weer opnieuw bereik!

Waarom ik de inbox zero strategie aanraad

Ik ben groot fan van inbox zero, maar waarom eigenlijk? Dit zijn de drie belangrijkste redenen voor mijn inbox zero beleid:

Het geeft me rust in mijn hoofd

Ken je het principe ‘een opgeruimd huis is een opgeruimd hoofd’? Van een onopgeruimde omgeving word je onrustiger en minder gefocust. Bovendien word je er veel sneller door afgeleid. Je komt beneden om wat te drinken te pakken, maar ziet dan rommel liggen en gaat dat opruimen. Om jezelf na het opruimen af te vragen: wat kwam ik eigenlijk beneden doen?!

Zo geldt natuurlijk ook ‘een opgeruimde mailbox is een opgeruimd hoofd’! Want daar werkt het precies hetzelfde. Je opent je mailbox om even snel een mailtje te sturen of iets op te zoeken, en dan zie je opeens al die tientallen mails in je inbox staan. Waar je door wordt afgeleid én waarvan je in de stress schiet, want: met welke moest je nou ook alweer vandaag nog iets doen?!

Als mijn inbox gewoon leeg is (of alleen ongelezen mails bevat) wanneer ik hem open, bespaar ik mezelf van die drukte en het stressgevoel dat opkomt bij die mails ‘waar ik nog iets mee moet’. Ook weet ik zeker dat ik geen mails over het hoofd heb gezien, want ik heb alles netjes verwerkt. Dat betekent dat ik nooit ’s avonds denk: “ohjee, ik had die mail nog moeten beantwoorden…”

Het zorgt ervoor dat ik minder tijd kwijt ben aan e-mail

E-mail kan enoooorm veel tijd opsplurpen, dat weet jij waarschijnlijk ook wel. Hoe meer mail je krijgt, hoe meer tijd het kan opslurpen. Maar weet je wanneer het ook nog extra tijd opslurpt? Als je steeds opnieuw aandacht besteed aan dezelfde mails.

Je opent je mailbox, ziet de mail van klant X staan, en denkt: “dat doe ik later wel”. Je laat hem in je inbox staan. Een uur later open je jouw mailbox weer en denk je precies hetzelfde. Het is steeds maar een paar seconden, maar als je dat zo elk uur bij een aantal mails doet, telt dat toch op. Vooral als je steeds dezelfde paar regels van de mail opnieuw leest…

En dat geldt nog meer als uiteindelijk blijkt dat jij helemaal niets met die e-mail hoeft te doen, of als je besluit om er niets mee te doen. Mails zijn namelijk niets meer dan verzoeken van anderen, die jouw aandacht of kennis nodig hebben. En wat anderen belangrijk vinden, hoeft niet te zijn wat jij belangrijk vindt. Als je gelijk besluit er niets mee te doen, bespaar je jezelf tijd in de toekomst.

Het zorgt ervoor dat je gefocuster bent

Je concentratie is als een spier: hoe vaker het je lukt om op één ding te concentreren, hoe makkelijker het gaat. Dus als je elke keer wanneer je midden in een taak zit en een melding van een e-mail krijgt, je mailbox gaat openen, even kijkt en leest, en het dan laat staan en ‘m weer afsluit, dan heb je zojuist je concentratiespier laten verslappen.

Juist door je mailbox bewust te openen en weer af te sluiten (en vooral de meldingen uit te zetten) zorg je ervoor dat je geconcentreerder kunt werken. Wanneer je dan vóór of ná een taak je mailbox opent en verwerkt, ben je dat ook gelijk aan het batchen. Taken batchen houdt in dat je veel vergelijkbare taken achter elkaar doet, waardoor dat ook weer één taak lijkt en je die concentratiespier traint in plaats van laat verslappen.

5 stappen om inbox zero te bereiken

Oké, ik hoop dat je nu net zo overtuigd en enthousiast bent over het bereiken van inbox zero als ik! Dit zijn 5 stappen om het ook te bereiken én te blijven bereiken!

Ruim je mailbox helemaal op

Zit je inbox nu he-le-maal vol met mails over van alles en nog wat, waar je van alles en nog wat mee moet doen? Dan is het eerst tijd om je mailbox op te ruimen. Welke mails kunnen weg? Met welke mails hoef je maar kort iets te doen? Doe dat dan ook!

Afhankelijk van hoe vol je inbox is, kan dit natuurlijk vrij snel gaan, of kun je hier écht lang mee bezig zijn. Is je mailbox nu compleet overstroomd en heb je GEEN idee hoe je het slim aan kunt pakken? Meld je hieronder aan voor mijn e-mails (die wil je wél ontvangen – want heel veel tips en inspiratie om productief en efficiënt te werken :) ) en je ontvangt gratis mijn PDF stappenplan voor een lege inbox!

Heb een inbox zero e-mail werkwijze

Is je inbox opgeruimd of in ieder geval redelijk opgeruimd? Dan is het tijd om te bepalen hoe je altijd snel en gemakkelijk inbox zero kúnt bereiken. Dé vraag die je hiervoor jezelf moet stellen, is:

Wat zijn de mogelijke keuzes die ik kan maken over een e-mail?

Wat zijn de mogelijke dingen die ik ermee moet doen?

In De Altijd Opgeruimde Mailbox vind je hiervoor een handig schema met alle basis keuzes. Als je weet wat je allemaal mogelijk kunt doen met een e-mail, dan kun je het jezelf makkelijker maken om dat te doen. Als je bijvoorbeeld een nieuwsbrief krijgt die je graag leest, ga je die dan altijd gelijk lezen als je je mailbox opent, of pak je dat slimmer aan? Als je mails krijgt waaruit voor jou een taak komt, hoe ga je daar dan mee om?

Zorg dat je vervolgacties altijd ervoor zorgen dat de mail uit je inbox verdwijnt, maar NIET uit je zicht. Zodat je zeker weet dat als je later terug moet komen op een e-mail, je ‘m niet vergeet.

Maak direct een keuze over elke e-mail

De belangrijkste stap van jouw inbox zero beleid is de volgende: elke keer als je je mailbox opent, maak je direct een keuze over elke e-mail.

En je maakt daarbij NIET de keuze: doe ik er wél iets mee of doe ik er nu niets mee? Want als je niets doet blijft de e-mail dus gewoon in je inbox… 

Je kiest hoe je de e-mail verwerkt. Gaat hij naar de prullenbak of in een archiefmap? Gaat hij naar een verwerkingsmap? Moet je iets doen of niet? Moet je beantwoorden of niet? Dat besluit je allemaal direct, en daarvoor kun je jouw eigen schema met mogelijke keuzes uit de vorige stap gebruiken én verder aanvullen (als je mails tegenkomt waarmee je iets moet doen wat nog niet in je schema staat).

Heb een bijwerkmoment

Eén van mijn gouden sleutels tot nooit achter raken op mijn e-mails, is het hebben van een vast bijwerkmoment. Een moment waarop ik verschillende mappen in mijn mailbox controleer en mezelf afvraag of ik niets vergeet. Een moment waarop ik kijk of ik nog mails verstuurd heb waarop ik wel een reactie wil ontvangen, maar deze nog niet heb gekregen.

Ik doe dit wekelijks en op een vast moment. Prik ook een moment waarop jij even alles controleert en checkt of jouw inbox zero beleid nog op peil is. En maak een checklist van wat je op dat moment na wilt lopen. Dat geeft zo veel rust voor de rest van de week!

Na mijn vakantie pak ik dat trouwens nog veel uitgebreider aan; lees hier hoe ik mijn mailbox dan weer orden!

Zorg dat je minder mails gaat ontvangen

Dé manier om inbox zero makkelijker voor jezelf te maken, is ervoor zorgen dat je simpelweg minder mails krijgt. Want minder mails = minder inbox te verwerken!

Denk daarom bij elke mail die je krijgt ook even na: had ik deze mail kunnen voorkomen? Een simpele manier om minder mails te ontvangen is natuurlijk door je af te melden voor nieuwsbrieven. Maar er zijn nog veel meer dingen waar je over na kunt denken. Is het niet sneller om even te bellen met je vraag, dan vier keer op en neer te mailen met iemand?

Dat waren de vijf stappen! Wil jij inbox zero nu écht serieus aanpakken en je mailbox werkwijze eens en voor altijd verbeteren? Bekijk dan eens mijn online cursus De Altijd Opgeruimde Mailbox, die je precies daarmee helpt, en waarin je o.a. stap voor stap jezelf een makkelijke werkwijze aanleert om altijd snel naar inbox zero te gaan!

 

Wil je eerst aan de slag met je inbox opruimen? Dat begrijp ik! Meld je gratis aan voor mijn e-mails en je ontvangt daar het PDF stappenplan voor een lege inbox bij (en nog allerlei handige e-mail tips – die je wél wilt ontvangen ;) ):

Meld je aan voor mijn e-mails en ontvang gratis PDF stappenplan voor een lege inbox!

Loopt jouw mailbox over? Besteed je veel te veel tijd aan e-mail? Ervaar je stress van e-mail? Met het Stappenplan voor een lege inbox ga je snel en efficiënt je inbox verwerken! Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis het PDF stappenplan:

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It
Inbox zero: zo bereik je het élke keer als je je mailbox opent
Inbox zero: zo bereik je het élke keer als je je mailbox opent

 

Stappenplan beginnen met opruimen

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot het Stappenplan Beginnen met Opruimen!

Wil je graag opruimen, maar ga je nooit aan de slag? Of begin je wel eens, maar loop je dan altijd vast? Ik ga jou helpen! In 8 stappen ga je jouw huis opruimen. Alle stappen vind je in een praktisch PDF stappenplan. Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot het stappenplan:

Plaats een reactie

4 × 1 =