Drukdoenerij maakt je niet productief, sterker nog, zo veel mogelijk willen doen kan een hele slechte strategie zijn. Het is vaak gewoon manier om dingen uit te stellen die je eigenlijk beter kunt doen. Dat is hoe er in het boek ‘Nooit meer te druk’ van Tony Crabbe tegen tijdmanagement aangekeken wordt. Maar in het boek staan ook een heleboel tips waarmee je beter kunt plannen en vooral betere keuzes gaat maken. Ik deel er een aantal!

Wees je bewust van tijd

Als je je bewust bent van tijd, zoals wanneer je bijna op vakantie gaat, ben je productiever. Dit herken je vast wel: de laatste dagen voor vertrek moet je nog zo onmogelijk veel doen, maar uiteindelijk komt het toch altijd goed voordat je het vliegtuig instapt. Met zo’n deadline ben je je bewuster van tijd en doe je dus meer.

Wat je met deze informatie kunt als je binnenkort niet op vakantie gaat? Tony tipt om bijvoorbeeld een grote klok bij je weg te zetten, een stopwatch aan te zetten, of elk half uur een wekker af te laten gaan, om je constant bewust te zijn van tijd. Ik zeg: gebruik de pomodoromethode en neem elke 25 minuten pauze. Zet daarvoor een timer en je bent je ook superbewust van tijd, want elke keer dat je pauze houd is er alweer een half uur (ongeveer dan) voorbij!

Zet alvast een eerste stap

Schuif je ook altijd de moeilijke taak voor je uit? Laat het zogenaamde Zeigarnik-effect voor je werken. Het verhaal achter dit effect legt Tony in zijn boek uit, maar het betekent in ieder geval dat je brein onderscheid maakt tussen openstaande en afgesloten ‘bestanden’. Begin je alvast met die ene lastige taak, dan opent je brein zo’n bestand. Start bijvoorbeeld door alvast één hoofdstuk voor je tentamen samen te vatten of door een kick-off meeting met je team te hebben over dat nieuwe project. Dingen waarmee je al gestart bent, onthoudt je brein namelijk extra goed.

Schakel de meldfunctie uit

Mensen wisselen ongelofelijk vaak en snel van taak (gemiddeld 10 keer zo vaak als je zelf denkt!), en hierdoor is er meer tijd nodig om deze te voltooien. Hoe dit komt en wat je eraan kunt doen, beschreef ik al in mijn blog over multitasken. Voorin ‘Nooit meer te druk’ wordt de simpelste tip om minder te multitasken al snel gegeven: zet je meldingen uit!

Plan meer tijd dan je denkt nodig te hebben

Bijna iedereen heeft last van een zogenaamde planning fallacy. Dit betekent dat je overschat hoeveel je kunt doen. Je kunt wel goed dingen inschatten voor anderen, maar bij jezelf trek je over het algemeen voor elke taak te weinig tijd uit. Tony geeft daarom aan dat je het beste de volgende twee dingen kunt doen, als je gaat plannen:

• Bedenk hoeveel je tijd je over hebt/vandaag hebt/voor een bepaalde taak hebt en halveer deze tijd
• Bedenk hoeveel tijd je denkt nodig te hebben voor een bepaalde taak en verdubbel deze tijd

Stel deadlines

Slecht plannen is niet het enige probleem, mensen zijn ook geneigd om alle ruimte die ze hebben te vullen. Dat geldt voor je huis, maar ook voor je tijd. Dus als je veel tijd hebt, doe je langer over taken. Dat is precies de reden waarom je deadlines moet stellen. Bedenk wanneer je stopt met werken, of wanneer een project klaar moet zijn. Zo ben je je bewuster van tijd, én geef je jezelf minder ruimte.

Zorg voor een opgeruimd hoofd

Je kent het wel: hoe langer je je laptop gebruikt, hoe meer bestanden je erop zet en hoe meer programma’s je erop laat draaien, hoe langzamer deze wordt. Tony maakt de mooie vergelijking dat je brein precies hetzelfde werkt. Sla je teveel op in je hoofd, dan loopt het vast. Schrijf daarom ideeën die je hebt op, net als dingen die je nog moet doen of vragen. Schrijf alles op, of dat nu op papier of op je telefoon is, dan is je hoofd vrij om verder te gaan met wat je eigenlijk zou moeten doen. Hierbij wordt de Getting Things Done methode aangeraden, een productiviteitsmethode waarbij het opschrijven en verwerken van taken en ideeën centraal staat.

Stop met piekeren

Om productief te werk te gaan is focus enorm belangrijk. Maar als je constant piekergedachten hebt over angsten, zorgen of dingen die je nog moet doen, is dat vrij lastig. Betrap jezelf als je dit aan het doen bent, stop met waar je mee bezig bent en bedenk wat je eraan kunt doen. Of herinner jezelf eraan dat je piekert over iets waar je niets aan kunt doen!

Wat ook schijnt te helpen: ’s ochtends en ’s avonds een piekerkwartier inplannen, waarbij je je over alles druk mag maken en deze dingen opschrijft. De rest van de dag stel je het piekeren uit, waardoor je overdag beter kunt focussen.

Las pauzes in

Keuzes maken is belangrijk om het jezelf niet te druk te maken. Want wat heeft prioriteit? En waar zeg je nee tegen? Echter ben je op sommige momenten ben je minder goed in staat om zulke beslissingen te nemen. Het kost namelijk veel mentale energie. ’s Ochtends vroeg kun je daarom goed keuzes maken. Maar ook later op de dag lukt dat, wantdoor even pauze te houden kun je de batterij van je brein weer een beetje opladen. Dan kun je weer op een effectieve manier aan de slag (met je prioriteiten op orde).

PS door hier tijd voor in te plannen, is de kans groter dat je je eraan houdt. Dus kijk wanneer je pauzes in kunt plannen, of gebruik ook hierbij de pomodoromethode.

Schrap dingen en zeg nee

Je kunt niet alles doen. Dat moet je accepteren. En dat betekent ook dat je keuzes moet maken. Véél keuzes. Ik schreef in mijn eerste artikel over Nooit meer te druk (bijna onderaan) al over ‘ja of nee’-keuzes en ‘welke’-keuzes. Stel jezelf zo’n ‘welke’-vraag. Welke van de dingen op jouw to do lijst, zijn het meest belangrijk voor jou? Welke dingen dragen bij aan het behalen van je doelen? Schrap de rest!

Slecht in ‘nee’ zeggen tegen verzoeken van anderen? Check mijn artikel over nee zeggen, met tips die het je misschien wat makkelijker maken!

Neem de tijd

Het werkt beter om je voor lange tijd op één taak te focussen, dan steeds vanalles door elkaar te doen. Maar waarschijnlijk heb je veel meer het idee dat je productief en goed bezig bent, als je heel veel verschillende dingen hebt gedaan. Dat komt omdat je brein dopamine vrijlaat als je van taak wisselt, en daarvan krijg je het idee dat je efficiënt bezig bent. En dat houdt de illusie in stand dat veel verschillende dingen doen werkt. Maar juist als je voor lange tijd goed kunt focussen op wat echt belangrijk is en niet toegeeft aan die dopaminekick, kun je veel meer voor elkaar krijgen.

Zorg niet voor wilskracht, maar voor goede gewoontes

Wat werkt het beste als je gezond wilt eten: nee zeggen tegen elk aangeboden taartje en tegen elke bitterbal, of je koelkast vullen met gezond eten? Dat laatste is veel makkelijker. Je hebt geen wilskracht nodig, want je hebt toch alleen maar gezonde dingen die je kunt eten. Een goede gewoonte, zoals gezonde boodschappen doen, zorgt ervoor dat je veel minder wilskracht nodig hebt om je doel (gezond eten) te behalen.

Zet de meldingen van je telefoon af, en je raakt gewend aan niet constant gestoord worden. Je hoeft de verleiding dus niet te weerstaan om op elke tril of pling te reageren. Hallo focus! Je kunt dit op zoveel meer manieren toepassen. Begin de ochtend met een uur werken zonder internet, of werk bijvoorbeeld na de lunch een tijd in een aparte ruimte, waar je niet gestoord kan worden.

Slik de kikker

Tony haalt ook het ‘Slik de kikker’ (ook wel bekend als Eat That Frog) principe aan. Begin de dag met het doorslikken van een kikker (je moeilijkste/vervelendste taak), en alles wat daarna volgt is minder erg. Doe dit zelfs nog voordat je je mail leest of voicemail beluistert.

Geloof in jezelf

Als je gelooft dat je iets kan, cliché maar waar, dan raak je daar meer van overtuigd, houd je het langer vol én vergroot je de kans dat je flow ervaart en dus de taak ook succesvol afrondt. Moeilijke dingen kunnen nieuw en eng zijn, maar als je gelooft dat je het kan, ben je écht al een stap dichterbij een succesvol resultaat. Deze zogenaamde zelfeffectiviteit kun je overigens verhogen door doelen te bereiken. Stel haalbare doelen, ga ervoor en geniet van het succes bij het behalen ervan!

Sluit je nieuwe gewoontes aan bij de routines die je al hebt

Wil je van start met het slik de kikker principe? Maak er dan een gewoonte van om de dag of avond van tevoren te bedenken wat deze lastige, eerste taak wordt. Schrijf het bijvoorbeeld op en leg het weg op je bureau. Pak ’s ochtends een kop koffie of thee, bekijk wat je eerste taak wordt en ga ermee aan de slag. Of stel dat je dagelijks nog maar een half uur de tijd wilt nemen voor je e-mail. Plan dit bijvoorbeeld direct na de lunch. Maak daar een gewoonte van; je komt terug achter je bureau, zet een timer op een half uur en gaat aan de slag met het wegwerken van die mails. Oftewel: voeg je nieuwe gewoontes aan het ritme dat je al hebt, hierdoor zijn ze makkelijker vol te houden.

In Nooit meer te druk lees je nog veel meer tips en inspiratie om productiever te worden en jezelf productieve gewoontes aan te leren. Hier vind je het boek op Bol.com:

Wil jij ook niet meer druk zijn, maar productief?

Dan heb ik iets voor je! Helemaal gratis voor mijn e-mailabonnees is het stappenplan Van chaos en drukte naar productiviteit. Hierin help ik je stap voor stap van druk zijn naar productief worden. Meld je aan en ga vandaag aan de slag:

Meld je aan voor mijn e-mails en krijg gratis toegang tot het stappenplan “Van chaos & drukte naar productiviteit”

Kom je altijd tijd tekort? Is je to do lijst eindeloos? Heb je behoefte aan meer overzicht & rust in je hoofd, en wil je méér gedaan krijgen? Ik ga jou helpen in 6 stappen, in dit praktische PDF stappenplan. Meld je aan voor mijn e-mails en je ontvangt daarbij gratis toegang tot het stappenplan: