Heb jij altijd veel te doen, en vind je het lastig om te kiezen welke taken het belangrijkste zijn? Of wat je het beste eerst kunt doen? Dan is deze methode voor jou! De prioriteitenmatrix helpt je – de naam zegt het al – prioriteiten stellen op een enorm handige manier.

Wat is de prioriteitenmatrix?

In de prioriteitenmatrix verdeel je taken op basis van twee criteria: urgentie en belangrijkheid. Dat ziet er zo uit:

De oorsprong van deze matrix komt van voormalig president van de Verenigde Staten Dwight D. Eisenhower, die in een speech het volgende zei: “I have two kinds of problems: the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.” Dat is natuurlijk niet altijd zo (daarom zijn er ook vier opties in de matrix), maar in essentie is dit wel vaak het geval. Wat Eisenhower met deze uitspraak wil zeggen is ook wel: je moet je focussen op de dingen die belangrijk zijn, en niet alleen op de dingen die urgent zijn. Urgent en belangrijk kun je als volgt uitleggen:

• Belangrijk: taken die je bijdragen aan het behalen van jouw (al dan niet concrete) doel(en) (doelafhankelijk).
• Urgent: taken die NU aandacht nodig hebben (vaak doordat het te maken heeft met iets of iemand anders) (tijdafhankelijk)

Binnen de prioriteitenmatrix kun je taken dan dus indelen in vier categorieën:

1 – Belangrijke en urgente taken

Dit zijn dus taken waar je nu iets mee moet doen, maar die ook bijdragen aan het behalen van je doelen. Denk aan deadlines voor schoolopdrachten, e-mails van potentiële klanten, maar ook “crisissituaties” zoals problemen met je auto of als er bijvoorbeeld iets vervelends gebeurt met je partner.

Sommige van deze taken kun je niet voorkomen. Je kunt niet plannen wanneer je een reactie krijgt op een e-mail, of wanneer iemand ziek wordt of iets kapot gaat. Maar andere taken kun je ook wél voorkomen. De schoolopdracht had je eerder kunnen maken zodat je niet de druk had van de deadline. Zo had je hem kunnen maken terwijl deze als het ware nog in de tweede categorie (wel belangrijk, maar niet urgent) hoorde. Om dit te doen is het belangrijk dat je werkt met een planning én dit soort taken niet vooruitschuift (juist omdat ze nog niet urgent zijn).

Het is namelijk beter om niet te veel taken te hebben die binnen deze kwadrant vallen, omdat je anders niet toekomt aan de taken die óók belangrijk zijn (zo niet belangrijker), maar geen urgentie hebben. Je bent dan alleen maar van deadline naar deadline aan het springen. Kijk dus ook of je taken die in deze categorie vallen niet kunt delegeren (en werk met een planning! Maar daarover zo meer).

2 – Belangrijke en niet urgente taken

Deze taken zijn wel belangrijk (ze dragen bij aan je doel), maar niet urgent. Ze moeten niet NU, ze hebben geen (bijna naderende) deadline. Denk hierbij aan het maken van plannen, het uitwerken van een businessplan voor het bedrijfje dat je zo graag wilt starten, het volgen van een cursus omdat je je fotografieskills wilt verbeteren en een avondje weg met je partner om tijd aan elkaar te besteden.

Veel dingen in deze kwadrant zullen te maken hebben met (nieuwe) dingen leren en investeren in je toekomst. Twee dingen die waarschijnlijk enorm belangrijk zijn als jij je doelen wilt halen! Zo passen de bovenstaande drie dingen bij de doelen om een bedrijf te starten, beter te leren fotograferen en een fijne relatie te hebben. Drie doelen in verschillende categorieën (werk, hobby, liefde), en drie taken die je dankzij leren en tijd investeren, dichterbij het behalen van die doelen brengen.

Het wordt dan ook niet voor niets gezegd dat de belangrijkste taken in deze categorie vallen, en dat je de meeste tijd moet spenderen aan taken in deze categorie. Dit is vaak lastig om twee redenen:

• Je weet niet wat je wil: wat zijn je doelen eigenlijk? Ik durf te stellen dat er niet veel mensen zijn die hun levensdoelen concreet op papier hebben staan. En dit is wél cruciaal om te weten, wanneer je inzicht wil hebben in waar jij het beste tijd aan kunt besteden. Gelukkig is dit relatief simpel op te lossen: neem een keer uitgebreid de tijd om te bedenken wat jij wilt bereiken, wat jij belangrijk vindt en hoe je ideale leven eruitziet. En zet dit op papier! Misschien kan deze blogpost je daarbij helpen.
• Urgente taken lijken belangrijker: we zijn gewend om te focussen op de urgente taken, omdat die op dit moment het belangrijkst lijken. Ze moeten immers NU gebeuren! Dit is lastiger op te lossen, want hier heb je een dosis wilskracht en discipline voor nodig. Wel denk ik dat inzicht krijgen in welke categorie je taken vallen, je kan helpen om betere keuzes te maken, en dat je dit daardoor in de toekomst beter en makkelijker in de gaten houdt.

We zijn niet gewend om te focussen op taken in deze categorie, want ze zijn niet urgent. Maar haal de taken die concreet bijdragen aan het behalen van je doelen eens van je “wil ik ooit doen” lijst af en zet ze op je dagplanning!

3 – Niet belangrijke en urgente taken

Komen we bij de derde categorie: alles wat niet belangrijk is, maar wel urgent. Dit zijn voornamelijk verzoeken van anderen waardoor jij gestoord wordt: telefoontjes, WhatsAppjes, e-mails, face-to-face verzoeken. Het zijn vaak taken die belangrijk lijken (want je helpt anderen), maar die in feite niet bijdragen aan het behalen van jouw persoonlijke doelen. Ze zijn misschien wel belangrijk voor anderen, maar niet voor jou. Let wel op: sommige dingen anderen van je vragen kunnen ook in de eerste categorie vallen, omdat ze voor jou ook belangrijk zijn! Dan ga je er anders mee om uiteraard.

En het is oké om dingen voor anderen te doen natuurlijk, het is aardig en een investering in je relatie met die persoon, maar je moet er voor waken dat het grootste deel van je tijd niet opeens uit gaat naar taken in deze categorie (want dat moet naar de taken in categorie 2 zijn). Focus je op deze categorie, dan heb je in eerste instantie wel het idee dat je goed bezig bent, maar baal je achteraf omdat je wéér niet dichterbij het behalen van je doel bent gekomen.

Wat staat je te doen als je wel veel dingen doet die in deze categorie vallen? Wees assertief, zeg nee en kies voor jezelf! Ook kun je kijken of je deze taken kunt delegeren of op een ander moment uitvoeren (wanneer je niet had gepland om aan je categorie 2-taken te werken).

Waarschijnlijk ontkom je er niet helemaal aan om taken uit deze kwadrant uit te voeren. Zeker als jij de enige bent die kan helpen! Een handige manier om wel aan deze taken toe te komen, maar ze niet je dag te laten bepalen, is bijvoorbeeld om te werken met office hours. Ja die leraren zijn zo gek nog niet! Plan een uur in dat bedoeld is voor mensen om je lastig te vallen met dingen die voor jou niet belangrijk zijn. Hoe regelmatig dit nodig is, is afhankelijk van hoe veel taken voor jou in deze categorie vallen. Je hoeft het geen office hours te noemen, als de mensen om je heen (collega’s, studiegenoten, je moeder of wie dan ook) maar weten wanneer het is. In dit uur ga je aan de slag met hun verzoeken. Face-to-face vragen beantwoorden, mensen terugbellen en mails beantwoorden. Na een uur ga je weer verder met belangrijke taken. Alles waar je niet aan toegekomen bent, schuif je door naar je volgende “office hours”. Let wel op: hierin vallen de taken die niet belangrijk zijn voor jou, maar waar je ook geen nee tegen kunt zeggen of kunt delegeren. Je hebt zo weinig office hours als mogelijk is, dat moet je uitgangspunt zijn!

4 – Niet belangrijke en niet urgente taken

De laatste categorie! Taken die niet belangrijk én niet urgent zijn. Niet gek dus dat je deze maar beter gewoon helemaal niet kunt doen. Taken die in deze categorie vallen zijn dan ook vaak afleidingen: rondsurfen op nieuwssites, social media of YouTube; gaan winkelen zonder dat je eigenlijk iets nodig hebt; spelletjes spelen en ga zo maar door.

Als je echt eerlijk bent naar jezelf spendeer je waarschijnlijk véél meer tijd dan je wil aan dit soort dingen. En hoewel het niet verkeerd is om af en toe gewoon iets te doen wat je leuk vindt, herken jij je vast ook wel in de situatie dat je op een soort van automatische piloot Facebook opent, of dat je geen zin hebt om de televisie uit te zetten en dus toch maar nog een aflevering van je favoriete serie kijkt. Heel erg leuk, maar in feite heb je er niets aan. Het wordt een ander verhaal wanneer je die serie kijkt met je vriend en dit jullie enige quality time is deze week (dan valt het in categorie 2 want waarschijnlijk vind je jouw relatie belangrijk). Maar als je die serie in je eentje kijkt, terwijl je eigenlijk had willen leren/schoonmaken/werken, dan valt dit duidelijk in categorie 4 en kun je maar beter zo snel mogelijk stoppen.

Natúúrlijk is het niet verkeerd om dingen te doen omdat ze “gewoon leuk” zijn. Maar spreek bijvoorbeeld met jezelf af dat je dit maximaal een x aantal uur op een dag doet, of alleen ’s avonds, of alleen met je vriend/vriendinnen/andere mensen.

Hoe kun je dit gebruiken om een goede planning te maken?

Je snapt waarschijnlijk al hoe je deze kwadrant kunt gebruiken: om jezelf af te vragen of je dingen doet omdat ze urgent zijn, of omdat ze belangrijk zijn. Je kunt hier concreet iets mee doen in je planning, om ervoor te zorgen dat je meer focus legt op de belangrijke taken. Ik deel twee opties hoe je dit kunt doen:

Verwerk het in je planning

Hierbij verwerk je de prioriteitenmatrix in je planning zoals je hem nu ook maakt. Doe dit als volgt:

1. Maak je planning zoals gewoonlijk (als je normaal een volgorde geeft aan taken, doe dit dan nu nog niet)
2. Bedenk bij elke taak of deze urgent is (moet het NU?) en belangrijk (draagt het bij aan mijn doelen?), en zet het nummer van de bijbehorende categorie uit de prioriteitenmatrix erbij (1-4).
3. Voer je taken op deze volgorde uit. Eerst doe je de taken die in categorie 1 vallen, dan in categorie 2 enzovoorts. Zo zorg je dat je belangrijke taken zijn uitgevoerd, voordat je aan de taken begint die vooral voor anderen belangrijk zijn (3) of voor niemand belangrijk zijn (4).

Zo hoef je in principe niets aan te passen aan de manier waarop jij het liefste planningen of to do lijstjes maakt, maar word je er wel bewuster van wat nu echt belangrijk is én leg je de focus daarop door die taken eerst uit te voeren.

Maak je planning op basis van de prioriteitenmatrix

Een meer drastische, maar misschien betere optie is om je planning om de prioriteitenmatrix heen te bouwen. Als je de methode gebruikt die ik hierboven uitleg, kan het namelijk gebeuren dat je zo veel taken op je lijst hebt staan die in categorie 1 vallen, dat je alsnog niet aan categorie 2 toekomt. Of dat je niet gewend bent om tijd te besteden aan dingen die niet urgent zijn, dus dat er gewoon geen taken in categorie 2 vallen, waardoor je veel tijd besteedt aan taken uit categorie 3.

Om je planning te baseren op de prioriteitenmatrix is het handig om al je taken te verdelen onder deze vier categorieën. Bedenk bij alles of het belangrijk is, en urgent, en zet dat op een lijstje.

Vervolgens ga je je planning vullen op basis van deze lijsten. Hierbij is het belangrijk dat je een inschatting maakt van hoeveel tijd je vandaag hebt, en hoe lang je verwacht dat elke taak zal duren. Daarna doe je het volgende:

• Kies bij categorie 1 de dingen die écht vandaag moeten gebeuren en niet tot morgen kunnen wachten en zet die als eerste op je planning.
• Kijk hoeveel tijd verwacht te hebben voor overige taken vandaag.
• Kies bij categorie 2 zoveel taken dat ze ongeveer 75% van de tijd die overblijft vullen. Dit lijkt veel, maar probeer dit wel na te schreven! Of werk hier na verloop van tijd naartoe.
• Kies bij categorie 3 taken die ongeveer 20% van de tijd vullen. Alles wat niet in die 20% past, schuift naar morgen.
• Kies bij categorie 4 taken die ongeveer 5% van de tijd vullen. Deze taken zijn niet belangrijk, dus ideaal gezien spendeer je er zo weinig mogelijk tijd aan!

En klaar is je planning! Ook nu voer je de taken weer uit op volgorde van prioriteit, dus eerst alles in categorie 1, daarna categorie 2 enzovoorts.

Niet alleen prioriteiten stellen, maar ook méér gedaan krijgen?

Wil jij het nu écht serieus aan gaan pakken en goed leren hoe je prioriteiten stellen, een haalbare planning maakt, en elke dag gewoon gedaan krijgt wat je wilt doen? Bekijk dan ook eens de of de online cursus Krijg het gedaan iets voor jou is. Klik op de button:

En kun je vandaag gelijk wat eerste stappen gebruiken? Meld je aan voor mijn e-mails via onderstaand formulier en je ontvangt daarbij GRATIS het stappenplan Van chaos en drukte naar productiviteit:

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot het stappenplan “Van chaos & drukte naar productiviteit”

Kom je altijd tijd tekort? Is je to do lijst eindeloos? Heb je behoefte aan meer overzicht & rust in je hoofd, en wil je méér gedaan krijgen? Ik ga jou helpen in 6 stappen, in dit praktische PDF stappenplan. Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot het stappenplan:

Bronnen: Mindtools en Art of Manliness