Ik heb inmiddels echt al belachelijk veel lijstjes en planningen gemaakt, maar lang niet allemaal even handig of goed. En van fouten leer je, maar ik wil jou helpen beter plannen zonder dat je in dezelfde valkuilen trapt als ik ooit allemaal. Daarom deel ik in dit artikel een keer geen tips voor wat je wel moet doen, maar een lijst met wat vooral NIET werkt als je een planning maakt!

Je plant niet realistisch

Ik kan heel goed een hele lange planning maken. Als het kon propte ik dan werk voor drie dagen zo in één dag. Maar als ik echt kritisch was wist ik van tevoren al dat ik nooit alles kon doen. En dan eindigt elke dag weer in een teleurstelling, want niet alles dat je af wilde maken is af. Daarnaast kun je door op deze manier te plannen ook nooit goed vooruitplannen, want je begint elke nieuwe dag met een achterstand van de vorige dag.

Hoe los je dit op?

Om een realistische planning te maken raad ik je aan om altijd te plannen op tijd. Hoeveel tijd heb je om dingen van je planning te doen? En hoe lang kost elke taak die erop staat (verwacht je)? Houd hierbij rekening dat je al snel te positief plant. Je schat van jezelf in dat je een taak sneller kunt uitvoeren dan daadwerkelijk mogelijk is.

Vervolgens kijk je hoe lang de verwachte tijd is die je voor de ingeplande taken nodig hebt. Is dat meer dan het aantal uur dat je vandaag hebt? Dan kun je beter bij voorbaat al iets naar morgen schuiven, in plaats van alles te willen doen. Mocht je tijd over hebben, dan kun je natuurlijk altijd al aan de taak voor morgen beginnen. Maar op dat moment heb je dan wel mooi het idee dat je al voor ligt, in plaats van dat je steeds achter de feiten aanloopt.

Om te ontdekken hoeveel tijd je nodig hebt voor een taak, kan het handig zijn om dit ook echt bij te houden. Dat kun je bijvoorbeeld doen met de app Toggl. Zo weet je na een tijd precies hoe lang je ergens voor nodig heb je kun je dus ook een steeds realistischere planning maken.

Kun je meer hulp gebruiken bij het plannen op basis van tijd? In de online cursus Krijg het gedaan help ik je daarmee stap voor stap.

Je plant niet vooruit

Je maakt een planning voor vandaag, of misschien voor de volgende dag, maar that’s it. Heb ik ook vaak genoeg gedaan. Langetermijnplanning? Waarom zou je? Je moet toch vooral weten waar je nu mee aan de slag moet? Wat er over een week speelt zie je dan weer wel.

Ergens heb je natuurlijk gelijk, het belangrijkste van een planning is dat je weet waar je nu eerst mee aan de slag moet gaan. Maar tóch raad ik je heel erg aan om vooruit te plannen. Al is het een week vooruit. Op die manier weet je namelijk wat je te wachten staat. (Je denkt misschien morgen die ene opdracht af te kunnen maken, maar in de werkelijkheid staat je agenda zo vol dat je daar helemaal geen tijd voor hebt.) Ook wordt het zo makkelijker om realistisch te plannen. Je bent namelijk minder geneigd om alles voor vandaag op je planning te zetten, als je het ook op één van de andere dagen van de week kunt plannen. Lees nu meer over het maken van een weekplanning!

Je zet niet alles op je planning

Je hebt een hartstikke mooie planning gemaakt, maar vervolgens ga je niets doen van wat daarop staat. Of je hebt een planning gemaakt en bedenkt je vervolgens dat je nog een opdracht vergeten bent, waarvan morgen de deadline is. Zolang je planning incompleet is en niet klopt met wat je daadwerkelijk doet gaat het nooit werken.

Denk ook aan zaken die je misschien nooit op je planning zet, maar in de praktijk toch een aardig deel van je dag in beslag kunnen nemen, zoals het beantwoorden van telefoontjes en mails of voorbereidend uitzoekwerk voordat je daadwerkelijk met iets kan beginnen.

Hoe los je dit op?

Maar hoe voorkom je nu dat je vergeet om zaken op je planning te zetten? De oplossing: zet nieuwe taken en deadlines meteen op je planning of in je agenda. Zodra je ze bedenkt! Een maandplanning werkt hiervoor ideaal, zo weet je altijd wat je de komende maand te wachten staat. Als het nodig is kun je zelfs maanden vooruit plannen; je taken staan dan al klaar voor latere maanden en worden zo nooit op dat moment over het hoofd gezien. Zorg ook dat je weet welke taken altijd terugkeren. Zo heb ik een aantal dingen die ik dagelijks, wekelijks en maandelijks doe en die altijd terugkomen op mijn planning.

Tot slot: je kunt altijd weleens wat vergeten, maar zet dit alsnog bij op je planning. Wanneer je dan terugkijkt naar een oude planning bij het maken van een nieuwe, zie je het alsnog verschijnen. Daarnaast word je er zo bewust van dat dit wel iets is dat je doet.

Je plant niet de juiste dingen

Je kunt nooit alles doen, dus doe de dingen die voor jou het belangrijkste zijn. Je planning kan heel mooi en uitgebreid lijken, maar als er in werkelijkheid allemaal zaken opstaan die eigenlijk niet belangrijk zijn en waar je niets mee bereikt, heb je geen goede planning gemaakt.

Misschien doe je iets elke dag, maar is het net zo makkelijk om het maar één keer in de week te doen, omdat elke dag niet nodig is en je daar niet zo veel aan hebt. En misschien doe je iets anders maar één keer in de week, terwijl het je veel sneller dicht bij je doel brengt als je het elke dag zou doen. Kijk dus niet alleen kritisch naar je planning, maar ook naar wat je er precies op zet.

Hoe los je dit op?

Je lost dit op door uit te zoeken wat er voor jou belangrijk is. Wat zijn jouw doelen? Wat wil je bereiken? Op basis daarvan kun je prioriteiten gaan stellen. Hiervoor gebruik ik graag de Eisenhower matrix. Gebruik de matrix en zorg dat er alleen maar dingen op jouw planning staan die echt belangrijk zijn. Sommige dingen moet je misschien meer prioriteit geven, terwijl je andere dingen beter helemaal niet kunt doen.

PS Weet je zelf totaal niet waar je naartoe wilt en wat je doelen zijn? Lees dan mijn artikel over SMART doelen stellen of bekijk het e-book Plan jouw jaar!

Je laat geen ruimte over voor pauze

Heb jij je al eens een hele dag kunnen concentreren? Ik niet. Je kunt niet constant gefocust en productief werken, dat put je mentale batterij uit. Precies de reden waarom de meeste mensen ’s ochtends het meest productief zijn: ze zijn dan net wakker, hebben goed geslapen en zijn helemaal “opgeladen” voor de dag. Hoe later op de dag, hoe leger deze batterij en hoe lastiger het is om gefocust te blijven werken. De oplossing? Laad je batterij weer een beetje terug op door voldoende pauze te nemen. Maak je daar geen tijd voor op je planning? Breng daar dan verandering in en plan wél je pauzes in.

Hoe los je dit op?

Heb je bijvoorbeeld acht uur de tijd om te studeren vandaag? Plan dan één uur voor pauze. Dat lijkt misschien veel, maar dat valt heus wel mee. Dat komt namelijk neer op een half uur lunchpauze en twee keer een korte pauze van een kwartier. Zeker bij iets als studeren, wat veel focus en energie vereist, kun je dit best gebruiken. Want ben jij wel eens een hele dag constant aan het werk? Die 10 minuten op Facebook, of het bijkletsen bij de koffieautomaat, dat is ook allemaal pauze. Je houdt waarschijnlijk vaker pauze dan je denkt! Houd daar rekening mee in je planning.

Een methode die ik zelf fijn vind om enerzijds bewust regelmatig pauze te nemen en anderzijds buiten die pauzes gefocust te werken, is de pomodoromethode. Wil je je bewust worden van hoeveel pauze je op een dag neemt en daar beter omheen leren plannen, lees dan zeker mijn artikel over de pomodoromethode.

Je laat je dag bepalen door ad hoc taken

Hier ben je ook vast wel mee bekend: je hebt een prachtige planning gemaakt en valt in geen enkele van de bovenstaande valkuilen, maar aan het einde van de dag is er tóch niks van terecht gekomen. Je baas/opdrachtgever/leraar gooide roet in het eten met extra deadlines, er kwamen mails binnen waar je echt meteen mee aan de slag moest en voor je het wist was de dag weer voorbij. Oftewel: je hebt alleen maar ad hoc taken uitgevoerd, dingen die “even tussendoor” kwamen.

Hoe los je dit op?

Zorg dat je je dag niet laat bepalen door “tussendoortjes”. Dat klinkt ongetwijfeld makkelijker dan het is. Bovendien is het niet altijd wenselijk om taken die tussendoor komen maar achteraan je planning te zetten, gewoon omdat ze toch echt nu opgepakt moeten worden en/of omdat het voor de andere partij fijn is als het snel gebeurt.

In mijn blogpost over het omgaan met ad hoc taken deel ik allerlei tips om hier beter mee om te gaan, zodat je een goede afweging kunt maken tussen het snel oppakken van taken die tussendoor komen en je planning.

PS Wil jij beter leren omgaan met ad hoc werkzaamheden op je werk? Dan is de Tussendoor Taken Challenge iets voor jou! In 6 weken ga je in 6 stappen de controle pakken over je werkdag, door stap voor stap slimmer om te gaan met taken die tussendoor komen. Lees hier alle info!

Tijd om een betere planning te maken?

Dat waren de tips! Kun jij nog een extra steuntje in de rug gebruiken om deze tips niet te vergeten en vanaf nu wél een planning te gaan maken die werkt?! Dan heb ik nog iets voor je! De checklist haalbare planning ontvang je namelijk NU gratis bij aanmelding voor mijn e-mails. Deze checklist kun je elke dag afvinken om na te gaan of jouw planning haalbaar is. Vul het formulier in:

Ontvang gratis tips en updates (incl. gratis checklist voor een haalbare planning)

Meld je aan voor e-mails en ontvang updates over Mevrouw Structuur en gratis productiviteitstips. Plus nu als bonus GRATIS de checklist die je helpt om een haalbare planning te maken!