Het boek ‘Zo word je een Productiviteits Ninja’ van Graham Alcott gaat enerzijds over hoe je je als je meest productieve zelf kunt gedragen en bevat dan ook heel veel productiviteitstips, maar bestaat anderzijds ook uit een concrete planmethode met opdrachten om deze door te voeren in je eigen leven.

Afgelopen zomer las ik het boek Zo word je een Productiviteits Ninja. Graham Alcott, de schrijver, is de oprichter van het bedrijf Think Productive, een internationaal bedrijf dat mensen en bedrijven helpt productiever te worden door middel van trainingen. Ik deel waar het boek over gaat en wat ik er goed en minder goed aan vond!

Waar gaat het boek over?

In Zo word je een Productiviteits Ninja vind je met name een planmethode om productiever te kunnen werken, in die zin een beetje vergelijkbaar met Getting Things Done. De Productiviteits Ninja sprak me daarbij meer aan, omdat deze meer gericht is op de wereld van nu: er wordt vanuit gegaan dat er constant nieuwe taken op je bordje bijkomen en dat alles vaak en veel verandert.

Een ninja is volgens Alcott in feite een manier van werken, die bestaat uit verschillende eigenschappen. Denk hierbij aan rustig blijven, voorbereid zijn, out of the box denken, nee kunnen zeggen, je aan kunnen passen aan de veranderende wereld, enzovoorts. Aan het begin van het boek worden deze eigenschappen uitgelegd, maar eigenlijk zou ik je aanraden om dit stuk als laatste te lezen. Het kwam voor mij op het begin nogal uit de lucht vallen en hierdoor kwam ik eerst niet lekker in het boek.

De hoofdstukken daarna vond ik wel zinvol: ze gaan over stress en aandachtmanagement, en hoe je bijvoorbeeld je energielevels in kunt zetten om taken op een bepaald moment wel of niet te doen. Ook wordt hierbij aandacht besteed aan dat je tegenwoordig in feite je eigen baas bent, en niet alleen als je ondernemer bent. Bij veel banen heb je te maken met veel verschillende taken en constant wisselende taken. Een deel van je werkzaamheden is hierdoor het bepalen van welke taken je wel en niet doet, en wat je prioriteit geeft. Je bepaalt voor een deel je eigen werk en op die manier speel je ‘baas’ over jezelf. Door dit op te splitsen van de daadwerkelijke uitvoering word je je bewust van deze ‘baas’-modus en ‘werker’-modus zoals ze genoemd worden. En dat maakt je weer bewust van überhaupt het belang van plannen.

Verder wordt naast de planmethode in het boek extra aandacht besteed aan productief omgaan met je mailbox en met vergaderingen. Het boek is dan ook met name gericht op productief werken op kantoor. Je mail en vergaderingen zijn volgens Alcott vaak een bron van onproductiviteit, en daarom wordt juist hier extra aandacht aan besteed: er worden zinvolle en concrete tips gegeven hoe je er beter mee om kunt gaan. Met name de tips voor je mailbox vond ik erg waardevol.

Het grootste deel van het boek gaat dan toch wel over de planmethode van de Productiviteits Ninja. Hierin worden vier fases stap voor stap uitgewerkt, en word je zelf ook meteen aan de slag gezet met concrete opdrachten; dat vond ik zelf erg waardevol! Ik zal hieronder verder uitwerken, uit welke vier fasen de Productiviteits Ninja methode bestaat.

Capture & Collect

De eerste stap is ‘Capture & Collect’ en houdt, zoals de naam al doet vermoeden, in dat je alle inkomende taken en ideeën verzamelt. Je kiest daarvoor een vast aantal plekken uit, zoals je mailbox, je postvak, een notitieboek of een bepaalde map op je computer. Elke mogelijke plek waar je dingen kunt verzamelen neem je mee, en dit breng je terug naar zo min mogelijk plekken. Georganiseerd verzamelen dus.

Organize

Bij de volgende stap is het de bedoeling om alle verzamelde taken te organiseren. Volgens de Productiviteitsninja methode ga je dan lijsten maken op drie niveaus:

  • Projectenlijst: per project een lijst met een verzameling acties met de bedoeling een specifiek doel te bereiken. Voor alles wat je wilt bereiken, maar niet uit één stap bestaat, kun je een projectenlijst aanmaken.
  • Master-actielijst: losse taken die geen onderdeel zijn van een project maar bijvoorbeeld intuïtief of ad hoc erbij komen. Een actiegerichte lijst waarop duidelijk staat wat je moet doen. Je kunt deze lijst indelen zoals je zelf handig vindt, bijvoorbeeld op locatie, op aandacht of op wie je erbij moet helpen/wie je nodig hebt.
  • Dagelijkse actielijst: een korte lijst die je ’s ochtends maakt, waarop je de meest belangrijke taken voor vandaag opschrijft.

Daarnaast wordt uitgelegd hoe je dit dan allemaal met elkaar samen laat werken en welk platform je daarvoor kunt kiezen.

Review

De volgende fase is ‘Review’. Hierbij maak je gebruik van een dagelijkse en wekelijkse checklist. De wekelijkse checklist bestaat uit vragen waarbij je reflecteert, keuzes maakt, taken bijstelt etc. om je klaar te maken voor een nieuwe week. De dagelijkse checklist bestaat uit wat korte zaken die je helpen na te denken en je dagelijkse actielijst op te stellen. De lijsten stel je zelf op, maar in het boek worden hier een heleboel handvaten voor gegeven. Het doel van deze stap is dat je nadenkt over wat je moet doen, voordat je het daadwerkelijk gaat uitvoeren. Zo splits je dus de baas- en werkermodus.

Do

Het denkwerk in de baas-modus is achter de rug, dus nu is het zaak om je taken ook daadwerkelijk uit te voeren. Je focust je op datgene wat je moet doen en doet ook alleen dat. Je rondt je dagelijkse actielijst af. In het boek worden voor deze fase tips gegeven over aandachtsniveaus (wanneer je aandacht hoog is, doe je idealiter de meest intensieve taken en andersom), over niet afgeleid worden en focus, en over gemakkelijker keuzes maken. Dit om de uitvoertijd zo effectief mogelijk te gebruiken. Eigenlijk worden in dit hoofdstuk dus allerlei productiviteitstips gegeven, waarvan sommige voor mij redelijk bekend waren en andere juist nieuw.

Wat vond ik goed

Laat ik beginnen met dat ik voor een groot deel heel enthousiast ben over dit boek. De methode is voor mij niet 100% perfect, daar kom ik hieronder op terug, maar het boek zelf staat echt bomvol tips en inspiratie voor zowel beter plannen als productiever werken. Het is in principe een complete werkmethode, die je kunt gebruiken om je misschien niet heel gestructureerde manier van plannen en werken, om te zetten in een structuur. De opdrachten geven je daarbij hele praktische handvaten en zijn zo goed uitgewerkt, dat iedereen ze volgens mij moet kunnen volgen. Buiten de methode staan er in alle hoofdstukken zo veel verschillende planning- en productiviteitstips, waar ik ook nog heel veel van kan leren. Sommige van die tips ga ik zeker testen en zal je mogelijk ook terugzien op de blog.

Al met al heeft het boek mij aan het denken gezet over hoe ik nu omga met inkomende taken en mijn planning, en of ik het nu allemaal wel op de meest effectieve manier doe. De conclusie was eigenlijk: nee, dat doe ik niet. Er kan nog heel veel verbeterd worden. De oefeningen in het boek hebben me daarbij handvaten gegeven om aan de slag te gaan en om dus meer overzicht te creëren. Daar zit ik in nu middenin: mijn planning is al een stuk georganiseerder, maar het kan nog beter. To be continued dus!

Wat vind ik minder goed

Zoals ik hierboven al even aangaf ben ik niet 100% enthousiast. Voor een klein deel komt dat omdat ik heel erg in het boek moest komen. Het staat helemaal vol met informatie, dus je moet er wel de tijd voor nemen en focus voor hebben om het helemaal te lezen, en vervolgens ook nog alles uit te voeren. Dat kost tijd en dat moet je ervoor willen maken.

Daarnaast zijn er een aantal zaken in de methode die mij niet helemaal aanspreken. Wat ik erg verwarrend vond toen ik eenmaal aan de slag ben gegaan met de methode, is dat er zowel een projectenlijst als een master actielijst is en dat die naast elkaar staan, in plaats van in elkaar verweven worden. Ik heb nu zelf geen master actielijst gemaakt, maar ik koppel alles aan projecten / onderwerpen. Dit omdat ik het fijn vind overzicht te hebben in wat ik bijvoorbeeld nog voor mijn blog moet doen. Dat overzicht miste ik met de master actielijst.

Het tweede wat ik lastig vond, is dat de methode erg gericht is op taken die eenmalig voorkomen. Veel dingen doe ik bijvoorbeeld dagelijks, wekelijks of maandelijks, maar er werd nauwelijks aandacht besteed aan hoe je daar het beste mee om kunt gaan. En daarbij vond ik het ook weer lastig of deze dan bij een project hoorden of op de master actielijst.

Tot slot is de methode voor mijn gevoel erg gericht op de korte termijn. Je schrijft op wat NU je ideeën zijn en wat je uit wilt voeren. Ik zou juist ook wat meer verder vooruit willen denken, want ik wil nog zo veel doen; dat kan niet allemaal op de korte termijn ;-). Hoe je daarmee om moet gaan, daar wordt ook niet heel veel aandacht aan besteed.

De basis van de methode vind ik sterk: het opsplitsen van je baas- en werker-taken en bewust aandacht besteden aan of dat wat je nu doet, ook het beste is wat je kan doen. Ook bevat het boek enorm veel praktische tips. Maar de bovenstaande drie nadelen zorgen er bij mij wel voor dat ik de methode niet klakkeloos heb overgenomen, maar er slechts delen van gebruik. Mocht je nu bekend zijn met deze methode ben ik erg benieuwd of jij hier ook tegenaan loopt en zo ja, hoe je ermee om gaat!

Ondanks dat is het boek voor mij wel een enorme aanrader als je interesse hebt in beter plannen en productiever werken. In een volgende blogpost zal ik nog extra aandacht besteden aan een aantal tips uit de Productiviteits Ninja methode die ik zelf nu wel volg; dat zijn er stiekem namelijk best veel!

Ben je nu geïnteresseerd geraakt in de Productiviteits Ninja methode, dan is het boek van Graham Alcott te koop op Bol.com:

Was jij al bekend met de Productiviteits Ninja methode? Of ben je benieuwd geworden naar het boek?

Pin deze blogpost op Pinterest!      Pin It

Opt In Image
Van losse taken naar planning
Download nu gratis stappenplan

Kun je lijstjes maken, maar wordt het nooit een goede planning? Ik help je taken sorteren, prioriteiten stellen, een planning maken én deze planning bijhouden. Ontvang nu gratis het stappenplan!